2012-02 Ohjausryhmän ja valmisteluryhmän yhteiskokous 30.1.2012 klo 10

UKJ-ohjausryhmän ja valmisteluryhmän yhteiskokous 30.1.2012 klo 10

Aika: 30.1.2012 klo 10.05 -15.05

Paikka: Kansalliskirjaston kokoustilat / Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1, Helsinki

AC-kokoushuone: https://connectpro.helsinki.fi/vallila-ukj/ (toivottavaa osallistuminen paikan päällä, mutta kokousta voi seurata myös etänä)

Kutsutut: UKJ valmisteluryhmä, UKJ-työryhmien vetäjät ja UKJ valmisteluryhmän ohjausryhmä: AMKIT-konsortion johtoryhmä, Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-konsortion ohjausryhmä ja Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta.

Sekä paikan päälle tulevia, etäosallistujia että estyneitä pyydetään ilmoittamaan tulostaan e-lomakkeella 23.1. mennessä: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/32386/lomake.html

Osallistujat:

Muistio

1. Kokouksen avaus ja osallistujien toteaminen

Valmisteluryhmän puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.05. Pidettiin lyhyt esittäytymiskierros.

2. Yhteiskokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Tuula Haavisto, sihteeriksi kutsuttiin valmisteluryhmän sihteeri Lassi Lager.

3. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi

Asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

4. Ohjausryhmän rooli

Esitys: Todetaan, että valmistelutyö vaatii ohjausryhmän. Valmisteluryhmän esitys on, että

1. AMKIT-konsortion johtoryhmä, Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-konsortion ohjausryhmä, Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta ja Kansalliskirjasto yhdessä muodostavat ohjausryhmän,
2. valmisteluryhmä kutsuu ohjausryhmän koolle ja vastaa kokousten valmistelusta, jolloin ohjausryhmän ei erikseen tarvitse järjestäytyä. Ohjausryhmä voi kokoontua myös ilman valmisteluryhmän erillistä kutsua.
3. ohjausryhmä hyväksyy/vahvistaa valmistelutyön tulokset ja esittää kirjastosektoreiden toimielimille ja muille mahdollisille päättäville tahoille tarvittavat jatkotoimet,
4. ohjausryhmän vastuulla on valmistelutyöstä ja sen etenemisestä tiedottaminen kirjastojen ja kirjastosektoreiden omille sidosryhmille. Opetus- ja kulttuuriministeriön vastuullisille virkamiehille tiedottamisesta vastaa valmisteluryhmä.

Keskustelua: Todettiin, että UKJ-ohjausryhmästä puuttui Kansalliskirjasto. Keskusteltiin ohjausryhmän laajuudesta: pitäisikö perustaa edustuksellinen ohjausryhmä vai toimiiko ohjausryhmänä jatkossakin nykyinen laaja kokoonpano. Todettiin, että UKJ-hankkeen tässä vaiheessa ei ole tarvetta erilliselle edustukselliselle ohjausryhmälle ja toisaalta nyt myös valmisteluryhmä ja strategiaryhmä edustavat eri sektoreiden ohjausryhmiä.

Päätös: Lisättiin ohjausryhmään myös Kansalliskirjasto.

5. Valmisteluryhmän ja -työn väliraportin esittely

Esittelijät: valmisteluryhmän puheenjohtaja Sinikka Luokkanen ja työryhmien vetäjät: ryhmä 1: Maria Kovero, ryhmä 2: Mia Kujala, ryhmä 3: Kaisa Hypen, ryhmä 4: Ari Ahlqvist (vetäjät estyneitä), ryhmä 5: Jarmo Saarti, ryhmä 6: Tommi Jauhiainen, ryhmä 7: Sinikka Luokkanen. Kokonaisarkkitehtuurin esittelee Esko Ala-Peijari.

• UKJ-valmisteluryhmän väliraportti 16.1.2012 (PDF)

Sinikka Luokkanen esitteli wikissä olevaa koko hankkeen projektisuunnitelmaa ja valmistelutyön projektisuunnitelmaa ja selitti niiden eroa. Jälkimmäisessä projektityön tehtävissä näkyy nyt tehtävä työ ja aikataulu, resurssit ja organisaatiot -sivulla taas eri työryhmien kokoonpanot.

