Palvelut - 2 Hankintapäätös ja hankintaehdotuksen täydentäminen tilaukseksi

1

Tilattavan aineiston saatavuuden tarkastaminen omista kokoelmista.

2

Tilauksen tekijä tarkistaa löytyy tilattavaa aineistoa
omista kokoelmista jo entuudestaan.

Järjestelmä tarkistaa löytyykö tilattavaa aineistoa omista kokoelmista jo entuudestaan.

2

Eri tapahtumien ja toimijoiden välinen tiedonvälitys.

2

Eri tapahtumien ja toimijoiden välinen tiedonvälitys ei tapahtu järjestelmän sisällä, vaan esimerkiksi sähköpostin ja/tai www-lomakkeiden kautta.

Kaikki tiedot sijaitsevat järjestelmässä ja kaikki käsittelyyn osallistuvat toimijat pääsevät niihin käsiksi.

3

Hankintatilin saldon tarkistaminen.

2

Virkailija tarkistaa käytettävän hankintatilin saldon ja varmistaa, että tilillä on katetta.

Järjestelmä tarkistaa käytettävän tilin saldon ja varmistaa, että rahaa on riittävästi.

4

Tilauksen yksityiskohtien syöttäminen.

2

Virkailija syöttää manuaalisesti tilauksen yksityiskohdat.

Järjestelmä osaa päätellä osan yksityikohdista annettujen tietojen perusteella.

5

Varauksen teko hankittavaan kirjaan.

2

Virkalija tekee varauksen hankintaehdotuksen tehneelle asiakkaalle.

Järjestelmä tekee varauksen ehdotuksen tehneelle asiakkaalle automaattisesti.

6

Tilauksen kiireellisyyden määrittely.

2

Teokseen tehdään varaus tai laitetaan huomautus, jos tilaus on kiireellinen.

Järjestelmässä on mahdollisuus määritellä kiireellisyysaste tilaukselle.

1

Tilattavan aineiston saatavuuden tarkastaminen omista kokoelmista.

1

2

Järjestelmä tarkistaa löytyykö tilattavaa aineistoa omista kokoelmista jo entuudestaan.

2

Eri tapahtumien ja toimijoiden välinen tiedonvälitys.

2

2

Kaikki tiedot sijaitsevat järjestelmässä ja kaikki käsittelyyn osallistuvat toimijat pääsevät niihin käsiksi.

3

Hankintatilin saldon tarkistaminen.

3

2

Järjestelmä tarkistaa käytettävän tilin saldon ja varmistaa, että rahaa on riittävästi.

Lisäksi järjestelmä näyttää tilille hankinnan jälkeen jäävän rahamäärän.

4

Tilauksen yksityiskohtien syöttäminen.

4

2

Järjestelmä osaa päätellä osan yksityikohdista annettujen tietojen perusteella.

Järjestelmä osaa valita esimerkiksi toimitus- ja laskutusosoitteen tilaavan yksikön perusteella.

- montako kappaletta
- missä formaatissa
- muut lisäpalvelut esim. muovitus
- mistä tilataan
- minne tilataan
- minne toimitetaan
- ketä laskutetaan
- tilataanko heti vai viedäänkö
valintalistalle

5

Varauksen teko hankittavaan kirjaan.

5

2

Järjestelmä tekee varauksen ehdotuksen tehneelle asiakkaalle automaattisesti.

6

Tilauksen kiireellisyyden määrittely.

6

2

Järjestelmässä on mahdollisuus määritellä kiireellisyysaste tilaukselle. Järjestelmä ilmoittaa kiireellisistä tilauksista erikseen vastaanottovaiheessa.