2012-04 UKJ-valmisteluryhmä 10.5.2012

Aika: 10.5.2012 klo 12.30  - 14.43.

Paikka: Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste (Teollisuuskatu 23), kokoushuone B438 (Muumipeikko)

AC-kokoushuone: https://connectpro.helsinki.fi/vallila-ukj/

Kutsutut:

Kutsutut alustajat:  -

Muistio:

1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen asialistan vahvistaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.30.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Edellisen, 8.3.2012 pidetyn kokouksen muistio hyväksyttiin.2012-03 kokous 8.3. 10-16

3. Työseminaari 25.4.

• Ohjelma, esitykset ja tallenteet
• Palaute

Keskusteltiin työseminaarin annista ja saadusta palautteesta. Osa palautteesta oli melko kriittistä, eikä kuntapuoli näkynyt tilaisuudessa riittävästi. Pyritään pitämään erikseen webinaari, jossa varsinkin kuntapuolen IT on mukana. Eila ja Ritva selvittävät. Todennäköinen ajankohta vasta alkusyksystä.

4. XDW-käsitemalli / korkeakoulujen tietomalli

• ks. UKJ-työseminaarin esitys ja linkit

Keskusteltiin siitä, missä laajuudessa korkeakoulujen tietomallia (XDW-käsitemalli) kannattaisi implementoida UKJ-puolelle, mitä käsitteitä jäisi sen ulkopuolella ja missä ne määriteltäisiin.

Mietitään vielä, minkälaista yhteistyötä korkeakoulujen tietomallin (CSC) kanssa kannattaa tehdä, esim. henkilötiedot. Kartoitetaan erilaiset tietomallit. Selvitetään myös, onko kuntapuolella mitään vastaavaa tekeillä. Työryhmissä ollaan aloitettu tietomallielementtien miettiminen. Jos olisi työresursseja, UKJ-käsitteistöä voisi lisätä korkeakoulujen tietomalliin.

5. IFLA 2012 posteri

Keskusteltiin posteriin otettavista asioista. Posterissa kerrottaan mahdollisimman ytimekkäästi ja visuaalisesti hankkeen taustasta ja yhteistyöstä. Mm. posteria varten pyydetään myös palautetta UKJ-työssä mukana olleilta. Lassi tekee kyselylomakkeen ja lähettää sen yhteiselle UKJ-listalle. Pyydetään ytimekkäitä kommentteja, mielellään englanniksi.

28.5. n. klo 16 kokoonnutaan Helsingissä miettimään tekstiä (Jarmo, Sinikka, Lassi, Tommi + muut halukkaat). KK varaa kokoustilan, posterin kokoisen paperin, muuta paperia, sakset, tussit, teippiä jne. Kokouksessa on tarkoitus saada posteri sisällöllisesti valmiiksi. Taitto tehdään heti tämän kokouksen jälkeen tai juhannuksen jälkeen, painatus juhannuksen jälkeisellä viikolla. Jukka Pennanen Kansalliskirjastosta huolehtii taitosta ja painatuksesta, KK maksaa myös painatuksen kustannukset. Sinikka lupasi organisaatiostaan käännösapua. Erikseen tehdään esitteet, joita laitetaan posterin taskuun, nämä voidaan tulostaa IFLA-viikolla Kansalliskirjastossa.

• Jarmon laatima luonnos tekstiksi
• Tommin NLF Bulletiniin kirjoittama UKJ-juttu
• IFLAn ohjeet
• "poster boards are 95cm wide and 197cm high: portrait style.", Jukka Pennasen kokoehdotus: 95x150cm (75EUR).

6. UKJ tiedotuksesta KVP:n palvelukyselyssä

• Sovittiin, että lopulliseen projektisuunnitelmaan lisätään viestintäsuunnitelmaosio - miten hankkeesta viestitään 2013 alkaen. Syksyllä 2012 pitäisi miettiä, miten hanketta markkinoidaan. Valmistelutyön ohessa kerätään raporttia, miten ja missä valmistelutyössä ollaan tiedotettu hankkeesta.
• UKJ:sta tiedotetaan myös ELY-keskusten kiertueella, jossa Kansalliskirjaston osuudessa tiedotetaan KDK:sta, metatietovarannosta ja UKJ:sta. UKJ:n esittelijäksi on merkitty Tommi, Ari lupasi olla tässä mukana.

7. Ryhmien 8 (kustannus-hyöty analyysi/laskelma) ja 9 (hallintomalli, juridiset kysymykset ja rahoitusratkaisu) asiat

•  Kustannuskysely webropol-elomakkeella. Tehtiin lomakkeeseen korjauksia ja päätettiin kyselyn toteuttamistavasta.

Sovittiin, että kirjastojärjestelmä määritellään tarkemmin heti lomakkeen alussa ja saatelauseita lisätään. Kohta 8 siirretään kohdan 3 perään ja lisätään esimerkkejä, minkälaisia järjestelmiä tämä kattaa ja minkälaisia ei (esimerkkejä eri sektoreiden järjestelmistä). Jo johdantoonkin voidaan lisätä esim. että "tällä kyselyllä..käytössä olevien kirjastojärjestelmien vuosikustannukset." (Tähänkin voi laittaa esimerkkejä järjestelmistä.)

