Työryhmän 2 toiminta-arkkitehtuuri
Toiminta-arkkitehtuuri ohjaa arkkitehtuurin muiden osa-alueiden kuvaamista. Toiminta-arkkitehtuuri kuvaa (tai listaa/linkittää) kirjastojärjestelmän osa-alueeseen vaikuttavat strategiat, tavoitteet, palvelut ja prosessit.
Kartoitetaan ja kuvataan:
- kirjastojen toimintaan vaikuttavia strategioita ja kerätään niistä oleellisia linjauksia
- lijauksista vedetään päämääriä (ryhmän 6 alueella), joita saavuttamaan järjestelmässä on toimintoja
- osa-alueen toiminnot
- toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden nykytila
- toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden tavoitetila
- toiminnan kannalta oleelliset sidosryhmät
- toimijoiden roolit
Mitkä strategiat ohjaavat kirjastojen toimintaa ja tavoitteita? Miten strategiat näkyvät kyseisellä kirjastojärjestelmän osa-alueella?
Toiminnot
Tähän kerätään toimintoja kunkin osa-alueen osalta.
# | Toiminnon kuvaus | Työryhmät joihin rajapintoja | Prioriteetti (0/5 - 5/5) | Päämäärä | Odotettavat hyödyt | Hyödyn saaja | Toiminnon mittari | Muuta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Rekisteröityminen ja asiakkaan tunnistus | 5 | 5 | 2, 3, 4, 5, 7, 8 | asiakastyytyväisyys | Uudet asiakkaat | Asiakaspalaute, asiakasmäärän kasvu ja maantieteellinen laajeneminen | |
2 | Aineiston paikannus | 1, 3, 4 ja 5 | 5 | 3, 5, 6, 7, 8 | Kaikki aineistot löytyvät helposti ja nopeasti: käyttäjätyytyväisyys (asiakkaat + henkilökunta) | Asiakkkaat | Asiakastyytyväisyyskyselyt, asiakaspalaute | |
3 | Lainaustapahtuma | 1, 3 ja 5 | 5 | 2-9 | Asiakastyytyväisyys | Asiakkaat | Itsepalvelun kasvanut osuus | |
4 | Varaaminen | 1, 3 ja 5 | 5 | 2-9 | Asiakastyytyväisyys | Asiakkaat | Aineiston kiertonopeus | |
5 | Palautus | 1, 3 | 5 | 9, 20, 21, 24, 34, 38, 41 | Asiakastyytyväisyys | Asiakkaat | Asiakaspalaute | |
6 | Uusiminen | 1, 3 | 5 | 9, 20, 21, 24, 34, 38, 40, 41 | Asiakastyytyväisyys | Asiakkaat | Asiakaspalaute | |
7 | Muistutukset ja ilmoitukset | 5 | 5 | 38, 26,27 | Asiakastyytyväisyys | Asiakkaat | lähetysjärjestelmän kulut suhteessa: | |
8 | Maksut ja sanktiot | 5 | 5 | 39, 27 | Asiakastyytyväisyys, | Asiakkaat | järjestelmän kulut suhteessa: | |
9 | Laskutus ja perintä | 3,5 | 3 | 2,3,4,8,10 | Maksujen joustava hoitaminen, luotettava ja nopea tiedonkulku taloushallinnon | Asiakkaat | Perintään asti menevien laskujen määrä (tehokas laskutus oletettavasti vähentäisi tätä lukua), palautuvien ja korvattujen aineistojen määrä suhteessa kadonneen aineiston määrään. | |
10 | Lainauksen säännöt (aineistot ja asiakasryhmät) | 1 | 5 | 2,3,6,8,9,10 | Eri kirjastoissa voi säätää halutunlaiset säännöt eri asiakasryhmille > asiakasryhmät saavat tarvitsemansa | Asiakkaat | Asiakaspalaute, aineiston kiertonopeus | |
11 | Tilastointi | 1, 3, 4, 5, 10 | 5 | 20, 24, 28, 29 | Kirjastojärjestelmästä samalla tavalla kootut tiedot yhtenäistävät ja varmistavat tilastojen luotettavuutta. | Asiakkaat | Tilastoinnin hyödynnettävyys ja luotettavuus yleensä -> erilaiset mittarit aineiston käytön seuraamiseen ja mittaamiseen sekä asiakaspalvelun ja palvelutoimintojen suunnittelemisen/kehittämisen käyttöön | |
