Työryhmän 4 toiminta-arkkitehtuuri
Toiminta-arkkitehtuuri ohjaa arkkitehtuurin muiden osa-alueiden kuvaamista. Toiminta-arkkitehtuuri kuvaa (tai listaa/linkittää) kirjastojärjestelmän osa-alueeseen vaikuttavat strategiat, tavoitteet, palvelut ja prosessit.
Kartoitetaan ja kuvataan:
- kirjastojen toimintaan vaikuttavia strategioita ja kerätään niistä oleellisia linjauksia
- lijauksista vedetään päämääriä (ryhmän 6 alueella), joita saavuttamaan järjestelmässä on toimintoja
- osa-alueen toiminnot
- toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden nykytila
- toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden tavoitetila
- toiminnan kannalta oleelliset sidosryhmät
- toimijoiden roolit
Mitkä strategiat ohjaavat kirjastojen toimintaa ja tavoitteita? Miten strategiat näkyvät kyseisellä kirjastojärjestelmän osa-alueella? Mihin työryhmiin osa-alueella on rajapintoja?
Toiminnot
Tähän kerätään toimintoja kunkin osa-alueen osalta.
# | Toiminnon kuvaus | Työryhmät joihin rajapintoja | Prioriteetti (0/5 - 5/5) | Päämäärä | Odotettavat hyödyt | Hyödyn saaja | Toiminnon mittari | Muuta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Sujuva ja kustannustehokas hankintaprosessi (Valintaprosessi?) | 3, 5 | 5/5 | Kustannustehokkuus | Tehokas resurssien käyttö | Kehysorganisaatio ja ja kirjastohenkilöstö | Manuaalisen työn väheneminen |
|
2 | Asiakas saa tarvitsemansa | 2 |
|
|
| Asiakas | Asiakastyytyväisyys |
|
3 | Hankinnan seuranta ja raportointi kehittämisen välineenä | 5 |
|
|
|
|
|
|
4 | Hankintapäätös: | 2, 5 |
|
| Asiakastyytyväisyys | Asiakas | ||
|
| |||||||
5 | Tilaustoiminto: | 1, 5 |
|
| Henkilökunnan työajan säästyminen | Henkilökunta |
|
|
6 | Saapumisvalvonta: | 1 |
|
| Henkilökunnan työajan säästyminen | Henkilökunta |
|
|
7 | Laskujen käsittely: | 5 |
|
| Henkilökunnan työajan säästyminen | Henkilökunta |
| 88 |
8 | Tilastointi ja raportointi: | 5 |
|
| Kustannustehokkuus | Kehysorganisaatio |
|
|
Toiminnot
Tähän kerätään toimintoja kunkin osa-alueen osalta.
# | Toiminnon kuvaus | Työryhmät joihin rajapintoja | Prioriteetti (0/5 - 5/5) | Päämäärä | Odotettavat hyödyt | Hyödyn saaja | Toiminnon mittari | Muuta | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 |
| Hankintaehdotukset kaikilta alustoilta suoraan hankintajärjestelmään | |||||||
2 |
|
| Tilausten uudistukset automaattisesti tai valikoiden joltain listalta |
|
|
|
|
| |
3 | 5 | asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen ja ennakointi(8) | tehokas resurssien käyttö | asiakas | asiakastyytyväisyys | ||||
3 | Tilaaminen | 1,2, 4, 5 | 5 | kustannustehokkuus(2) | työ tehdään vain kerran valtakunnassa, työhön käytetään vähemmän aikaa ja henkilöresursseja, saadaan hyvät luettelointitietueet kaikille | kaikki kirjastot, joilla sama järjestelmä | hankintoihin käytetty aika pienenee | ||
4 | - reklamaatiot suoraan järjestelmästä esim. välittäjittäin sovitulla tavalla sähköisesti | 1, 2, 4, 5 |
| 2 (kustannustehokkuus), 9 (laadunvarmennus) | työn tehostuminen: manuaalisesti tehtävän työn väheneminen (reklamaatiolistojen koonti, lähetys, vastausten käsittely) vähenee/jää pois, jos järjestelmät yhteensopivia. | asiakas, virkailija, kehysorganisaatio, taloushallinto | työn tehostuminen, asiakastyytyväisyys, aineistorahan käyttö | ||
5 | - saapumisvalvonta | 1,2,4,5 | 5 | 2 (kustannustehokkuus) | tieto tilatun aineiston tilasta | asiakas | asiakastyytyväisyys | Jari | |
6 | - EDI-laskut, suora sähköinen laskutus tms. | 4,5 | 5 | 2 (kustannustehokkuus) | Työn tehostuminen | virkailija | laskujen käsittelyyn käytettävä työaika | Mervi | |
7 | ja tiedotus | 2,5 | 5 | 1,2,3,5,6,7,8,9 |
|
|
| Petteri |
Palvelut
Tavoitteiden saavuttamiseen tarjottavat palvelut.
