2011-05 kokous 7.12.2011 klo 10-

Valmisteluryhmän kokous 7.12.2011 klo 10-

Aika: 7.12.2011 klo 10.00 - n. 16.00

Paikka: Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste (Teollisuuskatu 23), D326 (Hemuli)

AC-kokoushuone: https://connectpro.helsinki.fi/vallila-ukj/

Kutsutut: 

Kutsutut alustajat: Ere Maijala, Kansalliskirjasto

Muistio

1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen asialistan vahvistaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10, todettiin läsnäolijat. Alustava asialista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi. Kesken kokousta päätettiin kuitenkin lisätä Ere Maijalan esitys avoimen lähdekoodin järjestelmistä kohdaksi 5.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksyttiin wikissä oleva edellisen kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjasta poistetaan muokkausoikeudet.

3. Egyptin projektin esittely

Jarmo Saarti esitteli projektia. Eri toiminnallisuuksissa käytetään samaa monikielistä käyttöliittymää. Jarmo kehotti kaikkia tutkimaan itse järjestelmää ja valmisteluryhmää miettimään benchmarkausta. Sovittiin, että yritetään ainakin järjestää IFLAn yhteydessä tapaaminen / seminaari egyptiläisten kanssa. Tämä seminaari saattaa vaatia UKJ:n elokuisen deadlinen siirtämistä.

Linkki: http://www.eul.edu.eg/pt/re/eul/home.htm

Pohdittiin onko UKJ-hankkeessa(kin) liikaa lähdetty vanhojen kirjastojärjestelmien toiminnallisuuksista ja katsottu riittävästi tulevaisuuden tarpeisiin (ks. esim: http://labs.kirjastot.fi/blog/ulos-kaikukammiosta) Leena Kinnunen totesi, että yleisille on tärkeää myös pitää some-kuviot (sosiaalinen media) mielessä. Todettiin, että tässä projektissa tehdään ensin perusmäärittelyä, jonka päälle voi rakentaa uusien vaatimusten mukaisia toimintoja. Keskusteltiin UKJ:n ja KDK:n suhteesta. Tavoitteena on, että KDK-asiakasliittymä on UKJ:n käyttöliittymä, mutta UKJ-hankkeessa täytyy listata ne asiat, joita käyttöliittymältä vaaditaan.

4. UKJ-ohjausryhmän kokouksen valmistelu, asialista ja ajankohta

Tammikuussa pidetään valmisteluryhmän ja ohjausryhmän yhteiskokous.

Ohjausryhmän ja valmisteluryhmän yhteiskokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden valmistelu:

• Toimeksiannon läpikäynti. Toimeksiantoa ei ainakaan tässä vaiheessa muuteta.
• Valmistelutyön väliraportin käsittely. Työryhmien vetäjiä pyydetään raportoimaan kokoukseen. Raportti sisältää UKJ:n wiki-sivut + yhden A4-sivun koosteen. Väliraportointiin sisällytetään myös valmistelutyön toteutunut aikataulu.
• Eri sektoreiden strateginen tahtotila uudelle kirjastojärjestelmälle. Wikissä Arkkitehtuureihin vaikuttavat strategiat (ei tehdä kattavaa listaa, mutta listataan tärkeimmät.)
• Valmistelutyön aikataulu ja tavoitteiden tarkistukset. Ensin täytyy päättää keskeiset asiat, mutta järjestelmän tulisi olla jatkokehitettävä. Keskusteltiin siitä, että myös kaupalliset toimittajat käyttävät avoimen lähdekoodin ohjelmakirjastoja. Esim. UKJ-hankkeessa ohjelmointityön voi ostaa tai tehdä itse, mutta sen lähdekoodin pitäisi pysyä avoimena jatkokehitystä varten.
• Ohjaus- ja valmisteluryhmän seuraavat yhteiskokoukset. Alustavasti ajankohdaksi ehdotettu noin toukokuuta: Valmistelutyön aikataulu.

Doodle-kyselyiden perusteella kokouspäiväksi päätettiin on 30.1.2012 klo 10 - 16. Kokous pidetään Helsingissä, alustavasti Kansalliskirjastossa Fabianian auditoriossa. Keskustelun kannalta on toivottavaa osallistua kokoukseen paikan päällä, mutta kokousta voi seurata myös etäyhteydellä.

Pohdittiin UKJ-hankkeen rahoitusta. OKM tuskin rahoittaa hallinnonalaansa kuulumattomia erikoiskirjastoja, joten erikoiskirjastojen rahoitus täytyy järjestää muulla tavalla. Asiaa selvitetään.

Keskusteltiin eri sektoreiden järjestelmänvaihtotilanteesta: Joillakin yleisillä kirjastoilla on todennäköisesti yksi järjestelmänvaihto jo ennen UKJ:tä. Erikoiskirjastoista suuri osa taas haluaa pysyä nykyisessä järjestelmässään.

Ennen UKJ-ohjausryhmän kokousta pidetään valmisteluryhmän etäkokous jossa käydään mm. asialista vielä läpi.

5. Ere Maijalan esitys avoimesta lähdekoodista

Kesken kokousta päätettiin pyytää Ere Maijala pitämään aikaisemmin pitämänsä esitys avoimesta lähdekoodista. Ere esitteli myös VUFindin hakuominaisuuksia (vufind.org, demo: vufind.org/demo/).