12 | E-aineistot: tunnistautuminen, pääsynvalvonta, käyttölisenssit | 1, 4, 5 | 5 | 6, 23, | Käyttäjätyytyväisyys, kustannustehokkuus, | Asiakkaat | Asiakaspalaute | |
13 | Saatavuus | 1, 3, 4, 5 | 5 | 6, 14, 20, 23, 30, 32 | - Henkilöstö ja asiakkaat näkevät fyysisen ja elektronisen aineiston saatavuustilanteen. | asiakkaat, kirjasto, kehysorganisaatio, muut kirjastot, aineistojen myyjät | asiakastyytyväisyys, työtyytyväisyys, aineistojen käytön seuranta | |
14 | E-aineistojen kaukopalvelu, artikkelivälitys | 4, 5 | 2 | 1 - 8 | asiakastoiminen, joustava ja nopea palvelu | asiakkaat, kirjasto, kehysorganisaatio | palvelupyyntöjen määrän kehitys | |
15 | Tietoturva | 5 | 5 | 9 | Kustannustehokkuus | asiakkaat, kirjasto, kehysorganisaatio | Järjestelmien turvallisuus, luotettavuus | |
16 | Yhteislainaus | 1, 3, 5 |
|
| asiakastyytyväisyys, kokoelmat tehokkaassa käytössä | asiakasryhmät, joille palvelu tarjotaan, | asiakastyytyväisyys, aineiston käytön seuraaminen | |
17 | Arkistointi | 2, 5 | 1 | 8, 26 | taloudellinen ja luotettava arkistointi | kirjasto, kehysorganisaatio | luotettavuus, turvallisuus | |
18 | 5 | 5 |
| nopeus, toimitusvarmuus | asiakas, | määrän seuraaminen | ||
19 | Kaukopalvelu | 3, 4, 5 | 4 | 1 - 8 | asiakastoimisuuden lisäämismahdollisuus -> työajan säästö | asiakkaat, kirjasto, kehysorganisaatio | palvelupyyntöjen määrän kehitys | |
20 | Personoidut palvelut | 1 | 3 | 6 | Asiakastyytyväisyys | asiakkaat, kirjasto | Asiakastyytyväisyys |
Palvelut
Tavoitteiden saavuttamiseen tarjottavat palvelut.
Linkitetty tavoitteista
Sidosryhmät
Toiminta-arkkitehtuurin kuvaamisen yhtenä osatehtävänä kuvataan sidosryhmät. Kuvaukseen otetaan sekä ulkoiset että sisäiset sidosryhmät. Myös palveluja käyttävät ja niitä tuottavat sidosryhmät kuvataan. Sidosryhmistä laaditaan luettelo, jossa mainitaan sidosryhmän nimi sekä se, miten kyseinen ryhmä liittyy arkkitehtuuriin ja siinä kuvattaviin järjestelmiin.
# | Sidosryhmä | Kuvaus | Muuta |
|---|---|---|---|
1 | Asiakkaat | Kaikki asiakkaat (organisaation omat + ulkopuoliset) |
|
2 | Asiakastietojen lähteiden ylläpitotahot | Järjestelmän ylläpito-organisaatio / Väestörekisteri |
|
3 | Kirjaston henkilöstö | Järjestelmän arkikäyttäjät |
|
4 | Kehysorganisaation henkilöstö | Tukipalvelut (mm. taloushallinto) |
|
5 | E-aineistojen tarjoajat | Tarjoajien käyttöliittymät |
|
6 | Muut kirjastot | Kaukopalvelu, yhteislainaus |
|
Roolit
Sidosryhmien roolit järjestelmässä.
# | Rooli | Tehtävät ja vastuut | Muuta |
|---|---|---|---|
1 | Asiakasrekisterin päivittäjä (yllä: asiakastietojen ylläpitotahot) | Asiakastietojen rekisteröinti ja päivittäminen VAI järjestelmän tekninen ylläpito ja tietojen tekninen ylläpito |
|
2 | Asiakaspalveluhenkilökunta (yllä: kirjaston henkilöstö) | Hoitaa käytännön asiakaspalvelua (asiakastietojen lisäys ja muutokset) |
|
3 | Kehysorganisaation henkilöstö | ATK-/palvelintuki, taloushallinto, opintoasiainhallinto |
|
4 | Asiakkaat | Itsepalvelutoiminnot; omien tietojen ylläpito ja muuttaminen |
|
5 | E-aineistojen tarjoajat | Tarjoajien käyttöliittymät |
|
6 | Muut kirjastot | Kaukopalvelun ja yhteislainauksen mahdollistaminen |
|