Palvelut - 1 Hankintaehdotus

1

Hankintaehdotuksen vieminen järjestelmään

1

Hankintavirkailija syöttää ehdotuksen järjestelmään. Ehdotus voi tulla asiakkaalta tai kirjaston henkilökunnalta.

2

1

5

Kirjastonhenkilökunnan tekemät ehdotukset voisivat tulla kaikilta lustoilta suoraan kirjastojärjestelmään.

Asiakkaiden tekemät hankintaehdotukset voisivat tulla kaikilta alustoilta
a. hankintaehdotusten käsittelijöille tai
b. (osassa aineistoa)  suoraan kirjastojärjestelmään. Lisäkappaletilausten siirtyminen sähköisesti tilausten tekijälle.

2

Hankintaehdotus ei johda tilaukseen.

Tietoa hylätyistä hankintaehdotuksista ei säilytetä. Ehdotuksen tekijälle lähetetään tieto hylkäämisestä.

2

1

5

Hylättyjen hankintaehdotusten tiedot säilyvät järjestelmässä. Järjestelmä lähettää ehdotuksen tekijälle ilmoituksen ehdotuksen hylkäämisestä perusteluineen.

3

Valintalistan käyttö

1

Tilauksen tekijä valitsee tilattavan aineiston toimittajan valintalistalta. Valintajakson päättyessä tilausten tiedot siirtyvät suoraan toimittajan järjestelmään ja kirjaston järjestelmään siirtyvät ennakkotietueet tilattavasta aineistosta. Aineiston saapuessa kirjastoon saadaan täydelliset tietueet.

2

2

5

Palvelu halutaan pitää nykyisellään myös tulevaisuudessa.

1

Hankintaehdotuksen syöttäminen järjestelmään

1 , 2

1, 2

Kaikki hankintaehdotukset suoraan järjestelmään kaikilta alustoilta - näkyviin kirjaston määrittelemille käyttäjäryhmille. Käyttäjille mahdollisuus kommentoida/kannattaa ehdotuksia, tulokset esim. käyttäjäroolien mukaan.

2

1,2

5

2

Välittäjien tilausjärjestelmien hyödyntäminen

1

Virkailija poimii tiettyjen (kilpailutettujen) välittäjien tilausjärjestelmistä hankintaehdotuksia suoraan hankintajärjestelmään.

Välittäjän tilausjärjestelmään on kirjastolle rakennettu hankintaprofiili, jonka perusteella välittäjä toimittaa profiiliin sopivat uutuudet.

Asiakas poimii tiettyjen kilpailutettujen välittäjien tilausjärjestelmistä hankintaehdotuksia ostoskoreiksi, jotka virkaijoille käsiteltäviksi ja hankintajärjestelmään siirrettäviksi.

2

1,2

5

3

Tietämyskantojen hyödyntäminen

1

Virkailija tekee hakuja  tietämuskantoihin esim. verkkokirjakauppoihin ja  poimii sieltä metatietoja (MARC, DC, .ONYX, ..) suoraan hankintajärjestelmään

Asiakas tekee hakuja tiettyihin tarjottuihin tietämuskantoihin ja ehdottaa aineistoa hankittavaksi. Aineiston metatiedot (MARC, DC, ONYX...) siirtyvät suoraan hankintajärjestelmään.

Tietojen siirto eri järjestelmien välillä tapahtuu täysin automaattisesti.

2

1,2

5

4

Kehysorganisaation tietojärjestelmien hyödyntäminen. Esim. kurssikirjojen tai projektikirjallisuuden siirto yliopiston/AMK:n järjestelmistä.

1

Tieto tarvittavasta aineistosta suoraan hankintajärjestelmään. Jos tarvittavaa aineistoa ei löydy kirjaston kokoelmista, tekee järjestelmä hankintaehdotuksen. Kirjastojärjestelmän metatiedoista yhteys opintovaatimuksiin ja opintovaatimuksista yhteys kirjastojärjestelmän metatietoihin.

2

1,2

4

5

Hankittavan aineiston metatietojen tallennus itse.

1

Jos hankittavan aineiston metatietoja ei hankintahetkellä ole saatavina muista järjestelmistä, virkailija syöttää ne itse. Syötössä käytetään apuna järjestelmään määriteltyjä tallennuspohjia. Tiedot voidaan myöhemmin päivittää muista järjestelmistä saaduilla tiedoilla.

6

Valintalistan käyttö

3

2

Tilauksen tekijä valitsee tilattavan aineiston toimittajan valintalistalta. Valintajakson päättyessä tilausten tiedot siirtyvät suoraan toimittajan järjestelmään ja kirjaston järjestelmään siirtyvät ennakkotietueet tilattavasta aineistosta. Aineiston saapuessa kirjastoon saadaan täydelliset tietueet suoraan järjestelmään.

2

2

5

7

Hankintaehdotusten tallentuminen

Kaikki hankintaehdotukset ja niiden käsittely tallentuvat hankintajärjestelmään riippumatta siitä, johtaako hankintaehdotus tilaukseen.

8

Lisäkappaleiden tilaaminen

Järjestelmä osaa ehdottaa lisäkappaleiden tilaamista, kun määrätyt ehdot täyttyvät, jolloin virkailijan tarvitsee vain hyväksyä tilaus. PDA= Patron driven acquisition