2012-03 kokous 8.3. 10-16

Valmisteluryhmän kokous 8.3.2012

Aika: 8.3.2012 klo 10.00 - 12.30

Paikka: Kansalliskirjasto (Vallilan toimipiste), Teollisuuskatu 23, D326 (Hemuli).

AC-kokoushuone: https://connectpro.helsinki.fi/vallila-ukj/

Kutsutut:

Kutsutut alustajat:  -

Muistio:

1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja kokouksen asialistan vahvistaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10, todettiin läsnäolijat. Muihin asioihin lisättiin  Info UKJ-hankkeesta (A4), arviointikehikko ja arkkitehtuurin läpikäyminen, mutta koska varsinainen kokous jouduttiin lopettamaan aikaisemmin, lisättyjä asioita työstettiin vasta kokouksen jälkeen.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksyttiin 16.1.2012 pidetyn kokouksen pöytäkirja ja vahvistettiin 30.1.2012 pidetyn valmisteluryhmän ja ohjausryhmän yhteiskokouksen pöytäkirja hyväksytyksi.

3. Työryhmien 1-7 ja 10 tilannekatsaukset

Kaikille työryhmille perustettu oma sähköpostilista, joille muutkin voivat lähettää viestejä: esim. UKJ-työryhmän 1 lista: kk-ukj1(at)helsinki.fi.

Työryhmä 1 (Tommi): 17.2. edellinen kokous.

Ryyhmässä 6 keskusteltiin työryhmässä käsitellyistä asioista ja pohdittiin, tarvitaanko hakuindeksejä ja pitääkö niitä määritellä tässä vaiheessa. Indeksejä ei tarvita välttämättä hakujen kohdistamiseen, mutta saatetaan tarvita hakujen nopeuttamiseksi. Kaikkien tietoelementtien mukaan (ja niiden erilaisilla yhdistelmillä) pitää kuitenkin pystyä tekemään hakuja.

MARC-formaatti ei "kuole kovin nopeasti", eli sen käyttö jatkuu myös uudessa kirjastojärjestelmässä.

Tietueisiin tehdään kieli- ja merkistökonversioita, mutta alkuperäinen tietue pitää kuitenkin pystyä säilyttämään.

On pohdittu myös monikielisiä sanastoja ja erikielisten sanastojen yksittäisten asiasanojen yhdistämistä sanastojen välillä. Määrittelytyössä ontologiat, asiasanastot ja luokitukset on toistaiseksi kuitenkin jätetty omaksi moduuliksi, jota ei määritellä, mutta jolle esitetään toiveita ja vaatimuksia, mm. rajapinnat ulkomaisiin ontologia- yms. järjestelmiin.

Keskustelua: pohdittiin, tarvitaanko indeksejä hakemistojen tekemiseksi (esim. tekijöiden/asiasanojen selaus). Todettiin, että mistä tahansa tietoelementistä on pystyttävä tekemään hakuelementti.

Työryhmä 2 (Tommi):: 13.1. edellinen kokous, 14.3. seuraava.

Työryhmä 3 (Tommi):

Työryhmät 3 ja 4 ovat pitäneet yhteiskokouksen 8.2. Kokouksessa todettiin, että ryhmien välillä on yhdistäviä tekijöitä enemmän kuin erottavia: periaatteessa hankinta on samanlaista. Ryhmien työtilat on yhdistetty, mutta ryhmiä ei.

Ryhmä 3 piti oman koko päivän kokouksensa 7.3. Siinä keskityttiin hankintapuoleen, elinkaareen ei ole vielä paneuduttu. Monografioiden osalta hankintaosiota muokataan wikissä päämäärälähtöisesti. Ryhmät 3 ja 4 sopivat taulukoiden täyttötavasta keskenään. Ryhmä 3 nimittää itsellensä varavetäjän seuraavassa kokouksessaan.

Ryhmässä 6 keskusteltiin myös poistoon menevien kirjojen huutokauppaamisesta asiakkaille.

Työryhmä 4 (Tommi): kokoustaa samalla viikolla. Ryhmässä 6 on keskusteltu mm. elektronisten aineistojen aikarajoitteisesta omistamisesta.

