Toimijakuvailuohje

Toimijakuvailuohje sisältää ohjeet ja suositukset henkilöiden ja yhteisöjen kuvailuun. Ohje perustuu RDA-kuvailusääntöihin ja toimii yhteisenä ohjeistuksena kirjastojen, arkistojen ja museoiden toimijakuvailussa.

Ohje on jaoteltu viiteen osioon: RDA, MARC 21, Asteri, Erilliset kuvailuohjeet ja Muut ohjeet. RDA-osiossa esitellään toimijakuvailuun liittyvät elementit ja niiden soveltaminen. MARC 21 -osiossa kuvataan, miten RDA elementit tallennetaan kirjastojen MARC 21 -formaattiin. Asteri-osiossa annetaan ohjeita auktoriteettitietueiden laatimiseen ja ylläpitoon Asterissa. Erilliset kuvailuohjeet -osioon on koottu ohjeet fiktiivisten ja ei-inhimillisten entiteettien sekä uskonnollisiin teoksiin liittyvien toimijoiden kuvailusta. Muut kuvailuohjeet -osiossa on toimijakuvailun translitterointiohje sekä ohje Toimija, teos, paikka vai aihe?, joka auttaa valitsemaan oikean kuvailukohteen.

Toimijakuvailun tavoitteena on tunnistaa henkilö, yhteisö tai suku yksiselitteisesti ja tukea kuvailutietojen yhdenmukaista käyttöä.

Toimijakuvailulla tarkoitetaan henkilöiden, yhteisöjen ja sukujen kuvailua. Henkilö on ihmisyksilö, joka on elossa tai jonka oletetaan olleen elossa. Yhteisö on organisaatio tai henkilöryhmä, joka on järjestäytynyt yhteistä päämäärää tai toimintaa varten. Suku on joukko henkilöitä, jotka ovat suhteessa toisiinsa syntymän, avioliiton, adoption, rekisteröidyn parisuhteen tai muun vastaavan oikeudellisen aseman kautta tai jotka muuten esiintyvät perheenä.

Toimijakuvailuohje sisältää ohjeita ja suosituksia henkilöiden ja yhteisöjen kuvailutietojen merkitsemisestä auktoriteettitietojen Marc 21 -formaatissa. Ohjeeseen voidaan myöhemmin liittää myös muiden formaattien sovellusohjeita. Ohje perustuu RDA-kuvailuohjeisiin. Ohjeessa on yhdistetty aikaisemmat erilliset Fennican ja Violan henkilöiden ja yhteisöjen nimien auktorisointia koskevat ohjeet. Tämän yhdistämisen tarkoituksena on yhtenäistää toimijakuvailuohje kattamaan eri alojen toimijat selkeäksi kokonaisuudeksi. 

Toimijakuvailuohje sisältää opastusta toimijoihin liittyvien RDA-elementtien tallentamiseen. Bibliografiseen tietueeseen tallennetaan vain henkilön auktorisoitu hakutieto (MARC 100, 600, 700 tai 800), yhteisön auktorisoitu hakutieto (MARC 110/111, 610/611, 710/711 tai 810/811) tai suvun auktorisoitu hakutieto (MARC 100, 600, 700 tai 800). Auktorisoidulla hakutiedolla tarkoitetaan toimijan nimen muotoa, jota käytetään toimijan identifiointiin toimijaan liittyvien aineistojen kuvailun yhteydessä. Muut toimijakuvailuohjeessa mainitut elementit tallennetaan vain toimijakuvailuun (auktoriteettitietue).



Kuvailu laaditaan yleensä suomalaisista tai Suomessa asuvista/toimivista henkilöistä ja yhteisöistä. Ulkomaalaisista toimijoista kuvailu laaditaan, jos se on tiedonhaun kannalta tarpeellista katso- ja katso myös -viittausten luomiseksi (esim. moniosaiset nimet tai nimet, jotka sisältävät etuliitteitä) tai toimijan erottamiseksi toisesta samannimisestä toimijasta.

