Kokous 1

Aika: 18.11.2011 kello 12.30 - 14.30
 Paikka: Teollisuuskatu 23, Helsinki, 4. kerros, B438 (Muumipeikko)
 Läsnä: Kaisa Hypen, Mervi Kivirinta, Isabel Johansson, Jari Hasu, Petteri Kivimäki

Aloitus

Kokouksen aluksi suoritettyyn lyhyt esittelykierros. Jari Hasu oli paikalla Ulla Eskelisen tuuraajana, mutta sovittiin, että Jari liittyy ryhmän varsinaiseksi jäseneksi ja osallistuu jatkossa ryhmän toimintaan HY:n kirjaston edustajana Ullan ohella. Ryhmän pienestä koosta johtuen uudet jäsenet ovat tervetulleita, joten asiasta kiinnostuneita kannattaa rohkaista liittymään mukaan ryhmän toimintaan.

Kaisa toimii ryhmän toisena vastuuhenkilönä yleisten kirjastojen edustajana, mutta yliopistokirjastojen puolelta kaipailtaisiin vielä toista vetäjää.

Monografiahankinnan suhde kausijulkaisujen ja tietokantojen hankintaan

Keskusteltiin monografiahankinnan suhteesta työryhmään 4, jonka vastuulla on kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinta. Keskusteltiin ryhmien yhdistämisestä, sillä molemmat ryhmät ovat kohtuullisen pieniä ja ryhmien aihepiirit ovat lähellä toisiaan. Tultiin siihen lopputulokseen, että ryhmät on parempi pitää erillisinä, jotta kumpikaan aihepiiri ei jää toisen jalkoihin. Nähtiin kuitenkin tarpeelliseksi järjestää yhteinen kokoontuminen ryhmän 4 kanssa, kunhan työryhmien työ on edennyt hieman pidemmälle. Sopiva ajankohta yhteisen tapaamisen järjestämiselle voisi olla tammikuussa. Petteri ottaa tapaamisen järjestämisen hoidettavakseen.

Kirjastoverkkopäivien työpaja

Käytiin lyhyesti läpi kirjastoverkkopäivien työpajan tuloksia. Tulosten yhteenveto on koottu UKJ-wikiin työryhmän työalueelle, josta sitä voi käydä katsomassa. Työpajassa suoritetun ideoinnin tuotteena syntyneet Post-it-laput ovat tallessa Petterillä ja niitä voidaan jatkossa käydä tarkemmin läpi ja hyödyn tää ryhmän työskentelyssä.

Ryhmän työskentelystä

Työryhmän 6 työalueella on listaus eri kirjastosektoreiden toimintaa ohjaavista strategioista ja niistä poimituista strategialinjauksista. Nämä listaukset ovat kaikille työryhmille yhteiset ja kaikki työryhmät käyttävät samoja taulukoita. Tarkoituksena on, että jokainen kävisi lisäämässä strategialistauksiin omaan organisaatioonsa vaikuttavat strategiat ja poimisi niistä uuden kirjastojärjestelmän toimintaan jollakin tavalla vaikuttavia strategialinjauksia sivulla olevaan taulukkoon. Mikäli strategialinjaus löytyy taulukosta jo entuudestaan, lisätään kyseisen linjauksen lähde-sarakkeeseen viittaus oman organisaation strategiaan. Strategioiden tutkimisessa ei tarvitse rajoittua vain oman organisaation toimintaan vaikuttaviin strategioihin, vaan myös muiden organisaatioiden strategioihin saa vapaasti tutustua, jos vain aikaa ja intoa riittää.

Toiminta-arkkitetuuri-sivu on sen sijaan työryhmäkohtainen eli jokaisella työryhmällä on oma sivunsa omalla työalueellaan. Työryhmän 3 toiminta-arkkitehtuuri-sivulla listataan kirjastojärjestelmän monografiahankintaan vaikuttavat strategiat, tavoitteet, palvelut ja prosessit sekä sidosryhmät ja roolit. Ajatuksena on, että listauksen eri osat linkittyvät toisiinsa ja että esimerkiksi tietty tavoite tai palvelu voidaan yhdistää tiettyyn strategialinjaukseen ja strategiaan.

Toiminta-arkkitehtuuri-sivun täyttäminen aloitettiin yhdessä kokouksen aikana, mutta ajatuksena on, että jokainen täyttäisi sivua itsenäisesti myös kokousten ulkopuolella. Kokouksissa käytettävä aika on aina rajallinen, eikä mahdollisuuksia kokousten järjestämiselle kovin tiiviiseen tahtiin ole, joten on välttämätöntä työskennellä myös kokousten ulkopuolella.

Seuraava kokous

Aika: 12.12.2011 kello 12.00 - 15.00
 Paikka: Teollisuuskatu 23, Helsinki, 2. kerros, A215 (Hattiwatti)