Työryhmä 5 (Jarmo): piti edellisen kokouksena 7.2. ja seuraavan 14.3. Tilasto-asioita katsottiin vaikuttavuuden arviointiryhmän (ryhmä 10) kanssa ja ne päätettiin laittaa ryhmän 5 taulukkoon. Ryhmä nimittää itsellensä varavetäjän seuraavassa kokouksessaan.

Työryhmä 6 (Tommi): Työryhmässä ja valmisteluryhmän kokouksessa ("keskustelua") sovittiin myös seuraavaa:

Päämäärät: ei rajoiteta määrää, vaan siivotaan wikissä olevaa listaa myöhemmin. Siivotessa asioita yhdistellään ja jaotellaan esimerkiksi arkkitehtuurijaottelun mukaisesti. Päämääriä voisi korostetusti miettiä asiakkaiden toiminnan kannalta.

Käsitteistö projektisuunnitelmaan: Keskustelua: jokainen ryhmä tutkii mitä käsitteitä tarvitsee, ja päivittää yhteistä listaa sen perusteella. Käsitteet kootaan UKJ-wikiin. Peruskäsitteiden pitäisi olla idioottivarmat, jotta tiedetään kaikkin puhuvan samoista asioista samoilla termeilllä. Käsitteet pitäisi voida yhdistää XDW-käsitemalliin.

Tietoarkkitehtuuri: Seuraavaan ryhmän 6 kokoukseen tehdään tietoarkkitehtuurin taulukkopohjia.
Keskustelua: Otetaan nykyisistä järjestelmistä pohjat, minkätyyppisiä asiakkaita on - ja joka tapauksessa uuteen järjestelmään on tarkoitus konvertoida vanhat asiakastiedot (henkilö- ja organisaatioasiakkaat, vendorit jne). Voyager-hankinnan RFP linkitetään wikiin.

Kirjastojen tiedot: Tarvitaan kaikenlaisiin toimenpiteisiin järjestelmän sisäisesti ja asiakasliittymässä.

- Saatavuustilanne: mistä aineiston saa, missä kirjasto on ja milloin se on auki, etc.
 - Eri asiakasryhmien erilaiset käyttöoikeudet eri kirjastoissa ja kirjastojen välillä.
 Keskustelua: eri kirjastojen tietojen koonti: nyt työn alla kirjastot.fi -palvelussa.

Monikielisyys: Järjestelmän pitää pystyä toimia monella kielellä. Kaikki tekstit kaikissa käyttöliittymissä pitää pystyä lokalisoimaan useammalle kielelle. Tuettava merkistö on UTF-8. Henkilönimet asiakasrekisterissä voivat myös olla monella kielellä. Monikielisyyttä voisi miettiä jokaisessa UKJ-työryhmässä.

Työryhmä 7 (Sinikka): Riskianalyysiä alettiin työstää tekstiin. Keskusteltiin siitä, että UKJ-pääsivulle tehtäisiin "toiveiden tynnyri", jonne kuka tahansa kirjautunut käyttäjä voi työstää asioita.

Keskustelua: "toiveiden tynnyri" lisätään etusivulle. Samaan yhteyteen etusivulle myös lyhyt, selkokielinen hankkeen kuvaus (ainakin linkitettynä). Päätettiin laittaa hankkeen lyhyt kuvaus ja toiveiden tynnyri heti sivun alkuun. Tommi: todettiin, että toiveiden tynnyrin voisi ehkä tehdä KK:n wordpressiin, joka linkitetään UKJ-wikiin. Kommenteissa täytyisi kuitenkin olla automaattiinen spämmin tarkistus (tai moderointi). Asiaa tutkitaan KVP:ssa. Kommenttien yhteyteen voi pyytää antamaan (vapaaehtoisesti) yhteystiedot, jotta kommentoijaan voidaan ottaa yhteyttä, jos kommenteista on jotain kysyttävää tari tarkennettavaa.

4. Työryhmän 8 Kustannus-hyöty analyysi/laskelma nimittäminen

Aiemmin on sovittu, että työryhmä 8 nimitettäisiin alkuvuodesta 2012.

