Copy of General/Yleistä (Copy)
To be cleaned, unified, sorted and translated to English.
General features
Kotka is used with a web browser at https://kotka.luomus.fi/. Using it requires a Luomus username and password. All data traffic between user and Kotka are encrypted.
A testing version is available at https://kotkatest.luomus.fi/ - you can use this to practice how to use Kotka.
Users and groups
All users belong to one or more groups. (In Luomus, a group is basically same as a team.) An user can edit the data that is owned by one of her teams. Data owned by other teams can be seen by all logged-in users, but not edited.
Log in to Kotka using your Luomus username and password, or your Haka login. Your username has to be activated before you use Kotka for the first time. Contact kotka@luomus.fi to do this.
If you forget your Luomus password, contact kotka@luomus.fi
If you are using Kotka from your museum computer or laptop, you don't need to log off from Kotka (logging off from your Windows account is enough). If you use Kotka from a computer that is used by other people also (e.g. in a different museum), please log off when you are done.
Automatically saved data
Whenever data is saved to Kotka, some fields are filled in automatically. These include:
- Who created the data (a specimen, for example) in the first place
- Who was the last editor
- When was the data created
- When was the data edited last time
In addition, all versions of the data is recorded in the database. All past changes and who did them can be reconstructed from this history data, so if someone accidentally erases something, it can be restored.
Data
Kotka handles several types of data:
- Specimens - Data about specimens and observations
- Accessions and Events - Botanic garden living collections
- Samples - Tissue and DNA samples
- Collections - Metadata about natural history collections and databases
- Datasets - Used to group specimens together
- Organizations - Organizations and their contact information
- Transactions - Loans, gifts and exchanges. (Connects specimens to organizations.)
Collections
In the collections-section you can view, edit and add metadata about a collection. Collection is a permanently defined and tangible set of data or specimens; for example "V. F. Brotherus Herbarium" and "Winter Bird Census" are collections. Collections are organized hierarchically: a collection can have many sub-collections (but a collection cannot have many parent collections). For example: Collections of the Finnish Museum of Natural History LUOMUS > Collections of the Botanical Museum > Fungi > Lichenes externi.
A specimen has to belong to exactly one collection.
Kotka stores about collection, among other things:
- Name, description, type
- Taxonomic, temporal and geographic coverage
- Copyrights, person responsible
- Size
This information is preserved so that we would have good knowledge about what kind of collections there are, how they can be used, who owns them and so forth. When entering collection data, try to think what you would like to remember about it after a few years?
Datasets
Dataset is a conceptual group of specimens, which you want for some reason to keep separate from other specimens. A specimen can belong to zero, one or many datasets.
For example, dataset can be
- Specimens from a certain expedition ('Expedition to South Georgia Island, January 1995')
- Specimens donated by someone ('Coll J. Doe')
- Specimens used in a research project or publication
First create a new dataset with a descriptive name. Then connect specimens to the dataset. Afterwards, specimens belonging to a single dataset can be easily searched.
Organizations
Organization data is used mainly for managing transactions.
Kotka löytyy osoitteesta https://kotka.luomus.fi/ ja testiversio osoitteesta https://kotkatest.luomus.fi/ Testiversiota voi kokeilla vapaasti esim. tallentamalla siihen hatusta vedettyä dataa.
Tietojen tallentaminen
Näytteiden, kuvien ja kokoelmien tallentamisesta lisää ohjeita omilla sivuillaan.
Yleisiä periaatteita
Syöttäessäsi Kotkaan asioita muista seuraavat ohjenuorat:
Kun kokoelman tai näytteen tiedot on syötetty Kotkaan, tehdään kaikki tulevat päivitykset nimenomaan sinne. Muut järjestelmät hakevat tietoa Kotkasta, mutta Kotka ei hae tietoa muista järjestelmistä: Kotka on viimeinen sana sen suhteen, mitä jostain kokoelmasta tai näytteestä on tallennettu.
Monien museon kokoelmien tiedot ovat menneisyydessä olleet Excel-taulukoissa tai omissa pikkutietokannoissa. Kotkan ei ole tarkoitus olla kopio näistä järjestelmistä, sen on tarkoitus syrjäyttää nämä. Taulukoissa tai muissa tietokannoissa olevat tiedot siirretään kerran Kotkaan, ja sen jälkeen tietoa päivitetään nimenomaan Kotkassa. Sen rinnalla ei ole tarkoitus pitää elossa erillisiä taulukoita, eikä ainakaan menetellä siten, että kun kokoelmassa tapahtuu jotain muutoksia, näitä muutoksia ei talletetakaan Kotkaan vaan johonkin sen ulkopuoliseen taulukkoon.