• Eren esitys (PDF)

6. Väliraportin tekeminen

Toimeksiannossa todetaan, että valmisteluryhmä tekee väliraportin työn etenemisestä vuoden vaihteessa 2011-2012.  Työn etenemistä kaikki halukkaat voivat seurata suoraan UKJ-wikissä.

Päätettiin, että:

• UKJ-wiki toimii väliraporttina.
• Lisäksi tehdään yhden A4:n tiivistelmä hankkeen etenemisestä. (Sinikka, Jarmo, Tommi, Lassi, muut vapaaehtoiset). Tiivistelmä laitetaan wikiin ja sitä jaetaan myös pdf-tiedostona.

7. Työryhmien tilannekatsaus

7.1. Työryhmät 1-6

Työryhmissä 1-6 työstetään arkkitehtuurikuvaukset (tehtäväryhmät 4-7). Käydään myös läpi työryhmien kokoonpanojen tämänhetkinen tilanne.

Työryhmien  1, 3 ja 4 nimiin on tehty tarkentavat laajennukset: Työryhmä 1 - Aineiston kuvailu ja kokoelmien hallinta, Työryhmä 3 - Monografiahankinta ja elinkaaren hallinta ja Työryhmä 4 - Kausijulkaisujen ja e-aineistojen hankinta sekä elinkaaren hallinta. Kaikki e-aineistot käsitellään siis työryhmässä 4, monografiat taas tarkoittavat kaikkia "kertaostoisia objekteja". Ryhmät 3 ja 4 aikovat kokoontua myös yhteiskokoukseen. Eila Vainikka lisätään ryhmään 5 erikoiskirjastojen edustajaksi.

• Työryhmät 1-6
  • työryhmien 1-6 työalueet
  • työryhmien kokoonpanot

7.2. Työryhmä 7 (Strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi)

Työryhmä piti ensimmäisen kokouksen 28.11. UKJ-wikissä työryhmän 7 työalueella on kokouksen  muistio. Kokouksessa mietittiin mm. UKJ:n strategisia tavoitteita sekä fokusta ja kontekstia. Erilaisista palvelutarpeista johtuva erilainen toiminnan logiikka täytyisi tunnistaa työryhmissä. Strategiaryhmä kokoontuu seuraavan kerran ohjausryhmän kokouksen jälkeen.

Keskusteltiin monikielisyydestä ja toivottiin, että asia otetaan esille työryhmissä.

7.3. Muut työryhmät

• Työryhmä 10 (Tilastointi): Vaikuttavuuden arviointiryhmä. Jarmo kertoi, että KITT2:n esittely aloitetaan seuraavalla viikolla.
  • Arwi-wiki
• Työryhmä 8 (Kustannus-hyöty analyysi/laskelma) nimetään ohjausryhmän kokouksen jälkeen (Q1/2012).
• Työryhmä 9 (Hallintomalli, juridiset kysymykset ja rahoitusratkaisu) nimetään ohjausryhmän kokouksen jälkeen (Q1/2012).

8. Yhteydenpito Opetus- ja kulttuuriministeriöön

Ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari (Korkeakoulu- ja tiedeyksikkö, Tutkimus, koulutus- ja tiedepolitiikan osasto) ja kulttuuriasianneuvos Hannu Sulin (Kulttuuriyksikkö, Kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osasto) ovat molemmat tietoisia UKJ-hankkeesta. Keskustellaan hankeen etenemisen esittelystä tarkemmin OKM:ään.

Sovitaan tapaamisesta OKM:n edustajien kanssa ohjausryhmän kokouksen jälkeen. Selvitetään OKM:n budjettiaikataulu jo sitä ennen.

Kuno otti esille Raketti-hankkeen pelisääntöryhmän, joka on jättänyt väliraporttinsa. Toivotaan yhteydenpitoa UKJ-hankkeen kanssa.

Kuno mainitsi myös OKM:n muistion Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen. "Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta ja tiedelaitoksilta kommentteja muistioon 31.1.2012 mennessä. Myös muut tahot ovat tervetulleita kommentoimaan muistiota saman aikataulun puitteissa."

9. Muut asiat

9.1. IFLA Helsingissä 2012

Keskustellaan UKJ-hankkeen ja -yhteistyön mahdollisesta esittelystä IFLAssa. Mietitään tätä tarkemmin kun on kuultu myös miten KDK-hanketta ollaan esittelemässä IFLAssa. Seurataan IFLAn aiheita ja esitysten abstraktien määräaikoja. Posterien deadline 9.3.2012. Harkitaan posterin tekemistä UKJ-hankkeesta.
http://conference.ifla.org/ifla78/call-for-poster-sessions

IFLAan liittyen myös kohdassa 3 suunniteltu seminaari. Järjestetään mahdollisesti IFLAn IT sectionin kanssa (http://www.ifla.org/en/about-the-it-section), jossa Nina Hyvönen on mukana (http://www.ifla.org/en/it/contacts). Valmistellaan asiaa ennen seuraavaa kokousta KK:ssa ja otetaan asia seuraavan kokouksen asialistalle.

10. Seuraava kokous

Valmisteluryhmän seuraava kokous ma 16.1. klo 14 - 16 (etäkokous, mutta mahdollista osallistua myös Vallilassa paikan päällä).

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.30.