Esitys: Tässä vaiheessa ei perustettaisi/nimitettäisi uutta työryhmää, koska kirjastosektoreiden osalta tähän hankkeeseen liikenevät resurssit alkavat olla jo hankkeessa mukana. Pyritään siis tekemään työryhmän 8 tehtävät muulla työtavalla. Työryhmä 7 on valmis tekemään nykytilanteen kokonaiskustannusanalyysin. Työryhmän 7 kokouksessa ajateltiin hoidettavan se esim. Webropol-kyselyllä. Kustannus-hyötyanalyysissa kannattaa mahdollisimman paljon hyödyntää VM:n tekemää Valtionhallinnon yhteistä tietojärjestelmähankkeiden arviointikehikkoa (kts. projektisuunnitelman luku Rahoitusratkaisut ja kustannus-hyötyanalyysi.

Päätös: Työryhmää 8 ei tässä vaiheessa perusteta. Työryhmä 7 ottaa tässä vaiheessa työryhmälle 8 kaavailluista tehtävistä kustannusanalyysin tehtäväkseen. Webpropol-kysely lähetetään kaikille työryhmille kommentoitavaksi ja testattavaksi.

5. Työryhmän 9 Hallintomalli, juridiset kysymykset ja rahoitusratkaisu nimittäminen

Aiemmin on sovittu, että työryhmä 9 nimitettäisiin alkuvuodesta 2012.

Esitys: Tässä vaiheessa ei perustettaisi/nimitettäisi uutta työryhmää, koska kirjastosektoreiden osalta tähän hankkeeseen liikenevät resurssit alkavat olla jo hankkeessa mukana. Pyritään siis tekemään työryhmän 9 tehtävät muulla työtavalla.

• Juridisia kysymyksiä:* OpenData  - tuleeko tämä Kansalliskirjastossa selvitettyä Lindan laajennuksen yhteydessä?
• Asiakasrekisteri ja asiakasta koskevat tiedot keskusteltavaksi ryhmään 6.* Hallintomallista ja rahoitusratkaisuista järjestettäisiin myöhemmin työseminaari, jossa valmistelutyö niiden osalta pääasiassa tehtäisiin.

Keskustelua: OpenData:Tietueiden omistusasia tulee metatietovarantohankkeessa esille. Perusviitetiedoista toivotaan OpenDataa. Neuvottelut BTJ:n kanssa vielä kesken. Lähtökohtana voisi olla, että kaikki data mikä pystytään antamaan avoimeksi, annetaan avoimeksi (myös some-data). Asiakastiedot ja asiakkaisiin kytkeytyvät lainatiedot eivät olen avointa dataa, mutta yksilömätön, tilastollinen lainatieto voisi olla OpenDataa.

Päätökset: Työryhmää 9 ei tässä vaiheessa perusteta. Työryhmälle 9 kaavaillut juridiset kysymykset selvitetään metatietovarantohankkeessa ja asiakasta koskevien tietojen osalta osittain työryhmässä 6. Hallintomalliin ja rahoitusratkaisuun liittyvät tehtävät käsitellään työseminaarissa, jonka ajankohta ja alustukset sovitaan erikseen.

6. IFLA 2012

Esitys: lähetetään IFLAan posteriehdotus UKJ-hankkesta.

Ifla call for posters - deadline jo 9.3.2012.

Title of Poster Session: Towards a new library system
Name of presenter(s):  submission-vaiheessa nimettiin esittäjiksi: Jarmo Saarti, Sinikka Luokkanen, Tommi Jauhiainen, Lassi Lager (voidaan tarkistaa esim. posterin esittelijät mahdollisen hyväksymisen jälkeen)
Korkeintaan 200 sanan abstrakti:

Finnish libraries are using different integrated library systems. Higher education libraries funded by the Ministry of Education and Culture are using the same ILS in three different installations on the same hardware. Special and public libraries are using several different systems. Many of these library systems are reaching their end-of-life phase. During the spring and summer of 2011 all the Finnish library sectors together with the National Library of Finland formed a joint committee in order to assess the feasibility of a library system entirety, possibly an open source solution, that would suit the needs of all the different types of libraries.