Joissakin poikkeustilanteissa Kotkassa voi olla myös sekundääridataa, mutta tämä pyritään sijoittamaan pidemmällä tähtäimellä muualle.
Kotka on jaettu järjestelmä. Niinpä syöttäessäsi tietoja siihen muista, että et luultavasti ole itse ainoa tiedon käyttäjä. Kotka on suunnattu luonnontieteellisten museoiden henkilökunnalle, ja käytettyjen ilmaisujen tulisi olla heille ymmärrettävissä. Älä siis jätä syöttämiisi tietoihin merkintöjä, joista "itse kyllä tiedät mitä ne tarkoittavat"; oleta, että joku jostain muustakin museosta saattaa päätyä hakemaan asioita syöttämistäsi kokoelmatiedoista.
Monissa tapauksissa Kotkasta haetaan tietoa antamalla hakuehtoja, ja toisin kuin ihmisillä, koneilla on huono luonnollisen kielen tulkintakyky. Tämän vuoksi tiedot pitää kirjata oikeisiin kenttiin ja monet kentät kelpuuttavat ainoastaan määrämuodossa arvoja.
Esimerkki: Locality names -kenttään kirjataan paikannimiä perusmuodossaan. Jos haluat kertoa että näyte on kerätty "Kampintorilta 200 m pohjoiseen", oikea paikka kertoa tämä on Locality description -kenttä, ja kirjata paikannimeksi "Kamppi". Muuten haku sanala "Kamppi" ei löydä tätä.
Esimerkki: Älä kirjoita tietoja tahallaan väärään kenttään, vain jotta etiketit näyttäisivät haluamanlaisilta. Sen sijaan ota yhteyttä ylläpitäjiin.
"Resurssi" on mikä tahansa Kotkaan syötettävä yhdelle lomakkeelle mahtuva tietokokonaisuus. Resurssityyppejä ovat mm. kokoelma, henkilö, näyte tai taksoni. HTTP-URI, Uniform Resource Identifier, on resurssille tuleva ainutkertainen tunniste, jonka avulla resurssi löydetään. URI:t ovat muotoa http://verkkotunnus/XX.YY
Kotkan pitäisi järjestelmänä pystyä ottamaan vastaan kaikki aiemmin olemassaoleva tieto kokoelmasta tai näytteestä. Jos vaikuttaa siltä, että jollekin tiedolle ei löydy paikkaa, ei tietoa pidä hylätä. Sen sijaan tulee ottaa yhteyttä Kotkan tukiosoitteeseen <kotka(ät)luomus.fi> ja pyytää apua.
Yleistä logiikkaa
Kotka talletaa kaikesta tiedosta kaikki historialliset versiot. Mitään ei siis voi kadottaa. Toistaiseksi näytteiden historiatietoihin pääsee näytelomakkeen kautta, mutta muiden esiin kaivaminen onnistuu vain ylläpitäjiltä.
Kokoelmat
Ks. kokoelmaohje
Näytteet ja näytekuvat
Organisaatiot
"Organisaatio" on Kotkassa oleva tieto luonnontieteellistä työtä tekevästä laitoksesta.
Organisaatio voi olla yliopisto, laitos tai tiimi. Organisaatioiden luettelo toimii Kotkan osoitekirjana. Järjestelmä sallii esim. näytteiden lainaamisen ainoastaan sen tuntemille organisaatioille.
Kotkan käyttäjien on kuuluttava johonkin organisaatioon, mutta kaikki Kotkan tuntemat organisaatiot eivät pidä sisällään Kotkan käyttäjiä. Esimerkiksi organisaatioresurssi MOS.1012 on Luonnontieteellisen keskusmuseon tiimi, ja siihen kuuluu Kotkan käyttäjiä. Organisaatioresurssi MOS.17 taas on egyptiläisen yliopiston herbaario, johon ei kuulu Kotkan käyttäjiä mutta jota käytetään esim. lainattaessa kyseiselle yliopistolle näytteitä.
Koska organisaatioresurssit toimivat pääasiassa osoitetietoina, kuka tahansa Kotkan käyttäjä voi luoda Kotkaan uusia organisaatioita. Käyttöoikeuksien antaminen organisaatioihin kuuluville taas on mutkikkaampi toimenpide, ja tehdään sopmuksella Luomuksen hallinnon kanssa.
