Palvelut - 4 Tilauksenseuranta

1

reklamointi

2, 9

välittäjiltä tiedustellaan avointen tilausten aikatauluja ja aineiston saatavuutta. Seurataan ainakin otantoina myös toimitusaikoja ja hintoja, joista reklamoidaan tarvittaessa.

virkailija

aineiston tilannut toimintayksikkö, budjetista vastaavat, aineiston välittäjät

5

reklamoinnin pitäisi tapahtua ohjelmallisesti kirjaston ja välittäjien järjestelmien välillä. Toimitusaikoja nykyisellään hankala seurata reklamoinnin pohjaksi

2

yksittäisen tilauksen status

2, 9

välittäjiltä tiedustellaan tietyn tilauksen tilannetta: saatavuutta, aikataulua, kustannuksia. Tiedustelu tehdään yleensä sähköpostilla, tieto esim. arvioidusta saapumisajankohdasta viedään manuaalisesti kirjaston järjestelmään tilauksen tietoihin

virkailija

välittäjä, kirjastossa esim. aineiston tilannut toimintayksikkö, jos tilaus perutaan

5

tieto yksittäisten teosten saatavuudesta pitäisi tulla ohjelmallisesti

3

hankinnan seurannan välineet ja tilastointi

2, 6, 9

seurataan erilaisia hankintaan liittyviä tekijöitä: aineistorahan käyttö, sidotut määrärahat, aineiston toimitusajat, hankinnat yksiköittäin/välittäjittäin/aineistolajeittain. Tietoa tarvitaan myös kokoelmien kehittämisen tueksi ja aineistorahan kohdentamiseen

virkailija

toimintayksiköt, budjetista vastaavat, kokoelmien hoitajat, välittäjät

5

monipuolisemmat ja helppokäyttöisemmät seurantaohjelmat, ohjelmien yhteensopivuus

1

dynaaminen tilausten seuranta

erilliset reklamoinnit, yksittäisten tilausten statusten kyselyt

2, 6, 9

järjestelmä perustuu siihen, että yksittäisistä tilauksista saadaan reaaliaikaista tietoa välittäjän järjestelmästä. Tilausvaiheessa tilaukselle annetaan arvioitu saapumisaika, ja kun se on ylittynyt, tästä tulee hälytys sekä kirjaston että välittäjän järjestelmään ja selitys, miksi tilaus on viivästynyt sekä mahdollisesti uusi arvioitu saapumisaika. Peruutustilanteissa välittäjän järjestelmä suosittelee samankaltaista tai korvaavaa teosta. Tarvittaessa saadaan listaus sekä toimitetuista aineistoista että avoimista tilauksista toimintayksiköittäin/aineistolajeittain/välittäjän mukaan sekä niiden arvo. Järjestelmä kerää tilauksiin liittyvää dataa, kuten toimitusajat ja hinnat, alennusprosentit. Myös reklamaatiohistoria tallentuu.

Peruutettuun tilaukseen tulee tieto 'ei saatavana'. Tilaukseen sidotut määrärahat vapautetaan ja asiakkaalle lähetetään tieto tilauksen perumisesta.

virkailija

kirjaston toimintayksiköt, budjetista vastaavat, kokoelmien hoitajat, aineiston välittäjät

5