Esko Ala-Peijari piti työryhmien työn johdannoksi esityksen Kartturi-kokonaisarkkitehtuurimallin soveltamisesta UKJ-hankkeessa (esitys dokumenttipankissa) ja perusteli yhtenäisen kokonaisarkkitehtuurikuvauksen tarpeellisuutta. Lisätietoa ja mm. kuvauspohjia myös Raketti-hankeen Kartturi-sivuilla. Arkkitehtuurihanke kannattaa rajata huolellisesti ja painopisteen olla enemmän tavoitetilan kuin nykytilan kuvauksissa.

Tommi Jauhiainen piti johdannon UKJ-hankkeen työryhmätyöskentelystä ja esitteli kokoavan ryhmän 6 työtä. Kartturi-kokonaisarkkitehtuurimallia on käytetty UKJ-hankkeen työryhmissä soveltaen. Tommi esitteli myös ryhmässä 6 tehtyä arkkitehtuureihin vaikuttavien strategioiden koontia.

Työryhmien työn esittely (ks. myös työryhmien wiki-alueet)

Maria Kovero esitteli ryhmän 1 työtä (esitys dokumenttipankissa). Ryhmän manifesti: "Kuvailun tavoite on tarkoituksenmukainen tiedonhakuympäristö, jossa käyttäjä voi löytää, tunnistaa, valita, saada käyttöönsä tietoa ja aineistoja. Tämän tavoitteen mahdollistaa funktionaalista kuvailua eli FRBR-mallia toteuttava RDA-kuvailustandardi." Vuokko Palonen pohti, kuuluuko kokoelmien hallintaan myös kokoelmapolitiikka. Jarmo Saarti kysyi, miten ratkaistaan FRBR-mallin tuki takautuvasti. Tommi Jauhiainen totesi, että uuden kirjastojärjestelmän täytyy tukea myös MARC 21:stä ja FRBR:töntä luettelointia niin kauan kuin muu maailma sitä vielä käyttää. Ryhmässä 1 ei ole vielä yleisten kirjastojen edustajaa, mutta Tuula Haavisto kertoi, että vapaaehtoisia olisi nyt ilmoittautunut.

Mia Kujala esitteli ryhmän 2 työtä. Ryhmä on jo aloittanut mm. eri palveluiden nykytilan ja tavoitetilan kuvaamista (ks. ryhmän wikialue). Ryhmässä on tehtävä mm. lainaukseen, kaukolainauksekseen ja e-kirjojen lainaukseen ja muuhun käyttöön liittyvien palveluiden kuvausta.

Kaisa Hypén esitteli ryhmän 3 työtä (esitys dokumenttipankissa). Ryhmän wiki-alueella on mm. nykytilan ja tavoitetilan kuvauksia. Kysyttiin mm. hankintajärjestelmien yhteyksistä taloushallinnon järjestelmiin. Nykyään tehdään paljon päällekkäistä kirjaamista, mutta nämäkin yhteensopivuudet on tarkoitus huomioida UKJ-hankkeessa. Mietittiin, kuinka työskentelyssä tulee huomioida aineiston keskitetty hankinta ja pyrkimys sen lisäämiseen (monilla kirjastoilla hankinta on ollut aikaisemmin pitkälle paikallista).

Ari Ahlqvist esitteli vetäjien sijaisena ryhmän 4 työtä. Aluksi ryhmässä mietittiin mm. ryhmien 3 ja 4 välistä työnjakoa, nyt on keskitytty nykytilan sijasta suoraan tavoitetilan kuvaukseen. Yhtenä tavoitteena on pidetty yhtä järjestelmää, jolla voidaan hallita kaikenlaisen aineiston hankintaa. Ryhmästä puuttuu vielä Linnea2-konsortioon kuulumattoman (= muuta kuin Voyageria käyttävän) erikoiskirjaston edustaja. Pohdittiin, tarvitaanko erillisiä ryhmiä 3 ja 4 vai pitäisikö niiden jossain vaiheessa sulautua toisiinsa. Todettiin, että ryhmällä 4 on kytköksiä myös muiden työryhmien toiminta-alueisiin, mutta erityisesti ryhmään 3.

