2012-06 UKJ-valmisteluryhmä 30.10.2012

Aika: 30.10.2012 klo 13.30  - 16.00. (Etäkokous, voi osallistua myös paikan päällä)

Paikka: Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste (Teollisuuskatu 23), kokoushuone B438 (Muumipeikko)

AC-kokoushuone: https://connectpro.helsinki.fi/vallila-ukj/

Kutsutut:

Kutsutut alustajat:  -

Muistio

1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen asialistan vahvistaminen

PJ avasi kokouksen klo 13.35. Todettiin läsnäolijat.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin.

3. Tiedotusasiat

• Hankeen eteneminen, rahoitushakemus ym.
  • Kansalliskirjaston OKM:lle 5.10.2012 tekemä ensi vuotta koskeva rahoitushakemus.
  • Kristiina ja Ari A. kävivät OKM:ssä 15.10., kehotettiin olemaan yhteydessä myös rehtorineuvostoon ja korkeakoulujen IT-johtajiin (AAPA ja Fusion) ja kyseltiin moduulirakenteesta (hakemuksen liite).
  • Päivi työstää moduulikuvausta, joka kierrätetään valmisteluryhmän kautta ennen OKM:ään lähettämistä.
  • Kristiina Hormia-Poutanen oli AAPAn ja Fucion yhteiskokouksessa Rovaniemellä 29.10.2012 esittelemässä hanketta (Ari A. teki pohjatyöt esitykseen).
• Kirjastoverkkopäivien UKJ-työpaja 24.10.2012 - Arin alustus ja yhteenveto.

4. UKJ-valmisteluraportin (projektisuunnitelman) läpikäyminen

Raporttiluonnos. Käydään läpi koko raporttiluonnosta ja sovitaan tarvittavista muutoksista ja niiden tekijöistä. Lähetetään raporttiluonnos 13.11. kokoukseen kutsutuille johtajille viimeistään to 8.11.2012.

• 1. Johdanto
  • Johdanto on periaatteessa valmis, kirjoitusvirheitä ym. voi korjata jos sellaisia havaitsee.
• 2. UKJ-arkkitehtuuri
  • Sinikka ja Päivi J. työstävät raportin arkkitehtuuriosiota to 1.11., Nina osallistuu etänä to-aamuna. Muut osallistuvat kommentoimalla & lukemalla. Tommi lähetti sp:llä moduulikuvausten tämänhetkisen version valmisteluryhmälle ja Päiville (paivi.i.jarvinen).
• 3. Riskianalyysi
  • Pääosin valmis.
• 4. Rahoitusratkaisut ja kustannus-hyötyanalyysi
  • Lisätään vielä kustannuskyselyn yhteenveto. Jarmo tarkistaa tämän luvun ma 5.11.
     (yleisten kirjastojen hankkeet: hankkeet.kirjastot.fi)
• 5. Hallintomalli ja juridiset kysymykset
  •  Tähän mennessä keskusteltu lähinnä luettelointitiedoista ja asiakas/henkilötiedoista, jää kuitenkin pääosin ensi vuodelle. Juridisia kysymyksiä täytynee selvittää ostopalveluna.
• 6. Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi
  • Osio pääosin valmis.

Valmisteluryhmän jäsenten toivotaan lukevan raporttia, korjaavan pieniä virheitä ja ilmoittelemaan isommista muutostarpeista listalla. Sovittiin, että kun raportti on wikissä valmis (13.11. kokousta varten), se oikoluetaan wordin kautta PDF-dokumentiksi.

Raportti näyttää hyvältä, todettiin kuin yhdestä suusta.

5. Sektorien yhteiskokous 13.11.

• Paikka: Helsingin yliopistomuseo (Arppeanum)
• Ilmoittautuminen: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/38265/lomake.html
• UKJ-hankkeen käsittelyyn varattu max. 1,5 tuntia (11.15 - 12.45)
• Kehotetaan osallistujia lukemaan raportti etukäteen, mutta myös tilaisuudessa lyhyt esittely. Ari A. on tehnyt hankkeesta esittelyn, Sinikka linkittää sen UKJ-sivuille ja jokainen voi tahollaan ilmoittaa siitä sektoreilleen ja kehottaa tutustumaan.

6. Aikataulu ja valmisteluryhmän seuraava kokous

Tavoitellaan, että selvittäisiin yhdellä kokoouksella. Jos saadaan projektisuunnitelman/raportin luku 2  valmiiksi ennen 13.11. kokousta, niin pidetään marraskuussa enää yksi kokous jossa laitaan raportti "kiinni". Doodletetaan mielellään Jarmolle sopiva kokousaika marraskuun lopulle.

Mietitään tarvittaessa 13.11. kokouksen jälkeen jatkoa sektoreiden/työvaliokuntien puheenjohtajien kanssa.

7. Muut asiat

Ei muita asioita.

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.50.