Wiki source code of Palvelut - 4 Tilauksenseuranta

Last modified by petkivim@helsinki_fi on 2024/01/16 08:10
Show last authors
1 === Nykytila ===
2
3 |=(((
4 #
5 )))|=(((
6 **Palvelu**
7 )))|=(((
8 **Tukee tavoitetta**
9 )))|=(((
10 **Kuvaus**
11 )))|=(((
12 **Vastuu (rooli)**
13 )))|=(((
14 **Sidosryhmät**
15 )))|=(((
16 **Prioriteetti (0/5 - 5/5)**
17 )))|=(((
18 **kehittämistarve**
19 )))|=(((
20 **Muuta**
21 )))
22 |(((
23 1
24 )))|(((
25 reklamointi
26 )))|(((
27 2, 9
28 )))|(((
29 välittäjiltä tiedustellaan avointen tilausten aikatauluja ja aineiston saatavuutta. Seurataan ainakin otantoina myös toimitusaikoja ja hintoja, joista reklamoidaan tarvittaessa.
30 )))|(((
31 virkailija
32 )))|(((
33 aineiston tilannut toimintayksikkö, budjetista vastaavat, aineiston välittäjät
34 )))|(((
35 5
36 )))|(((
37 reklamoinnin pitäisi tapahtua ohjelmallisesti kirjaston ja välittäjien järjestelmien välillä. Toimitusaikoja nykyisellään hankala seurata reklamoinnin pohjaksi
38 )))|(((
39
40 )))
41 |(((
42 2
43 )))|(((
44 yksittäisen tilauksen status
45 )))|(((
46 2, 9
47 )))|(((
48 välittäjiltä tiedustellaan tietyn tilauksen tilannetta: saatavuutta, aikataulua, kustannuksia. Tiedustelu tehdään yleensä sähköpostilla, tieto esim. arvioidusta saapumisajankohdasta viedään manuaalisesti kirjaston järjestelmään tilauksen tietoihin
49 )))|(((
50 virkailija
51 )))|(((
52 välittäjä, kirjastossa esim. aineiston tilannut toimintayksikkö, jos tilaus perutaan
53 )))|(((
54 5
55 )))|(((
56 tieto yksittäisten teosten saatavuudesta pitäisi tulla ohjelmallisesti
57 )))|(((
58
59 )))
60 |(((
61 3
62 )))|(((
63 hankinnan seurannan välineet ja tilastointi
64 )))|(((
65 2, 6, 9
66 )))|(((
67 seurataan erilaisia hankintaan liittyviä tekijöitä: aineistorahan käyttö, sidotut määrärahat, aineiston toimitusajat, hankinnat yksiköittäin/välittäjittäin/aineistolajeittain. Tietoa tarvitaan myös kokoelmien kehittämisen tueksi ja aineistorahan kohdentamiseen
68 )))|(((
69 virkailija
70 )))|(((
71 toimintayksiköt, budjetista vastaavat, kokoelmien hoitajat, välittäjät
72 )))|(((
73 5
74 )))|(((
75 monipuolisemmat ja helppokäyttöisemmät seurantaohjelmat, ohjelmien yhteensopivuus
76 )))|(((
77
78 )))
79
80 === Tavoitetila : dynaaminen seurantajärjestelmä ===
81
82 |=(((
83 #
84 )))|=(((
85 **Palvelu**
86 )))|=(((
87 Korvaa (osin tai kokonaan) nykyisen palvelun
88 )))|=(((
89 **Tukee tavoitetta**
90 )))|=(((
91 **Kuvaus**
92 )))|=(((
93 **Vastuu (rooli)**
94 )))|=(((
95 **Sidosryhmät**
96 )))|=(((
97 **Prioriteetti (0/5 - 5/5)**
98 )))|=(((
99 **Muuta**
100 )))
101 |(((
102 1
103 )))|(((
104 dynaaminen tilausten seuranta
105 )))|(((
106 erilliset reklamoinnit, yksittäisten tilausten statusten kyselyt
107 )))|(((
108 2, 6, 9
109 )))|(((
110 järjestelmä perustuu siihen, että yksittäisistä tilauksista saadaan reaaliaikaista tietoa välittäjän järjestelmästä. Tilausvaiheessa tilaukselle annetaan arvioitu saapumisaika, ja kun se on ylittynyt, tästä tulee hälytys sekä kirjaston että välittäjän järjestelmään ja selitys, miksi tilaus on viivästynyt sekä mahdollisesti uusi arvioitu saapumisaika. Peruutustilanteissa välittäjän järjestelmä suosittelee samankaltaista tai korvaavaa teosta. Tarvittaessa saadaan listaus sekä toimitetuista aineistoista että avoimista tilauksista toimintayksiköittäin/aineistolajeittain/välittäjän mukaan sekä niiden arvo. Järjestelmä kerää tilauksiin liittyvää dataa, kuten toimitusajat ja hinnat, alennusprosentit. Myös reklamaatiohistoria tallentuu.
111 \\Peruutettuun tilaukseen tulee tieto 'ei saatavana'. Tilaukseen sidotut määrärahat vapautetaan ja asiakkaalle lähetetään tieto tilauksen perumisesta.\\
112 )))|(((
113 virkailija
114 )))|(((
115 kirjaston toimintayksiköt, budjetista vastaavat, kokoelmien hoitajat, aineiston välittäjät
116 )))|(((
117 5
118 )))|(((
119
120 )))