Jarmo Saarti esitteli ryhmän 5 työtä. Saarti totesi, että todennäköisesti data siirtyy tulevaisuudessa paremmin eri järjestelmien välillä ja integroidun järjestelmän sijaan siirrytään erillisiin järjestelmiin. Yksi yhteinen järjestelmä ei välttämättä ole myöskään mahdollinen, vaan on tarvetta räätälöinnille. Eri kirjastoilla on erilaisia hallinnollisia järjestelmiä ja erilaisia tarpeita tämänkin kautta, keskeiset yhteiset asiat tulee silti miettiä. Yliopistokirjastoille saattaa olla tulossa takaisin myös tieteellinen julkaisutoiminta. Pitäisi miettiä myös sitä, miksi erilaisia palveluita (ml. luettelointi) tuotetaan, miksi erilaisia työkaluja tarvitaan. Myös Tuula Haavisto totesi, että koko hankkeen ja siihen liittyvien toimintojen tarkoitus ja näihin liittyvät "isommat kuviot" pitäisi miettiä. Esko Ala-Peijari totesi, että kun suunnittelemme uutta järjestelmää, sementoimme toimintatavan 5-10 vuodeksi. Myös nykyisten järjestelmien ongelmat johtuvat pitkälle siitäkin, että hankintavaiheessa ei ole voitu nähdä tulevia tarpeita riittävän hyvin. Pohdittin myös kustantajien ja niiden omien järjestelmien osuutta.

Sinikka Luokkanen esitteli ryhmän 7 työtä. Ryhmä on toistaiseksi pitänyt vasta yhden kokouksen. Sinikka toivoi myös muilta työryhmiltä syötettä ryhmän 7 suuntaan ja totesi, että sitä on tulossa myös ryhmältä 7 muille ryhmille.

Keskustelua: Todettiin, että sekä ryhmän 7 että todennäköisesti muidenkin työryhmien työskentely on ollut erilaista kuin alunperin on suunniteltu ja arvioitu. Monissa työryhmissä nykyisiä toimintatapoja on kuitenkin "laitettu silpuksi" tai ainakin mietitty tulevia toimintatapoja uusiksi nykyisiin verrattuna.

(Lounastauko 12.15-13)

6. Toimeksianto

Esitys: Hyväksytään kesäkuussa muokattu toimeksianto. Mahdolliset muutokset, tarkennukset ja lisäykset tehdään tarvittaessa valmistelutyön etenemisen mukaisesti.

Keskustelua: Tuula Haavisto totesi, että yleisissä kirjastoissa on myös kyseenalaistettu UKJ-hankkeen toimeksianto, koska ei olla uskottu kaikille sektoreille yhteiseen järjestelmään. Nyt kuitenkin valtaa alaa näkemys, jonka mukaan yhteistyön lisääntyminen ja sektorien välinen oppiminen on itseisarvo ja hanke kannattaa jo tämänkin takia.

AMK-sektori on kirjannut tavoitteita UKJ:lle (tavoitteet liitteenä ryhmän 7 työalueella). Varsinkin asiakaslähtöisyyttä on korostettu.

Vuokko Palonen totesi, että hanke on lähtenyt Linnea2-sektorilta ja myös Yliopistokirjastojen neuvosto on ollut sen takana. Hankkeen laajentumista muillekin sektoreille on pidetty hyvänä.

Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että Kansalliskirjaston näkökulmasta nykyinen (Linnea2- ja AMKIT-kirjastojen järjestelmä) alkaa olla vanhentunut, minkä takia hankkeeseen ollaan lähdetty. Avoimuus on tässä hankkeessa tärkeää.

Eila Vainikka korosti, että erikoiskirjastot odottavat hankkeelta erityisesti yhteistyötä. Avoimet rajapinnat, asiakaslähtöisyys ja joustavuus ovat tärkeitä.

