b. Yleistä

Last modified by Anniina Kuusijärvi on 2024/02/20 17:51

Englanninkielinen sivu: General/Yleistä

Yleistä ominaisuuksista

Kirjautuminen Kotkaan

Kotkaa käytetään selaimella ja se löytyy osoitteesta https://kotka.luomus.fi/. Kotkaan kirjaudutaan Haka-, Virtu- tai laji.fi-tunnistautumisella. Käyttäjätunnuksellesi pitää antaa pääsy Kotkaan ennen ensimmäistä kirjautumista. Ota yhteyttä kotka(at)luomus.fi tätä varten.

Jos tarvitset pääsyä Kotkaan, etkä jostain syystä pääse kirjautumaan, ota myös yhteyttä kotka(at)luomus.fi

Jos käytät Kotkaa työkoneelta, sinun ei tarvitse kirjautua ulos Kotkasta (kirjautuminen ulos Windowsista riittää). Jos käytätKotkaa koneelta, jota myös muut ihmiset käyttävät, muista kirjautua ulos Kotkasta kun lopetat työskentelyn.

Kaikki tietoliikenne Kotkan ja käyttäjän välillä kryptataan.

Kotkan testiversio löytyy osoitteesta https://kotkatest.luomus.fi/ Testiversiota voi kokeilla vapaasti esim. tallentamalla siihen hatusta vedettyä dataa. Ota yhteyttä kotka(at)luomus.fi saadaksesi yhteiskäyttöiset testitunnukset testi-Kotkaan.

Käyttäjät, ryhmät ja omistajat

Kaikki käyttäjät kuuluvat yhteen tai useampaan ryhmään/organisaatioon Kotkassa, Luomuksessa ryhmä on tyypillisesti tiimi. Käyttäjä pystyy editoimaan dataa, jonka omistaa jokin organsiaatio johon käyttäjä on liitetty. Kaikki kirjautuneet käyttäjät voivat:

  • lisätä uutta dataa
  • nähdä kaiken datan Kotkassa (myös toisten omistaman datan)
  • muokata dataa, jonka omistaa organisaatio johon he kuuluvat
  • EIVÄT voi editoida dataa jonka omistaa jokin muu organisaatio

Kaikilla resursseille Kotkassa on omistajaorganisaatio. Tämä organisaatio määrittelee, millä käyttäjällä on oikeus muokata kunkin resurssin tietoja. Omistajaorganisaatioksi tulee se organisaatio, johon käyttäjä kuuluu, mutta jos tämä kuuluu useampaan organisaatioon, tulee organisaatio valita itse dataa syöttäessä.

Esimerkki: Kokoelman http://tun.fi/HR.87 omistaja on Lichen herbarium of the Finnish Museum of Natural History. Vain kyseisen tiimin jäsenet voivat muokata kyseisen kokoelman metatietoja.

Automaattisesti tallennettu data

Kun Kotkaan tallennetaan dataa, jotkin kentät täytetään automaattisesti:

  • Kuka loi tietueen alunperin
  • Kuka editoi tietuetta
  • Milloin tietue luotiin alunperin
  • Milloin tietuetta editoitiin

Kaikki versiot datasta tallennetaan tietokantaan. Kaikki aiemmat muutokset ja niiden tekijät voidaan kaivaa datasta esille, joten jos joku vahingossa poistaa jotain, se voidaan palauttaa. Käyttäjien on mahdollista tarkastella näytteiden (specimen) versiohistoriaa Kotkan käyttöliittymässä, mutta muiden tietueiden historiaan on pääsy vain ylläpidolla.

Data

Kotkassa hallinnoidaan monenlaista dataa (lisätietoa allolevissa linkeissä, englanniksi):

Yleisiä periaatteita

Käyttäessäsi Kotkaan, muista seuraavat ohjenuorat:

1. Kotka sisältää primääridataa.

Kun kokoelman tai näytteen tiedot on syötetty Kotkaan, tehdään kaikki tulevat päivitykset nimenomaan sinne. Muut järjestelmät hakevat tietoa Kotkasta, mutta Kotka ei hae tietoa muista järjestelmistä: Kotka on viimeinen sana sen suhteen, mitä jostain kokoelmasta tai näytteestä on tallennettu.

