Toiminta-arkkitehtuuri
"Toiminta-arkkitehtuurinäkökulma varmistaa, että ratkaisun jäsentämisessä ja suunnittelussa otetaan huomioon, mitä ratkaisulla tehdään, kuka sitä käyttää ja mihin ratkaisua itse asiassa käytetään." (Mika Karjalainen, Silver Planet Oy)
tarvittavat yhteiset pelisäännöt ja toimintakulttuurit (esim. lainaus- ja luettelointiperiaatteet)
kirjastojärjestelmiin perustuvat tuotteet ja toiminnot nyt ja tulevaisuuden tarpeet
Strategiat ja strategialinjaukset
Strategialinjausten pohjaksi on kartoitettu:
Tavoitteet
Päämäärät
Toiminnot
Aineiston kuvailu ja kokoelmien hallinta
Tietovarantojen hyödyntäminen kuvailussa
Kuvailussa käytettävät kontrolloidut, yhdenmukaiset termit ja ilmaisut ovat poimittavissa sanastoista sekä tiedontuotannossa että tiedonhaussa asiakaspinnassa. Tällöin tiedonhaku ja tiedontuotanto peilaavat toisiaan. Yhdenmukainen metatiote edistää tiedonhaun tuloksellisuutta. Lisäksi kuvailun työprosessi nopeutuu.
Metatietovaratoina toimivat...
Kuvailutietojen yhteiskäyttöisyys
Kuvailun metatietojen tuottaminen ja säilyttäminen
Sosiaalisen metadatan kerääminen
Kuvailijan käyttöliittymä
Työprosessien hallinta
Aineiston käyttö, lainaus ja kaukopalvelu
Asiakkaan rekisteröityminen ja tunnistus
Aineiston varaaminen
Aineiston paikannus
Lainaustapahtuma
Aineiston lainan uusiminen
Aineiston palautus
Aineiston lainan uusiminen
Muistutukset ja ilmoitukset
Maksut ja sanktiot
Laskutus ja perintä
E-aineistot: tunnistautuminen, pääsynvalvonta, käyttölisenssit
Aineiston saatavuuden näyttäminen
Aineiston yhteiskäyttö ja logistiikka
Kaukopalvelu
Myös e-aineistojen kaukopalvelu, artikkelivälitys
Personoidut palvelut
Tapahtumien arkistointi
Aineiston hankinta ja elinkaaren hallinta
Hankintaehdotus
Hankintaehdotukset tulee saada suoraan kirjastojärjestelmään riippumatta siitä, kuka tai miltä alustalta ehdotuksen tekee. Ehdotuksen tekijät voivat olla tavallisia asiakkaita, kirjastojen kehysorganisaatioita (tiedekunnat, laitokset, niiden henkilökunta), kirjaston virkailijoita - periaatteessa ketä tahansa. Erilaisille ryhmille pitää voida määritellä erilaiset oikeudet suhteessa ehdotuksiin. Esimerkiksi kirjaston määrittelemät käyttäjäryhmät voivat nähdä ehdotukset, sekä kommentoida tai kannattaa niitä. Myös tiettyjen (kilpailutettujen) välittäjien tilausjärjestelmistä voidaan rajapintojen kautta saada ehdotuksia (kirjaston profiilin mukaan) kirjastojärjestelmään, automaattisesti tai asiakkaiden toimesta. Myös toimittajan Metatiedot tuodaan välittäjien tietämyskannoista samalla suoraan kirjastojärjestelmään käyttäen standardeja formaatteja (MARC, DC, ONYX).
Hankintaehdotuksissa hyödynnetään myös kehysorganisaatioiden tietojärjestelmiä. Esimerkiksi oppilaitosten opintohallintajärjestelmistä rakennetaan yhteydet kirjastojärjestelmään, kirjastojärjestelmän metatiodoista opintovaatimuksiin ja opintovaatimuksista kirjastojärjestelmän metatiotoihin. Jos opinnoissa vaadittua aineistoa ei löydy kirjastojärjestelmästä, syntyy hankintaehdotus.
tarkista vielä lopputoimenpiteet
Hankintapäätös ja hankintaehdotuksen täydentäminen tilaukseksi
Hankintapäätöksen teko alkaa järjestelmän omien kokoelmien automaattisella tarkastuksella: löytyykö hankintaehdotuksen aineistoa jo omista kokoelmista.Seuraavaksi tarkistetaan hankintatilin saldo ja sen riittävyys, sekä tilauksen jälkeen jäljelle jäävät varat.Hankintapäätöksen jälkeen lisätään tilauksen yksityskohdat: mm. hankittava kappalemäärä, sen formaatit, lisäpalvelut (muovitus ym.), toimitus- ja laskutusosoitteet jne. Lisäksi valitaan, tilataanko heti vai viedäänkö hankintapäätös valintalistalle.
Tilaaminen
Tilaus toimitetaan sähköisesti toimittajan järjestelmään. Kirjastojärjestelmä huolehtii sopimuksien ja tilausten sekä niihin liittyvien dokumenttien tallennuksesta. Yhteydet taustaorganisaation sopimus- ja taloushallintojärjestemiin järjestetään rajapintojen kautta.