Keskusteltiin siitä, onko toimeksianto nyt tarpeeksi ymmärrettävä. Todettiin, että "olemassa olevat" järjestelmät tarkoittavat myös muita kuin kirjastojen omia järjestelmiä. Pohdittiin myös sitä, mitä kaikkea asiakaslähtöisyys tarkoittaa. Toimeksianto haluttiin kuitenkin pitää lyhyenä eikä sitä nyt muutettu.

Päätös: Esityksen mukainen.

7. Valmistelutyön määräaika

Valmisteluryhmän valitsema kirjastokentän asiantuntijaryhmien työskentelyyn perustuva työtapa vaatii enemmän aikaa kuin jotkin muut mahdolliset työstämistavat. Kirjastokentän asiantuntijoiden asiantuntemuksen hyödyntäminen, heidän vaikutusmahdollisuuksien takaaminen ja laaja-alaisen yhteistyökulttuurin muodostaminen on valmisteluryhmän mielestä tässä vaiheessa äärimmäisen tärkeää.

Esitys: Valmistelutyössä tuotettava projektisuunnitelma on valmis 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta päätetään erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä. Työryhmien 1-5 arkkitehtuurikuvaukset ovat valmiit 31.8.2012 mennessä.

Keskustelua: Risto Heikkinen kysyi, että jos määräaika on vuoden lopussa, miten mahdollinen rahoitus seuraavalle vuodelle ehditään varmistaa. Sinikka Luokkanen totesi, että valmistelutyö tulee kuitenkin vielä elokuussa olemaan niin kesken, että rahoitusta ei kannata siinä vaiheessa vielä pyytää. Tähän asti UKJ-työssä ollaan pärjätty nykyisillä resursseilla ja OKM:n kanssa pidetään joka tapauksessa yhteyttä. Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että nyt yritetään varmistaa ainakin Kansalliskirjastossa käytössä oleva työresurssi tässä hankkeessa, jottei se vie resursseja nykyisiin järjestelmiin liittyvältä työltä. Päivi Kytömäki totesi, että vaikka valmistelutyön määräaika olisi vuoden vaihteessa, projektisuunnitelman hyväksyminen eri sektoreilla ja rahoitusneuvottelut vievät kuitenkin aikaa, jolloin vasta keväällä 2013 oltaisiin rahoitusneuvotteluvaiheessa. Aikataululle aiheuttaa kuitenkin paineita tilanne nykyisten järjestelmien kanssa ja tarve uudistaa niitä nopeammalla aikataululla.

Päätös: Esityksen mukainen.

• Valmistelutyön aikataulu wikissä

8. Ohjausryhmässä keskusteltavia asioita

Onko ohjausryhmällä mielessä jotain erityistä, mikä pitäisi valmistelutyössä huomioida? Alla yksittäisiä isompia ja pienempiä asioita, joista olisi hyvä keskustella.

1. Strategiset ja toiminnalliset linjaukset
   •  Hallitusohjelma (http://www.vn.fi/hallitus/hallitusohjelma/pdf332889/fi.pdf):

     Kirjastolaitoksella on keskeinen merkitys suomalaisten lukutaidon ylläpitämiselle ja kehittämiselle sekä lukuharrastuksen edistämiselle. Hallitus tukee kirjastotoiminnan kehittämistä sekä edistää koulujen ja kirjastojen yhteistyötä. Kirjastoja kehitetään vastaamaan tietoyhteiskunnan haasteisiin. Edistetään kirjastojen, museoiden ja julkisten taidelaitosten digitoitujen aineistojen avaamista kansalaisten vapaaseen käyttöön.

     Julkiset tietoaineistot saatetaan koneluettavassa muodossa avoimesti saataville ja jatkokäytettäviksi.

2. Asiakaslähtöisyys ja palvelut
3. Kaupalliset valmiit integroidut ohjelmistot / Open Source -ratkaisut
4. Modulaarinen toimintamalli / suljettu integroitu järjestelmä
5. Riskianalyysi, kustannus-hyötylaskelmat ja hallintomalli tehtäisiin vain yhdelle perusratkaisulle (kaupallinen integroitu ohjelmisto tai OS-ratkaisu) sitten, kun kokonaisarkkitehtuurin kuvaus on riittävän pitkällä ohjelmiston avoimuusperiaatteen ratkaisun tekemistä ajatellen.
6. Onko yhteinen asiakasrekisteri tavoiteltava päämäärä. Jos on, niin aletaanko jo tässä vaiheessa selvittää asiaan liittyyvää juridiikka yms.? Entä muut yhteiset rekisterit?