Tiedonlähteet
Tiedonlähteinä voidaan käyttää toimijaan liittyviä aineistoja, suomalaisia matrikkeleita tai muita hakuteoksia (esimerkiksi Wikipediaa tai painettuja tietosanakirjoja), verkkosivuja, kausijulkaisuja, julkisia rekistereitä ja julkisia tietokantoja. Tiedot otetaan aina julkisesta ja mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä. Tietoja voidaan saada myös henkilöltä itseltään.  

Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä myös muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokannassa (http://viaf.org/) olevia ulkomaisia auktoriteettitietueita. Jos toimijalla on suomalainen nimenmuoto, tiedonlähteenä voidaan käyttää suomalaisia hakuteoksia, suomenkielistä Wikipediaa tai muita suomenkielisiä, ajan tasalla olevia verkkoresursseja.

Tietosuoja 
Elossa olevien henkilöiden kuvailussa on olennaista huomioida tietosuoja ja eettiset näkökohdat. Kaiken elossa olevista henkilöistä tehtävän kuvailun on oltava sopusoinnussa elossa olevien yksityishenkilöiden tietosuojaa turvaavien GDPR:n henkilötietojen käsittelyä koskevien periaatteiden kanssa. Asterissa käsiteltävistä henkilötiedoista tarkemmin Asteri, ISNI ja Melindan kuvailutiedot -sivulla. 

Täsmällisyyden ja läpinäkyvyyden periaatteiden mukaisesti on kaikkien tallennettavien tietojen perustuttava lähteisiin. Jos tiedosta on jollain tavalla pääteltävissä, että se vanhenee nopeasti, kannattaa käyttää riittävää harkintaa. Henkilöllä on oikeus nähdä kaikki hänestä tallennetut tiedot eli myös mahdolliset ei-julkiset kentät. Niidenkin käytössä tarvitaan siis huolellista harkintaa ja noudatetaan samoja periaatteita kuin julkisissa kentissä. 

Huomioi täsmällisyyden ja oikeellisuuden vaatimus erityisesti ammattia ja toiminta-alaa määriteltäessä. Toimijan kuvailussa on olennaista se, mihin toiminta-alaan hänen julkaisunsa liittyvät. Metatietosanaston ja YSOn termit voivat olla käyttökelpoisia silloinkin, kun ne ovat yleisluontoisempia kuin lähteestä löytyvä tieto. Riittävän täsmällinen ilmaus kuitenkin tarvitaan. Metatietosanastoon ja YSOon voi ehdottaa lisäyksiä. Kaiken toiminta-alasta ja ammatista tallennettavan tiedon on perustuttava lähteeseen yhtä lailla kuin muunkin henkilöstä tehtävän kuvailun.  

Kansalliskirjaston toimijakuvailussa ei merkitä tietoa sukupuolesta, sillä se ei ole henkilön identifioinnin kannalta oleellinen. RDA:n mukainen sukupuoli tarkoittaa henkilön itsensä nimeämää sukupuoli-identiteettiä, joka ei ole helposti saatavilla oleva tieto.

Kansalliskirjaston toimijakuvailupalvelu on vastuussa Asteriin tallennettavista henkilötiedoista ja käsittelee korjauspyynnöt. Henkilöiden tietoja voidaan korjata ja muokata heidän itsensä pyynnöstä. Näin myös pitää tehdä aina, jos tiedoissa on selkeä virhe.  GDPR edellyttää, että henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.  

GDPR:n artiklan 9 mukaan on artiklassa erikseen määriteltyjä poikkeuksia lukuun ottamatta kielletty sellaisten henkilötietojen käsittely, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Kiellettyä on myös muun muassa terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittely. 

Translitterointi
Katso tarkemmat ohjeet.

Toimijakuvailupalvelu

toimijakuvailu-posti [at] helsinki.fi