Todettiin, että yleisissä kirjastoissa yhteismitallisten ja tarkkojen vastausten saaminen voi olla hankalaa. Yleisissä kirjastoissa kysely lähetetään maakuntakirjastojen johtajille, jotka huolehtivat esim. siitä, että kirjastokimppaa koskevat vastaukset tulevat vain yhdestä kirjastosta.

Kohta 6 (henkilöstökulut) määritellään tarkemmin: kirjastojärjestelmän ylläpidon henkilöstökulut ja työaika (sis. pakolliset sivukulut). Tähänkin kohtaan lisätään vielä esimerkki, mitä ylläpito on ja mitä se ei ole. Esimerkiksi luettelointi ei ole ylläpitoa.

Huomautuslause korjattiin: "Tähän lasketaan mukaan myös mahdolliset ostopalvelut siltä osin kuin ne eivät ole mukana AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden kustannuksissa tai kirjastokimpan erikseen annettavissa luvuissa." Arin yhteystiedot lisätään lomakkeen alkuun (lisätietoja...). Suurin osa kyselyn kentistä on pakollisia ja suurin osa myös numeraalisia, mikä nopeuttaa loppuanalyysiä.

Strategiaryhmä katsoo vielä kyselyn, joka lähetetään strategiaryhmän kokouksen (29.5.2012) jälkeen. Vastausaikaa elokuun loppuun.

8. Hankeen töiden yleinen vaihe/eteneminen ja alustavaa suunnittelua syksyn osalta

Ollaanko aikataulussa? Onko meillä resussit saada työt tehtyä suunnitelussa aikataulussa?

Päivitettiin UKJ-valmistelun aikataulua.

Joensuun Avoin kirjasto 2013 -projektissa on päätetty alkaa tarkemmin tutkia vain Evergreeniä, jota aiotaan kehittää kirjastojärjestelmäksi. Koha jätetään nyt syrjään. Hankkeesta on neuvoteltu OKM:ssä. Hankkeen projektityöntekijä osallistui Evergreen-kehittäjien konferenssiin Indianapolisissa, Ari lupasi laittaa tästä ja materiaaleista lisätietoa, esim:

http://evergreen-ils.org/dokuwiki/doku.php?id=conference:2012

Rovaniemen hankkeen piti alunperin päättyä 2012 lopussa, mutta projektia ollaan jatkamassa ensi vuoden puolelle. Rovaniemessä katsotaan kuitenkin enemmän yhteishankkeita (UKJ, Joensuu). Rovaniemi voisi mahdollisesti olla UKJ:n testaaja, jos hankkeen aikataulu on riittävän nopea.

9. UKJ työryhmien työpajat elokuussa

• ti 28.8.2012 klo 10-16 (HY:n päärakennus, Fabianinkatu 33, sali 12 + ryhmätyöskentelyssä klo 11-15 salit 9, 11, 14 ja 15). Järjestelyvastuu: Työryhmä 6 + Lassi.

10. OKM-tapaamiset

UKJ-hankkeen puitteissa on sovittu kaksi (eli erikseen tiede- ja kulttuuripuolen) tapaamista OKM:ään. Kaksi, koska tälle keväälle ei enää saatu sovittua yhtä yhteistä tapaamisaikaa.

Maanantaina 14.5. on OKM:n KuPo-puolen tapaaminen ja 28.5. on tiedepuolen tapaaminen. KuPo-puolen tapaamiseen hankeen puolelta pääsee osallistumaan Tommi Jauhiainen, Ari Mäkiranta ja Sinikka Luokkanen, mukaan pääsee myös YKN:stä Erkki Lounasvuori. Tiedepuolen tapaamiseen osallistuvat Kristiina Hormia-Poutanen, Tommi Jauhianen, Jarmo Saarti ja Sinikka Luokkanen. Eila toivoi, että myös erikoiskirjastot otetaan tapaamisessa huomioon, vaikka eivät olekaan OKM:n alaisia.

Tällä viikolla Linnea2- ja AMKIT-konsortiot ja KK olivat OKM:ssä neuvottelemassa kirjastojärjestelmien palvelimien käyttöpalvelusopimuksen uusimisesta. Nykyinen, CSC:n kanssa tehty sopimus on umpeutumassa. Myös metatietovarannon laajentamisesta on juuri neuvoteltu OKM:ssä.

Molemmissa UKJ-hankkeen OKM-tapaamisissa otetaan esille kirjastosektorien kokonaisuus ja erikoiskirjastojen asema. 28.5. tapaamiseen päätettiin kutsua myös Eila erikoiskirjastojen edustajana. Tästä ilmoitetaan myös OKM:ään.

11. Ohjausryhmän kokous

Ohjausryhmän seuraavaksi kokousajaksi oli sovittu 23.5.2012 klo 12-16 (paikka: Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste, kokoushuone D326 - etäosallistuminen mahdollista). 

Päätettiin perua UKJ-ohjausryhmän kokous 23.5.2012, koska ajankohta ei ole nyt paras mahdollinen. Koska kokousaika on jo sovittu, agenda muutetaan metatietovarannon ohjausjärjestelmää pohtiva kokous (ja mahdollisesti ohjausryhmien omat kokoukset). Ohjausryhmän syyskuun kokousajasta tehdään doodle-kysely elokuun alussa. Lassi ja Nina tekevät tästä perumis- ja agendan muutoksesta tiedottavan kirjeen.

12. Seurava valmisteluryhmän kokous

Pe 21.9.2012 klo 11.30 - n. 16.00. (Kokousta ennen "lounastauko").

13. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.42.