The new Finnish legislation, passed in 2011, drives towards the interoperability of information systems that are funded by the government. To be in line with the legislation the committee decided to use enterprise architecture as a method describing the functionalities of the new library system. Several working groups were formed from all types of libraries to do the actual hard work. The working methods include wiki-collaboration, email-lists, long-distance meetings and face-to-face meetings.

We find this collaborative, volunteer, work to be efficient and would like to share our experiences with other countries.

(193 sanaa)

Keskustelua: Jarmo, Tommi ja Sinikka tekivät posterin pohjan. Abstrakti on katsottu myös ryhmässä 6.

Päätös: Lassi lähettää yllä olevan posteriesityksen abstraktin Iflaan 9.3. mennessä.

7. Valmisteluryhmän seuraava kokous

Päätetään kokouksen aika doodle-äänestyksellä.

Ensin järjestetään doodle-äänestys ohjausryhmän kokouksesta (toukokuulle, viikot 21-23, kaikki päivät, kesto 12-max16). Kaikille ohjausryhmille luodaan omat kyselyt (sihteeri ja pj hoitavat). Linnea2-ohjausryhmän ja AMKIT johtoryhmän uudet kokoonpanot päätetään vuosikokouksissa  24.4.2012.

Kun ohjausryhmän kokousaika on päätetty, sovitaan valmisteluryhmän oman kokouksen aika (ohjausryhmän kokousta ennen,  n. 3 tunnin kokous).

8. Muut asiat

• Info UKJ-hankkeesta (A4): työstetty kokouksen jälkeen
• Arviointikehikko: keskustelua jatkettu kokouksen jälkeen.
• Arkkitehtuuri: keskustelua jatkettu kokouksen jälkeen.
• UKJ-työryhmien työpaja pidetään 28.8.2012 klo 10-16 Helsingin yliopiston päärakennuksessa.
• Esko Ala-Peijari kertoi, että Anne Kauhanen-Simanainen oli ollut kiinnostunut meidän hankkeesta. Työryhmän 6 kokouksessa esitettiin työseminaaria, jossa pidettäisiin ainakin seuraavat alustukset:

1. UKJ-esittely (n. 30 min)
2. Julkishallinnon tietovarantojen saatavuuden ja käytön edistäminen / työryhmän puheenjohtaja Anne Kauhanen-Simanainen (JulkICT-toiminto, VM www.julkict.fi ) (n. 45 min)3
3. CSC:ltä XDW.esittely (45 min)
4. Keskustelua / paneeli Toteuttamismahdollisuudet ym. (joka väliin ja loppuun).

• Kesto yhteensä 4 t, lyhyt kahvitauko välissä, klo 12-16.

Työseminaarista: UKJ-hankkeen esittely seminaarin avaukseen.

1. Doodle-kysely alustajille: CSC:ltä Klaus Lindberg, Manne Miettinen, VM:stä (JulkICT) Anne Kauhanen-Simanainen. 
2. Jos Doodle-kysely antaa vaihtoehtoja, kysytään vielä erikseen OKM:n edustajilta kuka pääsisi ja milloin (Hannu Sulin /  Barbro Wigell-Ryynänen ja Anne Luoto-Halvari).
3. Kun kokousaika ja alustava asialista on päätetty, ilmoitetaan ne työryhmille ja muille kutsuttaville:  Ilmari Hyvönen, Minna Karvonen (OKM  / KDK), Heikki Lunnas (Kuntaliiton tietoyhteiskuntayksikkö), Tommi Karttaavi, Tommi Oikarinen (VM), Kuntien Tiera. Jos OKM:stä ei pääse kukaan osallistumaan seminraariin, pitää järjestää erikseen heille tapaaminen.

• Ajankohta, kesto: 4 t: alustajilta ja muilta kysytään: doodle-kysely mahdollisista ajoista alustajille: 10.4. - huhtikuun loppu. Tarvittaessa ryhmille vielä eri doodle (seminaariin siis kutsutaan kaikki UKJ-työryhmät, myös ohjausryhmälle tiedoksi.

Muuta: UKJ-käsitteistön lisäksi lisäksi kaivataan UKJ-lyhenneavainta.

9. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.30.