Keskustelua:

1) Strategiset ja toiminnalliset linjaukset:

UKJ strategisena hankkeena: onko kansalaisilla samanlainen oikeus e-aineistoon kuin muuhunkin aineistoon?

Kuinka paljon UKJ-hankkeessa pitäisi miettiä kokoelmapolitiikkaa: mitkä ovat ne välineet, joilla voidaan toteuttaa kulloinkin voimassa olevaa kokoelmapolitiikkaa? Vuokko Palosen mielestä nyt puuttuu foorumi, jolla mietitään tällaisia sektoreiden yhteisiä kysymyksiä (esim. kokoelmapolitiikka). Jarmo Saarti totesi, että yksi mahdollisuus olisi tehdä määritykset melko avoimesti (kirjata enemmän unelmia ylös), ja käydä sitten syksyllä läpi tilanne, onko tämä se mitä UKJ:lta halutaan. Onko valtakunnallinen yhteinen kokoelmapolitiikka uskottava raami? Jarmo Saarikko totesi, rahat ovat vähissa kaikkialla ja kokoelmapolitiikka sopii työnjakoon eri kirjastojen välille. Kaisa Hypén mietti, että jos suuri osa aineistoista alkaa olla e-muotoista, pitääkö siirtyä kokoelmienhallinnasta enemmän taloudenhallintaan. Mietittiin kuitenkin sitä, että kokoelmapolitiikan yhdistäminen tähän järjestelmäasiaan laajentaisi hanketta aika paljon. Strategiakysymysten ja kokoelmapolitiikkakytköksen miettimistä jatketaan UKJ-strategiaryhmässä (ryhmä 7).

2) Asiakaslähtöisyys ja palvelut

Pohdittiin mitä ovat kirjastojen palvelut rahoittajien näkökulmasta ja toisaalta tässä hankkeessa mietittäviä unelmatavoitteita. Mitä palveluita kirjastojen taustaorganisaatio odottaa, mitä kirjastot haluavat tarjota.

3) Kaupalliset valmiit integroidut ohjelmistot / Open Source -ratkaisut

Jarmo Saarti kertoi, että ryhmässä 5 jo todettiin, että uuden järjestelmän täytyy perustua avoimuuteen - ja jotta järjestelmä on oikeasti avoin, se ei voi olla kaupallinen. Ongelmana on ollut myös se, että kirjastoihin ei voida aina palkata henkilökuntaa tietoteknisiin tehtäviin, koska tietotekniset palvelut halutaan toteuttaa esim. kunnassa tai organisaatiossa keskitettyinä. Yhden organisaation resurssit eivät muutenkaan riitä avoimen järjestelmän kehittämiseen. Täytyy myös pohtia sitä, mikä on se mikä pitää tehdä keskitetysti, jotta pienikin kirjasto pystyy ottamaan järjestelmän käyttöön, ja mikä osa täytyy tehdä räätälöidysti. Miten kaupalliset toimijat (kirjakaupat, -välittäjät) otetaan huomioon?

Joka tapauksessa halutaan, että ohjelmistokoodi on avointa, hankitaan ja ylläpidetään järjestelmää miten tahansa. Kilpailu- ja hankintalainkin raameissa itse pitäisi voida tehdä, mutta jos halutaan ostaa työ muualta, silloin se täytyy kilpailuttaa. Asia selvitetään kuitenkin vielä tarkemmin. Rahoituskuviot ja esim. muiden kirjastojen tekemän työn kustannusten jakaminen aiheuttavat myös selvittämistä. Leena Kinnusen mielestä tärkeintä on kuitenkin se, että järjestelmä (kaupallinen tai OS)  todella vastaa niihin tavoitteisiin mitä on asetettu. Myös ylläpito täytyy järjestää, pienissä kirjastoissa ei ole siihen resursseja. Jarmo Saarti totesi vielä, että on myös mahdollista perustaa voittoa tavoittelematon osaka.eyhtiö, joka ryhtyy rakentamaan järjestelmää.