Monien museon kokoelmien tiedot ovat menneisyydessä olleet Excel-taulukoissa tai omissa pikkutietokannoissa. Kotkan ei ole tarkoitus olla kopio näistä järjestelmistä, sen on tarkoitus syrjäyttää nämä. Taulukoissa tai muissa tietokannoissa olevat tiedot siirretään kerran Kotkaan, ja sen jälkeen tietoa päivitetään nimenomaan Kotkassa. Sen rinnalla ei ole tarkoitus pitää elossa erillisiä taulukoita, eikä ainakaan menetellä siten, että kun kokoelmassa tapahtuu jotain muutoksia, näitä muutoksia ei talletetakaan Kotkaan vaan johonkin sen ulkopuoliseen taulukkoon. Tästä seuraa vain sekasotkua ja hämmennystä, kun ei ollakaan varmoja mikä on minkäkin tietueen uusin versio.

Joissakin poikkeustilanteissa Kotkassa voi olla myös sekundääridataa, mutta tämä merkitään aina ja pitäisi aina harkita, voisiko datan siirtää esim. Aineistopankkiin, joka on Lajitietokeskuksen kehittämä järjestelmä aineistojen tallennukseen ja julkaisuun (lisätietoa primääri- ja sekundääridatasta: https://laji.fi/en/about/3977)

2. Kotkan dataa käyttävät useat ihmiset useassa kontekstissa.

Kotka on jaettu järjestelmä. Niinpä syöttäessäsi tietoja siihen muista, että et luultavasti ole itse ainoa tiedon käyttäjä. Kotka on suunnattu luonnontieteellisten museoiden henkilökunnalle, ja käytettyjen ilmaisujen tulisi olla heille ymmärrettävissä. Älä siis jätä syöttämiisi tietoihin merkintöjä, joista "itse kyllä tiedät mitä ne tarkoittavat"; oleta, että joku jostain muustakin museosta saattaa päätyä hakemaan asioita syöttämistäsi kokoelmatiedoista. Kotkan data myös jaetaan laji.fi -portaaliin, missä käyttäjät ympäri maailman voivat selata ja etsiä tietoa monenlaisilla kriteereillä. Toki kaikkea tietoa Kotkassa ei voida muuttaa suurelle yleisölle ymmärrettävään muotoon, mutta tämä on hyvä pitää mielessä.

3. Syötettyjen tietojen pitäisi olla koneluettavissa.

Monissa tapauksissa Kotkasta haetaan tietoa antamalla hakuehtoja, ja toisin kuin ihmisillä, koneilla on huono luonnollisen kielen tulkintakyky. Tämän vuoksi tiedot pitää kirjata oikeisiin kenttiin ja monet kentät kelpuuttavat ainoastaan määrämuodossa arvoja.

Esimerkki: Locality names -kenttään kirjataan paikannimiä perusmuodossaan. Jos haluat kertoa että näyte on kerätty "Kampintorilta 200 m pohjoiseen", oikea paikka kertoa tämä on Locality description -kenttä, ja kirjata paikannimeksi "Kamppi". Muuten haku sanala "Kamppi" ei löydä tätä.

Esimerkki: Älä kirjoita tietoja tahallaan väärään kenttään, vain jotta etiketit näyttäisivät haluamanlaisilta. Sen sijaan ota yhteyttä ylläpitäjiin.

4. Jokainen Kotkaan syötettävä resurssi saa uniikin yhdenmukaisen resurssitunnisteen (HTTP-URI:n)

"Resurssi"  on mikä tahansa Kotkaan syötettävä yhdelle lomakkeelle mahtuva tietokokonaisuus. Resurssityyppejä ovat mm. kokoelma, tagi, organisaatio, näyte tai taksoni. HTTP-URI, Uniform Resource Identifier, on resurssille tuleva ainutkertainen tunniste, jonka avulla resurssi löydetään. URI:t ovat muotoa http://verkkotunnus/XX.YY

5. Tiedon ei tule hävitä tallennettaessa asioita Kotkaan

Kotkan pitäisi järjestelmänä pystyä ottamaan vastaan kaikki aiemmin olemassaoleva tieto kokoelmasta tai näytteestä. Jos vaikuttaa siltä, että jollekin tiedolle ei löydy paikkaa, ei tietoa pidä hylätä. Sen sijaan tulee ottaa yhteyttä Kotkan tukiosoitteeseen <kotka(ät)luomus.fi> ja pyytää apua.