Nykytila
# | Palvelu | Tukee tavoitetta | Kuvaus | Vastuu (rooli) | Sidosryhmät | Prioriteetti (0/5 - 5/5) | kehittämistarve | Muuta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Vaihtelee eri sektoreilla ja kirjastoissa mm. kirjaston koon mukaan |
|
|
|
|
| . |
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Tavoitetila
# | Palvelu | Korvaa (osin tai kokonaan) nykyisen palvelun | Tukee tavoitetta | Kuvaus | Vastuu (rooli) | Sidosryhmät | Prioriteetti (0/5 - 5/5) | Muuta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Hankintaehdotukset kaikilta alustoilta suoraan hankintajärjestelmään | Hankintaehdotuslomakkeet, sekä sähköiset että paperiset, ja niiden manuaalisen käsittelyn | Sujuva ja kustannustehokas hankintaprosessi | Widget tms. lisuke esim. selaimeen |
|
|
|
|
2 | Järjestelmä kattaa kaikki erilaiset hankintatavat ja julkaisut |
| Sujuva ja kustannustehokas valintaprosessi |
|
|
|
| vuositilaukset, artikkelitilaukset, |
3 | Käytössä nimeketason ajantasainen ja luotettava tietämyskanta integroituna järjestelmään tai rajapintojen kautta | SFX, välittäjien omat tietämyskannat |
|
|
|
|
|
|
4 | Mahdollisuus hajautettuun hankintaan (esim. tiedekunnat, laitokset, tutkimusryhmät) |
|
| Automaaattinen hankintatarpeen arviointi jo hankitun ja uusien tarpeiden perusteella |
|
|
|
|
5 | Tilausten uudistukset automaattisesti tai valikoiden joltain listalta | Tilausten uudistaminen yksittäin manuaalisesti |
| Nykyisten tilausten haku kirjastojärjestelmästä ja uusinta massana tai valikoiden |
|
|
|
|
6 | Nimeketietojen poiminta julkaisijan listoilta ilmestymisaikoineen | Nimeketietojen poiminta muista tietokannoista (lähinnä Fennicasta) ja ilmestymistietojen manuaalinen syöttäminen |
| Nimeke- ja ilmestymistiedot siirtyvät automaattisesti julkaisijan tietokannasta kirjastotietokantaan |
|
|
|
|
7 | Tilauspohjien kopioiminen samankaltaisille nimekkeille | Tilausten luominen yksitellen |
| Erilaisista tilauksista voi tallentaa mallipohjat, jotka on helposti otettavissa käyttöön |
|
|
|
|
8 | Toimittaja-/välitäjätietojen noutaminen muista järjestelmistä | Manuaalisesti syötettävät toimittaja/välittäjätiedot |
| Toimittaja/välittäjätiedot siirtyvät automaattisesti jostain rekisteristä tai toimittajan tietokannasta kirjastotietokantaan |
|
|
|
|
9 | Saapumattomien tai turmeltuneiden numeroiden reklamointi kirjastojärejstelmästä toimittajan järjestelmään | Saapumisvalvonnan manuaalinen seuranta. Reklamointi sähköpostilla tai muilla välineillä, irrallaan kirjastojärejstelmästä |
| Reklamointitoiminto välittäjän/toimittajan tietokantaan suoraan kirjastojärjestelmästä. |
|
|
|
|
10 | Saapumattomien tai myöhässä olevien niteiden automaattinen seuranta ja hälytys | Tilauksen saapumista seurataan manuaalisesti |
| Järjestelmä seuraa ennaltamäärättyjen asetusten mukaan tilausten saapumista. Reklamonti automaattisesti tai valinnan mukaan toimittajalle/välittäjälle. |
|
|
|
|
11 | Nimekkeiden ilmestymistietojen päivitys toimittajan/välittäjän tiedoista | Ilmestymistiedot tallentuvat tilausta tallennettaessa, ilmestymispäivät on tämän jälkeen muutettava käsin |
| Päivitykset määräajoin julkaisijan/välittäjän tietokantaan, ilmestymistietojen päivittyminen kirjastojärjestelmään |
|
|
|
|
12 | Laskutus sähköisillä järjestelmillä tietokantaan ja organisaation taloushallintoon | Tilaukset merkitään toimitetuiksi, ja laskutus hoidetaan erillään kehysorganisaation taloushallinnossa |
| Laskun tiedot tallentuvat samalla syöttämisellä kirjastojärjestelmään sekä kehysorganisaation taloushallintaan. |
|
|
|
|
13 | Tarkempia tilastoja, esim. nimekkeen käyttö tiettynä aikana | Tilastot kustantajittain, yksittäisen niteen tilasto, tilastot osastoittain. |
|
|
|
|
|
|
Sidosryhmät
Toiminta-arkkitehtuurin kuvaamisen yhtenä osatehtävänä kuvataan sidosryhmät. Kuvaukseen otetaan sekä ulkoiset että sisäiset sidosryhmät. Myös palveluja käyttävät ja niitä tuottavat sidosryhmät kuvataan. Sidosryhmistä laaditaan luettelo, jossa mainitaan sidosryhmän nimi sekä se, miten kyseinen ryhmä liittyy arkkitehtuuriin ja siinä kuvattaviin järjestelmiin.
# | Sidosryhmä | Kuvaus | Muuta |
|---|---|---|---|
1 | Asiakkaat |
|
|
2 | Asiakastietojen lähteiden ylläpitotahot |
|
|
3 | Kustantajat |
|
|
4 | Välittäjäyritykset |
|
|
5 | Taloushallinto |
|
|
Roolit
Sidosryhmien roolit järjestelmässä.
# | Rooli | Tehtävät ja vastuut | Muuta |
|---|---|---|---|
1 | Asiakasrekisterin päivittäjä | Asiakastietojen rekisteröinti ja päivittäminen |
|
2 | Asiakaspalveluhenkilökunta | Hoitaa käytännön asiakaspalvelua |
|
3 | Itsepalveluasiakas |
|
|
4 | Kustantaja | Julkaisija, ilmestymistietojen ylläpitäjä |
|
5 | Kirjaston henkilökunta | Hoitaa kausijulkaisujen hallinnan elinkaaren kirjastojärjestelmässä. Vastaa järjestelmään syötettyjen tietojen oikeellisuudesta. |
|
6 | Taloushallinto |
|
|
7 |
|
|
|