Palvelut - 7 Raportointi

1

Tieto hajallaan eri paikoissa, raportit tuotetaan osittain manuaalisesti

Raportteihin tarvittavaa tietoa on kirjastojärjestelmissä, välittäjien tilausjärjestelmissä, Haltissa, itse kehitetyissä järjestelmissä, Excel-taulukoissa jne joista käsin yhdistellään raportteja.

Valmiit raportit eivät vastaa tarpeita, käsin laatiminen työlästä ja sisältää virhemahdollisuuksia.

2

Hankintaehdotuksen tekijälle tiedottaminen ehdotuksen
vastaanottamisesta.

7

Ehdotuksen jättötavasta riippuen asiakas voi
saada automaattisen sähköpostiviestin.
Useimmissa tapauksissa tekijä ei saa minkäänlaista
kuittausta.

7, 8

1

4

Järjestelmän tulisi lähettää tieto ehdotuksen vastaanottamisesta automaattisesti,
mikäli tilauksen jättäjä näin haluaa. Viestin tulisi lisäksi sisältää
hankintaehdotuksen sisältämät tiedot.

3

Hankintaehdotuksen tekijälle tiedottaminen ehdotuksen
hyväksymisestä/hylkäämisestä.

7

Hankintapäätöksen tekijä lähettää ehdotuksen
tekijälle tiedon kirjaston käytännöistä riippuen.

1

1

4

Järjestelmän tulisi lähettää tieto ehdotuksen hyväksymisestä/hylkäämisestä
automaattisesti. Lisäksi asiakkaan pitää pystyä määrittelemään haluaako hän
vastaanottaa ilmoituksia sekä lisäksi ilmoitusten toimitustavan esim. email, sms,
ym.

4

Hankintaehdotuksen tekijälle tiedottaminen aineiston
tilaamisesta.

7

Ehdotuksen tekijälle ei ilmoiteta asiasta.

-

1

3

Järjestelmän tulisi lähettää ehdotuksen tekijälle tieto aineiston tilauksesta ja arvioidusta
toimitusajasta tilauksenteon yhteydessä, mikäli tekijä näin haluaa. 

5

Hankintaehdotuksen tekijälle tieto aineiston
saapumisesta kirjastoon.

7

Ehdotuksen tekijä saa saapumisilmoituksen, kun
aineisto on saatettu lainauskuntoon. Mikäli tekijälle
on syötetty varaus tilattuun aineistoon, lähtee ilmoitus
automaattisesti. Muussa tapauksessa virkailija
lähettää ilmoituksen.

3

1

4

Järjestelmän tulisi automaattisesti lähettää ehdotuksen tekijälle viesti, kun aineisto
on saatavissa kirjastossa.

6

Raportit tietyllä aikavälillä tilatusta ja hankitusta
aineistosta, hankintamenoista, toimitusajoista.

7

Tiedot poimitaan erillisillä tietokantakyselyillä tai
seuranta toteutetaan erillisillä ohjelmilla.

1,2,3,4,5,6

-

5

Järjestelmä tarjoaa toiminnallisuuden, jonka avulla tarvittavat tiedot ja raportit saadaan
tuotettua järjestelmän sisällä. Raportit sisältävät aina reaaliaikaiset tiedot sen hetkisestä
tilanteesta.

7

Hankintaehdotuksen käsittelyn seuranta.

Ehdotuksen tekijä ottaa yhteyttä kirjastoon ja
tiedustelee ehdotuksen tilannetta.

1,2,3,7

1

4

Järjestelmän tulisi tarjota toiminnallisuus, jonka avulla ehdotuksen tekijä voi seurata
ehdotuksen käsittelyn etenemistä.

8

Niteen elinkaaren seurantaan liittyvät raportit.

Tiedot poimitaan erillisillä tietokantakyselyillä tai
seuranta toteutetaan erillisillä ohjelmilla.

1,2,3,4,5,6

5

Järjestelmä tarjoaa toiminnallisuuden, jonka avulla tarvittavat tiedot ja raportit saadaan
tuotettua järjestelmän sisällä. Raportit sisältävät aina reaaliaikaiset tiedot sen hetkisestä
tilanteesta.

9

Uutuusviestintä

Osassa kirjastojärjestelmiä automaattiset uutuusluettelot OPACiin, e-aineistojen osalta tiedotus  manuaalista

Järjestelmä mahdollistaa automaattisen uutuusviestinnän eri kanavia hyväksi käyttäen.

10

Käyttötilastot

Käyttötilastot haetaan manuaalisesti eri järjestelmistä, kaikista ei edes saa

1

Kaiken tiedon rakenteinen tallennus tietokantaan mahdollistaa räätälöitävät raportit

Kirjastohenkilökunnan käytössä liittymä, jolla voidaan lisätä datan tallennukseen tarvittavia kenttiä helposti uusien raportointitarpeiden tyydyttämiseksi.

