UKJ-työpajat 28.8.2012 - työskentely työpajoissa

Työpajojen tavoitteena on tuottaa listaus toiminnoista, jotka tulisi saada heti alusta lähtien uuden järjestelmän kautta hoidetuiksi. Nämä toiminnot muodostava uuden järjestelmän ydintoiminnot, joita pohjalta järjestelmää lähdetään rakentamaan ja kehittämään.

Työ toteutetaan yhteisen osuuden (Sali 12, klo 10.00 – 11.00) jälkeen kolmessa vaiheessa:

1. Työryhmät jakautuvat pienempiin saleihin ja miettivät asiaa oman toimeksiantonsa kannalta (klo 11.00 - 13.45). Kahvitauon (Sali 12, klo 13.45-14.00) jälkeen tulokset esitellään muille työryhmille.

2. Esittelyjen jälkeen jakaudutaan samassa salissa 3-5 hengen pienryhmiin, joiden tarkoituksena on miettiä puuttuuko esiteltyjen toimintojen joukosta vielä jotakin olennaista.

3. Pienryhmien kommentit, keskustelua.

Ohjeita vaiheeseen 1

Työryhmissä tapahtuva työskentely toteutetaan siten, että ryhmät käyvät läpi toiminta-arkkitehtuureissaan määrittelemänsä toiminnot ja poimivat niiden joukosta sellaiset toiminnot, jotka tulisi saada heti alusta lähtien uuden järjestelmän kautta hoidetuiksi. Ryhmille jaetaan etukäteen A4-tulosteet, joissa ovat kaikki ryhmän toiminta-arkkitehtuuriin kirjatut toiminnot (1 toiminto per paperi). Valmiiksi tulostettuja toimintoja voi karsia, yhdistää isommiksi kokonaisuuksiksi tai kirjoittaa uusiksi tyhjille A4:lle. Tämän jälkeen ryhmän jäsenet käyvät merkitsemässä post-it-lapuilla toiminnot, jotka tulisi oman kirjaston kannalta saada heti alusta lähtien uuden järjestelmän kautta hoidetuiksi. Valitsematta jäävät toiminnot ovat puolestaan toimintoja, jotka järjestelmän käyttöönoton alkuvaiheessa voidaan vielä hoitaa vanhalla tavalla, ja jotka toteutetaan järjestelmän tulevissa kehitysversioissa.

Valinnat tulee tehdä nimenomaan oman kirjaston näkökulmasta, eikä valintojen näin ollen tarvitse edustaa ryhmän yhteistä näkemystä. Jokin toiminto voi siis olla yhdelle kirjastolle välttämätön heti alusta lähtien, mutta toiselle ei. Valintoja merkittäessä on ensisijaisen tärkeää muistaa kirjoittaa post-it-lappuihin oma organisaatio, jotta eri kirjastosektorien väliset tarpeet saadaan esille.

Toiminta-arkkitehtuureissa määritellyt toiminnot tulisi käsitellä yksittäisten tavoitetilojen tasolla. Esimerkiksi työryhmän 2 toiminta-arkkitehtuurissa oleva Lainaustapahtuma-toiminto pitää sisällään seuraavat tavoitetilat: lainaustapahtuma - erilaisten aineistojen lainaus, itsepalvelulainaus, lukusalilainaus ja E-aineistojen lainaus / lataaminen. Jokaisesta tavoitetilasta tehdään oma A4-liuskansa, joihin ryhmän edustajat käyvät post-it-lapuilla merkitsemässä toiminnot, jotka tulisi oman kirjaston kannalta saada heti alusta lähtien uuden järjestelmän kautta hoidetuiksi.