Muistio 2011-01 (28.11.2011)

UKJ-strategiaryhmä kokous 1

Aika: 28.11.2011 klo 9.12 - 14.30

Paikka: Metso, Tampere

Kutsutut/osallistuminen

1. Kuulumisia – kukin osallistuja kertoi sektorin kuulumisia UKJ-kontekstiin liittyen

Todettiin, että juuri nyt on hyvä aika suunnitella kirjastojärjestelmän uudistamista, koska useimpien kirjastojen käyttämät järjestelmät kaikilla kirjastosektoreilla ovat jo aikansa eläneitä ja alkavat olla vanhentuneita eivätkä enää täytä nykypäivän vaatimuksia. Toisaalta rahoituksesta ei ole varmuutta millään sektorilla. Keskitetyn rahoituksen saaminen on valtion talouden tiukentuessa hyvin epävarmaa.

Pääministeri Jyrki Kataisen hallituksen ohjelman mukaisesti  opetus- ja kulttuuriministeriön pääluokassa tehdään mm. seuraavat menosäästöt: ammattikorkeakouluverkon ja rahoitusjärjestelmän uudistaminen (51 milj. eur + kuntarahoitusosuus, joten yhteensä 126 milj. eur), yliopistoindeksin jäädyttäminen 6 kk (27 milj. eur) ja Aalto-yliopiston ja muiden yliopistojen lisäraha (58,2, milj eur).    

Hallitus toteuttaa myös "kattavan vahvoihin peruskuntiin perustuvan kunta- palvelurakenneuudistuksen koko maassa, jonka puitteissa hallinnon rakenteita sekä kuntien tuottavuutta ja vaikuttavuutta parannetaan". Muutokset ja haasteet kuntarakenteessa ja -rahoituksessa heijastuvat yleisten kirjastojen toimintaan.

Erikoiskirjastojen kohdalla korostettiin taustaorganisaatioiden vaihtelevuuden ja rahoituksen tuomia ongelmia, jotka vaikuttavat siihen, että merkittävä osa erikoiskirjastoista pitää mahdollisena uuteen järjestelmään mukaantuloa vain oma nykyinen kirjastojärjestelmä siihen liittäen, omaa järjestelmää kehittäen ja moduliratkaisuin.

2. Tulevasta

•  Strategiset tavoitteet: löytää nykyaikaisia menetelmiä joilla
  • asiakas helposti löytää, tunnistaa ja saa aineiston käyttöönsä
  • lisätään kirjastojen tuottavuutta ja tehokkuutta karsimalla päällekkäisyyttä ja kehittämällä prosesseja yli organisaatiorajojen
  • toteutetaan kokonaisarkkitehtuuriajattelua sekä organisaatio että valtakunnallisella tasolla
• UKJ:n fokus ja konteksti
  • metatietovarantot, joihin UKJ liittyy
    • yhteisluettelo – kansallinen metatietovaranto, jossa mukana nykyistä Linda-yhteisluetteloa laajemmin eri aineistotyypit ja tuotetiedot
    • saatavuustiedot – kansallinen/kimpat/paikallinen
    • asiakastiedot – tavoitteena kansallinen?
  • kirjastotoiminnot sisältävä(t) kirjastojen järjestelmä(t) – UKJ itse
  • asiakasliittymät – KDK on tekemässä tätä, mutta huomioitava myös SOME-akseli
• Yksityiskohtaisempia konkreettisia tavoitteita
  • käsiteanalyysi (lisätään Raketti-hankkeen käsitemalliin, huolehditaan yhteensopivuudesta ISO-standardien käsitemäärittelyjen kanssa)
  • henkilökunnan käyttöliittymä selainpohjainen eikä asiakasohjelmistossa (ei työasemaan eikä Citrixin kautta)
  • kokonaisuuden modulaarisuus
    • asiakaskäyttöliittymä lähtökohtaisesti KDK:ssa toteutettava, mutta on oltava tarvittaessa upotettavissa osaksi toista käyttöliittymäratkaisua
    • toimintokohtaisesti skaalautuvuus (laina päivässä vs. laina minuutissa / yksi nide vs. satoja niteitä per nimeke & varaukset)
    • erilaisesta palvelutarpeesta johtuva erilainen toiminnan logiikka voi aiheuttaa tarvetta tietyn toiminnallisuuden useampaan vaihtoehtoiseen vaativuusmäärittelyyn/toteutukseen (esim. välittäjien hankintalista / ”ei saatavana olevan aineiston” näkyvyys – tutkijan tarve nähdä kaikki aineistot saatavuudesta riippumatta vrt. yleisten tarve näyttää vain se, mikä on saatavissa)
  • työvälineitä kokoelmapolitiikan toteuttamiseen
    • esim. poistojen automaattinen esivalinta (hittikirjojen poistoehdotukset kovimman käyttöjakson jälkeen niteiden kunnon perusteella / kurssikirjojen siirto kurssikirjakokoelmasta yleiskokoelmaan opintovaatimusten muutosten seurauksena / ”nollakerholaiset” eli lainattaviksi hankitut niteet, joita ei ole lainattu kertaakaan annettuna ajanjaksona)
  • asiakkuuden hallinta
    • helppokäyttöisyys
    • erilaiset tarpeet ja oikeudet (esim. e-aineistojen käyttöoikeudet)
    • esteetön käyttö (esim. näkö- ja kuuluvammaisten palvelut)
  • kytkennät muihin järjestelmiin (samaa asiaa myös toimintaympäristössä)
• Toimintaympäristöstä
  • samanaikaisia prosesseja (mm. KDK, kansallinen metatietovaranto, Rovaniemen ja Joensuun kaupunginkirjastojen järjestelmäkartoitukset)
  • organisaatiomuutokset (muutokset korkeakoulu- ja kuntarakenteissa)
  • liitännät paikallisiin organisaatiokohtaisiin muihin järjestelmiin (taloushallinto, henkilöstöjärjestelmä, opintojärjestelmä, julkaisuarkisto- ja rekisteri, ja mahdollisesti muita)
  • tilaan liittyvät tietojärjestelmät
    • infotaulut
    • niteiden paikantamiseen liittyvät palvelut

3. UKJ:n ohjausryhmän kokouspäivä tammikuussa

UKJ ohjausryhmän muodostavat AMKIT-konsortion johtoryhmä, Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-konsortion ohjausryhmä ja Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta. Valmisteluryhmälle ja ohajsuryhmälle haetaan yhteistä kokousaikaa. Mahdollisia päivämääriä 27.1. – 17.2.2012, joista 2., 6., 8., 9., 13. ja 14.2 ei otetaan mukaan – tehdään Doodle-kyselyt kullekin sektorille & valmisteluryhmälle erikseen, joiden perusteella kokousaika päätetään valmsiteluryhmän okouksessa 7.12.2011.

4. Strategiaryhmän seuraava kokous

Strategiaryhmän kokous 24.2.2012  Tampereella klo 9.30 – 14.00.