Datasetit
"Datasetti" on Kotkassa oleva epäformaali ryhmä, johon kuuluu näytteitä. Se ei ole samalla tavoin täsmällinen kuin kokoelma: näyte voi kuulua vain yhteen kokoelmaan, mutta useaan (tai ei yhteenkään) datasettiin.
Esimerkkejä dataseteistä voisivat olla vaikkapa
- Petra Perhostajan kaikki tiettynä aikana keräämät näytteet
- kaikki tietyn tutkimusretkikunnan keräämät näytteet
- kaikki jossakin digitointiprojektissa kuvatut näytteet
Datasettejä voi luoda kuka tahansa oikeastaan mihin tahansa tarkoitukseen; niiden tarkoitus on olla epmuodollinen työkalu, jonka avulla näytteitä voi ryhmitellä tarpeiden mukaan. Näytteitä voi hakea datasettien perusteella.
Omistajat, organisaatiot ja kokoelmat
Suunnitelma, joka pitää vielä toteuttaa
Owner (omistaja-organisaatio)
Kaikki Kotkaan tallennetut tietueet kuuluvat jollekin organisaatiolle. Tämä owner-tieto valitaan tallennuksen yhteydessä niistä organisaatioista, joiden jäseneksi tallennuksen tekevä henkilö on merkitty. Useimmiten tämä on se yksi tiimi tai museo, jossa tallentaja on töissä. (Jos tallentaja tekee töitä monelle organisaatiolle, hänen täytyy tallennuksen yhteydessä valita minkä organisaation edustajana hän on toimimassa.)
Mihin vaikuttaa
- Vain omistaja-organisaation jäsenet pääsevät muokkaamaan tietoa (DONE)
- Omistaja-organisaation nimi (level 1-4) sekä sen lyhenne ja osoite näytetään lainan tiedoissa lainan lähettäjänä. (Tässä ei voida käyttää kokoelmaa, koska laina voi koostua usean kokoelman näytteistä.) (DONE)
Collection (kokoelma)
Jokainen näyte kuuluu aina yhteen kokoelmaan. Kokoelmat voivat muodostaa hierarkian: kokoelma voi kuulua yläkokoelmaan ja/tai sillä voi olla nolla...useita alakokoelmia. Kokoelma voi myös olla muista kokoelmista täysin erillinen.
Mihin vaikuttaa
- Kokoelma nimi näytetään näytteen tietojen yhteydessä. Esim. näytesivulla kerrotaan että näyte kuuluu kokoelmaan X (esim. http://id.luomus.fi/GV.123 ). (DONE)
- Kokoelman nimi ja/tai lyhenne näytetään joillakin etiketeillä. (DONE; Bryophyte)
- Kokoelman omistaja (owner) on näytteen omistaja. Omistaja on se taho, joka voi päättää tietojen käytöstä, ja jonka nimi näytetään näytteen yhteydessä sen omistajana.
- Omistajan nimi (level 2) näytetään joillakin etiketeillä (SOMEDAY)
- Omistajan nimi (level 1-2) näytetään näytesivun viittausohjeessa (TODO)
- Omistajan nimi (level 1-4) näytetään näytteen omistajatiedoissa, view-sivulla ja muualla (TODO)
- Omistaja kirjataan Lajitietokeskuksen kautta kokoelman ja sen näytteiden omistajana (TODO)
Tunnukset ja oikeudet
Miten saan tunnuksen Kotkaan?
Ota yhteyttä organisaatiosi Kotka-yhteyshenkilöön.
Miten Kotkan luku- ja kirjoitusoikeudet on rajattu?
Kaikilla Kotkan käyttäjillä on oikeus lukea kaikkia tietoja ja lisätä järjestelmään uusia tietoja.
Kaikilla Kotkan sisältämillä tiedoilla (resursseilla) on omistajaorganisaatio. Tämä organisaatio määrittää, kenellä on oikeus muokata järjestelmässä olevaa tietoa. Resurssin omistajaksi tulee organisaatio, johon kuulut. Jos kuulut useampaan organisaatioon, valitse tietoja syöttäessään, mistä organisaatiosta tulee sen omistaja.
Esimerkki: Kotkaan syötetyn kokoelman HR.555 omistaa Luonnontieteellisen keskusmuseon sammaltiimi. Tämä tarkoittaa, että ainoastaan sammaltiimin jäsenet voivat muokata kokoelman HR.555 -tietoja.