2

Hankintaehdotuksen tekijälle tiedottaminen:
- ehdotuksen vastaanottamisesta
- ehdotuksen  hyväksymisestä/ hylkäämisestä
- aineiston tilaamisesta
- aineiston saapumisesta kirjastoon /saamisesta käyttöön

1,2,3,4

7

Järjestelmä lähettää tiedon eri vaiheista automaattisesti,
mikäli ehdotuksen tekijä näin haluaa.Tekijä voi itse määritellä ilmoituksen lähetystavan esim. email, sms, ym. Virkailija voi tarpeen vaatiessa tuottaa viestin myös manuaalisesti. Järjestelmä tallettaa kaikki lähetetyt viestit ja mahdollistaa
niiden haun ja selailun jäkeenpäin.

1

4

Viesti lähetetään ehdotuksen tekijän
määrittelemällä kielellä.

3

Raportit tietyllä aikavälillä tilatusta ja hankitusta
aineistosta, hankintamenoista, sisällä oleviin tilauksiin sidotut rahat, toimitusajoista. Raportteja on voitava tuottaa esim. aineistotyypeittäin, kielittäin, toimintayksiköittäin.
Räätälöitävä hankintamäärärahan ja -menojen seuranta, joka integroituu taloushallintajärjestelmiin.

5

7

Järjestelmä tuottaa tarvittavat raportit, jotka sisältävät aina reaaliaikaiset tiedot sen hetkisestä tilanteesta. Järjestelmä mahdollistaa raporttien muokkauksen ja rakentamisen niin, että se ei edellytä tietokannan rakenteen tuntemista tai erityistä teknistä osaamista. Järjestelmä osaa tuottaa raportit yleisimmissä tiedostoformaateissa, joista käyttäjä voi valita haluamansa.

Järjestelmä osaa toimittaa raportit yleisesti käytettyjä rajapintoja hyödyntäen.

1,2,3,4,5,6

-

4

Raporttien tuottaminen on mahdollista
ajastaa ja määritellä mihin ja missä
muodossa raportit toimitetaan.
Raportteja voidaan tuottaa ennalta
määritellyillä kielillä.

4

Hankintaehdotuksen ja siihen perustuvan tilauksen käsittelyn seuranta.

6

7

Järjestelmä osaa näyttää käyttäjän jättämät hankintaehdotukset sekä missä tilassa ehdotuksen käsittely on ja mitä vaiheita ehdotus on jo käynyt läpi. Tässä yhteydessä ehdotuksen tekijä voi myös määritellä ne vaiheet, joista hän haluaa saada erillisen ilmoitukset sekä tavan jolla ilmoitus hänelle lähetetään.

1,2,3,7

1

4

Toiminto on tarjolla vain kirjaston
rekisteröityneille asiakkalle ja edellyttää,
että tekijä antaa tarvittavat tiedot itsestään
ehdotuksen teon yhteydessä.

5

Niteiden elinkaaren eri vaiheisiin liittyvät raportit,
esim. lainausmäärät, varausjonon pituus, kuljetukseen menevä aika, kadonneet niteet, X vuoteen lainaamattomat, niteet joihin kohdistunut X aineistopyyntöä ajassa Y, käyttökatkot, pääsyongelmat.

7

7

Järjestelmä tuottaa tarvittavat raportit, jotka sisältävät aina reaaliaikaiset tiedot sen hetkisestä tilanteesta. Järjestelmä mahdollistaa raporttien muokkauksen ja rakentamisen niin, että se ei edellytä tietokannan rakenteen tuntemista tai erityistä teknistä osaamista. Järjestelmä osaa tuottaa raportit yleisimmissä tiedostoformaateissa, joista käyttäjä voi valita haluamansa.

Järjestelmä osaa toimittaa säännöllisesti/toistuvasti tuotettavat raportit suoraan toisiin järjestelmiin.

1,2,3,4,5,6

-

4

Raporttien tuottaminen on mahdollista
ajastaa ja määritellä mihin ja missä
muodossa raportit toimitetaan.
Raportteja voidaan tuottaa ennalta
määritellyillä kielillä.

6

Uutuusviestintä

Järjestelmä mahdollistaa automaattisen uutuusviestinnän eri kanavia hyväksi käyttäen tarvittavilla kielillä

7

Käyttötilastot

Käyttötilastot saadaan automaattisesti eri järjestelmistä määriteltäviin raportteihin. Määritellyt tunnusluvut lasketaan automaattisesti. Haluttujen tunnuslukujen määrittelymahdollisuus käyttöliittymästä käsin. Rajapinnat toimittajien järjestelmiin (esim. Sushi) tietojen automaattiseksi saamiseksi. Tilastotiedot automaattisesti eteenpäin (esim. tietovarastoon) muiden tilastojen luomista varten.