Toimijakuvailun tiedonlähteet ja henkilötietojen käsittely

Tiedonlähteet
Tiedonlähteinä voidaan käyttää toimijaan liittyviä aineistoja, suomalaisia matrikkeleita tai muita hakuteoksia (esimerkiksi Wikipediaa tai painettuja tietosanakirjoja), verkkosivuja, kausijulkaisuja, julkisia rekistereitä ja julkisia tietokantoja. Tiedot otetaan aina julkisesta ja mahdollisimman ajantasaisesta lähteestä. Tietoja voidaan saada myös henkilöltä itseltään.  

Ulkomaisten toimijoiden kuvailussa käytetään tiedonlähteinä myös muiden maiden kansallisbibliografioita ja VIAF-tietokannassa (http://viaf.org/) olevia ulkomaisia auktoriteettitietueita. Jos toimijalla on suomalainen nimenmuoto, tiedonlähteenä voidaan käyttää suomalaisia hakuteoksia, suomenkielistä Wikipediaa tai muita suomenkielisiä, ajan tasalla olevia verkkoresursseja.

Tietosuoja 
Elossa olevien henkilöiden kuvailussa on olennaista huomioida tietosuoja ja eettiset näkökohdat. Kaiken elossa olevista henkilöistä tehtävän kuvailun on oltava sopusoinnussa elossa olevien yksityishenkilöiden tietosuojaa turvaavien GDPR:n henkilötietojen käsittelyä koskevien periaatteiden kanssa. Asterissa käsiteltävistä henkilötiedoista tarkemmin Asteri, ISNI ja Melindan kuvailutiedot -sivulla. 

Täsmällisyyden ja läpinäkyvyyden periaatteiden mukaisesti on kaikkien tallennettavien tietojen perustuttava lähteisiin. Jos tiedosta on jollain tavalla pääteltävissä, että se vanhenee nopeasti, kannattaa käyttää riittävää harkintaa. Henkilöllä on oikeus nähdä kaikki hänestä tallennetut tiedot eli myös mahdolliset ei-julkiset kentät. Niidenkin käytössä tarvitaan siis huolellista harkintaa ja noudatetaan samoja periaatteita kuin julkisissa kentissä. 

Huomioi täsmällisyyden ja oikeellisuuden vaatimus erityisesti ammattia ja toiminta-alaa määriteltäessä. Toimijan kuvailussa on olennaista se, mihin toiminta-alaan hänen julkaisunsa liittyvät. Metatietosanaston ja YSOn termit voivat olla käyttökelpoisia silloinkin, kun ne ovat yleisluontoisempia kuin lähteestä löytyvä tieto. Riittävän täsmällinen ilmaus kuitenkin tarvitaan. Metatietosanastoon ja YSOon voi ehdottaa lisäyksiä. Kaiken toiminta-alasta ja ammatista tallennettavan tiedon on perustuttava lähteeseen yhtä lailla kuin muunkin henkilöstä tehtävän kuvailun.  

Kansalliskirjaston toimijakuvailussa ei merkitä tietoa sukupuolesta, sillä se ei ole henkilön identifioinnin kannalta oleellinen. RDA:n mukainen sukupuoli tarkoittaa henkilön itsensä nimeämää sukupuoli-identiteettiä, joka ei ole helposti saatavilla oleva tieto.

Kansalliskirjaston toimijakuvailupalvelu on vastuussa Asteriin tallennettavista henkilötiedoista ja käsittelee korjauspyynnöt. Henkilöiden tietoja voidaan korjata ja muokata heidän itsensä pyynnöstä. Näin myös pitää tehdä aina, jos tiedoissa on selkeä virhe.  GDPR edellyttää, että henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.  

GDPR:n artiklan 9 mukaan on artiklassa erikseen määriteltyjä poikkeuksia lukuun ottamatta kielletty sellaisten henkilötietojen käsittely, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Kiellettyä on myös muun muassa terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittely.