2011-04 kokous 10.11.2011 klo 10-

Valmisteluryhmän kokous

Aika: 10.11.2011 klo 10.00 - n. 16.00

Paikka: Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio (Yliopistonkatu 1), Helsinki

AC-kokoushuone: https://connectpro.helsinki.fi/vallila-ukj/

Kutsutut: 

Kutsutut alustajat: -

Alustava muistio

1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen asialistan vahvistaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10. Ritva Nurminoroa sijaistanut Leena Kinnunen ei ehtinyt kokouksen alkuun, asialistan järjestystä muutettiin hieman.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksyttiin wikissä oleva edellisen kokouksen alustava pöytäkirja. Samalla päätettiin, että jatkossa kokouksissa hyväksytään verkossa vapaasti katsottavissa oleva alustava pöytäkirja pykälä pykälältä ja että lopullinen pöytäkirjan vahvistaminen tehdään seuraavassa kokouksessa. Tämän jälkeen lopullinen pöytäkirja julkaistaan wikissä PDF:nä ja laitetaan muokattavan version tilalle.

3. Joensuun järjestelmäselvityshankkeen esittely

Ari Mäkiranta esitteli (esitys ja KOHA-kuvat dokumenttipankissa). Keskusteltiin KOHAn soveltuvuudesta "raskaampaan käyttöön" (testien perusteella vaikuttaisi kestävän) ja rajapinnoista yhteisluettelon kannalta (ovat ok). UKJ:n aineiston kuvailuryhmään olisi hyvä saada KOHA-kokemuksia.

4. Kustannus-hyötyanalyysiryhmän nimittäminen

Edellisessä kokouksessa päätettiin, että kustannus-hyötyanalyysiryhmä nimitettäisiin lokakuussa 2011. Edellisessä kokouksessa nimitettyjen työryhmien 1-6 työ ei ole kuitenkaan edennyt niin pitkälle kuin nimittämisajankohdasta päätettäessä arvioitiin. Kustannus-hyötyanalyysissa tarvittavaa nykytilan kuvausta ei tämän takia ole vielä käytettävissä.

Päätös: Kustannus-hyötyanalyysiryhmän nimittäminen / kutsuminen siirretään tehtäväksi tammi-helmikuussa 2012.

5. Rovaniemen järjestelmäselvityshankeen esittely

Leena Kinnunen esitteli hanketta (esitys dokumenttipankissa, ja kertoi MicroMarc-esittelystä ja siitä tehdystä vimeo-tallenteesta (lisätään liitteeksi). MikroMarc-esittely on myös Lahdessa 3.2.2012.

6. Kokonaisarkkitehtuurin esittely

Esko Ala-Peijarin ollessa estynyt osallistumaan kokoukseen Tommi Jauhiainen esitteli Eskon ryhmä kuuden kokoukseen tehdyn alustuksen pohjalta kokonaisarkkitehtuuria. Tommi esitti, että tehdään UKJ:ta varten oma lyhyt käsikirja, kuinka käytetään kokonaisarkkitehtuuria. Käsitteet on erotettu tietoarkkitehtuurista, UKJ-käsitteistöä ei olla vielä saatu valmiiksi (tästä vastaa Nina Hyvösen yksikkö KK:ssa). Teknologia-arkkitehtuurissa kirjataan erilaisia teknisiä ratkaisuja (sekä markkinoilla olevat että Open Source -vaihtoehdot). (Tommi varmistaa, voiko Eskon esityksen laittaa wikiin. Lähetetään aluksi sähköpostitse ryhmälle).

Keskusteltiin nykytilan ja tavoitetilan kuvaamisesta ja millä tasolla eri sektoreiden yhteinen tahtotila voidaan saavuttaa: kuinka varhaisessa vaiheessa pitäisi miettiä, onko tavoitteena yksi yhteinen järjestelmä vai moduulipohjainen ratkaisu? Mitkä asiat ovat elintärkeitä, mitkä vähemmän tärkeitä? Päätettiin kuitenkin aluksi kuvata myös tavoitetilaa runsaasti: kuvaukseen tulevia asioita voi priorisoida myös myöhemmin.

Arkkitehtuurikuvauksia työstetään UKJ:ssa kevyesti (vrt. Esko Ala-Peijarin esittämä kokonaisarkkitehtuurimalli).

7. Arkkitehtuurikuvausten työstämisvaihe

Työryhmissä 1-6 työstetään arkkitehtuurikuvaukset (tehtäväryhmät 4-7). Tommi Jauhiainen kertoi ensin kirjastoverkkopäivien UKJ-työpajoista, joissa kerättiin post it -lapuilla ideoita ja rankattiin niistä tärkeimmät jatkoa varten. Työpajojen tuloksia on kerätty UKJ-wikiin. Tommi näytti toiminta-arkkitehtuurin sivupohjaa, jonne on alettu kerätä muualtakin arkkitehtuuriin vaikuttavia strategialinjauksia. Tavoitteena on, että yhtään epäselviä ja määrittelemättömiä käsitteitä ei jää UKJ-arkkitehtuurikuvauksiin.

• työryhmien työalueet
• työryhmien kokoonpanot

Käytiin läpi työryhmien kokoonpanojen tämänhetkinen tilanne. Esim. ryhmässä 1 (Aineiston kuvailu) ei ole vielä jäseniä yleisistä eikä erikoiskirjastoista. Ryhmiin voi kuitenkin liittyä myöhemminkin. Työryhmien vetäjille voi ilmoittaa, jos haluaa työskentelyyn mukaan. Tässä vaiheessa on tärkeää, että kaikissa sektoreissa kuitenkin seurataan ja kommentoidaan työryhmien työtä. Tässä kokouksessa nimettiin ryhmään 4 Iris Tahvanainen Lappeenrannan tiedekirjastosta (yhteiskirjasto).

8. Tilastointiosuuden työstämisvaihe

Tilastointiosuuden (tehtävä 9) valmistelu on valtakunnallisella Vaikuttavuuden arviointiryhmällä. Jarmo Saari esitteli. Tätä työtä tehdään rinta rinnan KITT 2:en vaatimusmäärittelyn kanssa. Haasteena on saada KITT 2 kattamaan kaikki kirjastosektorit, nyt mukana yliopisto- ja amk-kirjastot ja osa erikoiskirjastoista. Tilastoinnin osalta tässä työssä auttavat siis olemassa oleva tilastointistandardi ja KITT 2 -määrittely, jossa jo mietitään mitä tilastotietoja kirjastot tarvitsevat standardiin jo sisältyvien tilastojen lisäksi. Yhtenä mahdollisuutena voisi olla, että KITT 2:sta saadaan yksi moduli, joka on osa kirjastojärjestelmää: dataa siirtyisi joka tapauksessa tietojärjestelmistä suoraan tilastointijärjestelmään.

Lisätietoa: Vaikuttavuuden arviointiryhmän Arwi-wiki

9. Strategisen tahtotilan määrittämisen ja riskianalyysin työstämisvaihe

Työryhmän 7 tehtävä on Strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi. Työryhmään kutsuttiin kirjastosektoreiden puheenjohtajat. Erikoiskirjastojen neuvoston puheenjohtaja vaihtuu nyt syksyllä ja sen vuoksi ryhmän kokoonpanon vahvistaminen viivästyi. Työryhmän ensimmäinen kokous on vasta 28.11.2011.

Strategiaosuuksissa saatetaan tehdä strategiaryhmässä (ryhmä 7) ja ryhmissä 1-5 päällekkäistä työtä. Tämä ei välttämättä haittaa, mutta ryhmän 7 tulee infota työstään hyvin muita ryhmiä.

10. Muut asiat

Jarmo Saarti kertoi Kairon kirjaston projektista. Jarmo yrittää saada egyptiläiset esittelemään projektiaan video/ACP/Skype tms. yhteydellä esim. seuraavaan kokoukseen.

11. Seuraava kokous

• Seuraavaan kokoukseen valmisteltavat asiat ja valmistelijat
• Seuraavan kokouksen ajankohta: 7.12.2011 klo 10.00 - n. 16.00 & paikka: Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste (Teollisuuskatu 23), D326 (Hemuli) sekä etäosallistuminen ACP:llä. Tähän tavoitteena saada Egyptin projektin esittely ja työryhmien tilannekatsaus (missä mennään). Asialistalla myös väliraportin tekeminen.
• 2012 kokousaikoja:
  • tammikuussa yhteiskokous ohjausryhmän kanssa: laitetaan doodleen neljä erillistä kokosaikaäänestystä, jokaiselle sektorille omansa. Katsotaan sitten näiden perusteella, että kokoukseen tulee riittävä edustus kaikista ohjausryhmistä. Lähtökohtaisesti koko tai puolen päivän kokous, Fabianian auditoriossa. Työryhmien vetäjät voivat tulla raportoimaan kokoukseen.
  • seuraavat valmisteluryhmän kokoukset

12. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokoksen klo 14.50.