Keskustelun perusteella todettiin, että järjestelmässä voi olla sekä kaupallisia että OS-palasia.

4) Modulaarinen toimintamalli / suljettu integroitu järjestelmä

Keskusteltiin avoimen integroidun järjestelmän ja rajapintoja hyvin tukevan järjestelmän eroista. Krstiina Hormia-Poutanen totesi, että nyt pitäisi kuitenkin perusteellisesti kartoittaa markkinat.Yleisissä kirjastoissa on myös meneillä kartoitus, Ari Mäkiranta (Joensuun seutukirjasto) kartoittaa OS-järjestelmiä ja Leena Kinnunen (Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto) kaupallisia. Tommi Jauhiainen totesi, että UKJ-hankkeessa on tekeillä myös teknologiakartoitus.

Todettiin, että tässäkään keskustelussa ei päädytty yksiselitteiseen lopputulokseen.

5) Riskianalyysi, kustannus-hyötylaskelmat ja hallintomalli tehtäisiin vain yhdelle perusratkaisulle (kaupallinen integroitu ohjelmisto tai OS-ratkaisu) sitten, kun kokonaisarkkitehtuurin kuvaus on riittävän pitkällä ohjelmiston avoimuusperiaatteen ratkaisun tekemistä ajatellen.

Esko Ala-Peijari toi esille, että rahoittaja voi vaatia riskianalyysiä myös eri vaiheissa, eri sektoreiden kannalta. Jarmo Saarti totesi, että sekä kaupallisessa että OS-vaihtoehdoissa voi listata plussia ja miinuksia, mutta tässä vaiheessa riskianalyysiä ei kannata vielä tehdä. Hankkeen hyötyjä mietitään nyt pienissä palasissa työryhmissä, mutta hyödyistä(kin) tehdään yhteenvetoa ryhmässä 6  - ja jonkin verran ryhmässä 7.

Päädyttiin vaiheistettuun riskianalyysiin, kustannushyötylaskelmaan ja hallintomallin työstämiseen.

6) Onko yhteinen asiakasrekisteri tavoiteltava päämäärä. Jos on, niin aletaanko jo tässä vaiheessa selvittää asiaan liittyyvää juridiikka yms.? Entä muut yhteiset rekisterit?

Jo tässä vaiheessa on hyvä miettiä, pystytäänkö järjestelmään tuomaan palikka, joka imuroi tarvittavat asiakastiedot jostain muualta ja mitä se juridisesti tarkoittaa. Jarmo Saarti lupasi, että hänen ryhmänsä voi tarvittaessa selvittää asiaa. Mietittiin mahdollisuutta yhteiseen asiakastietokantalähteeseen ja kansalliseen kirjastokorttiin. Keskusteltiin VRK:n rekisterin hyödyntämisestä. Asiakastietojen siirrossa rekisteristä A rekisteriin B tarvitsee kuitenkin luvan asiakkailta. Kirjastokorttina voisi käydä myös henkilökortti - tai vaikka myöntäjän (esim. Helmet) logolla varustettu kirjastokortti vanhaan tapaan, vaikka se toimisikin myös kansallisena kirjastokorttina.

Yhteistä asiakasrekisteria ja ja "kansallista kirjastokorttia" pidettiin tavoiteltavina.

Muuta keskustelua

Sovittiin, että nykyistä wikissä tehtävää työskentelyä jatketaan toistaiseksi (valmisteluryhmän ja ohjausryhmän muistioiden ym. osalta).

9. Ohjausryhmän seuraavat kokoukset

Varataan ohjausryhmälle kokousajat toukokuussa 2012, syyskuussa 2012 ja tammikuussa 2013.

Päätettiin pitää suunnitellut kolme kokousta noin ylläolevina ajankohtina, tarkemmat kokousajat sovitaan kuitenkin doodle-äänestyksellä.

10. Muut mahdolliset asiat

Ei muita asioita.

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.05.