Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän saatekokous

Aika: 17.6.2011 klo 9.00 - 11.40

Paikka: Kansalliskirjaston kokoustilat, Yliopistonkatu 1, Helsinki

Kutsutut: 15.6. pidetyssä valmisteluryhmän ensimmäisessä kokouksessa kokouskutsu päätettiin lähettää alunperin suunniteltua laajemmalle joukolle. Kokoukseen kutsuttiin uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmä, Linnea2-konsortion ohjausryhmä, AMKIT-konsortion johtoryhmä, Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta ja Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta.

Osallistujat:

Valmisteluryhmästä:

• Esko Alapeijari, CSC. (AMKien tietohallinnon asiantuntija) (klo 10 asti)
• Risto Heikkinen, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto (etäyhteydellä)
• Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto
• Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto (etäyhteydellä)
• Lassi Lager, Kansalliskirjasto (valmisteluryhmän sihteeri)
• Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto (valmisteluryhmän pj)
• Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto
• Eila Vainikka, Kuntaliiton kirjasto

Linnea2-ohjausryhmästä myös:

• Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
• Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto
• Vuokko Palonen, Tritonia
• Kaisa Sinikara, Helsingin yliopiston kirjasto
• Pentti Vattulainen, Varastokirjasto

AMKIT-johtoryhmästä myös:

• Susanna Kinnari, Diakonia amk:n kirjasto
• Eeva Klinga-Hyöty, HAAGA-HELIA amk:n kirjasto (etäyhteydellä)
• Jussi Kärki, Satakunnan amk:n kirjasto
• Ulla-Riitta Lahtinen, Metropolia amk:n kirjasto
• Antti Peltonen, Pohjois-Karjalan amk (varajäsenen tuuraajana)
• Marjatta Puustinen, Kemi-Tornion amk / Lapin tiedekirjasto (AMKIT / Linnea2)

Yleiset kirjastot:

• Irma Kyrki, Oulun kaupunginkirjasto (etäyhteydellä)
• Piia Semenoff, Oulun kaupunginkirjasto (etäyhteydellä)

MUISTIO

1. Kokouksen avaus

Valmisteluryhmän puheenjohtaja Sinikka Luokkanen avasi kokouksen klo 9.00. Pidettiin esittäytymiskierros.

Alustava, etukäteen lähetetty agenda:

• Valmisteluryhmän toimeksiannon käsittely ja hyväksyminen
• Keskustelua, miten kirjastokenttää toivotaan otettavan mukaan valmisteluun
• Keskustelua tiedottamisesta

2. Valmisteluryhmän toimeksiannon käsittely ja hyväksyminen

• Sinikka Luokkasen esitys

Sinikka Luokkanen alusti, miten tähän kokoukseen on päästy, kertoi valmisteluryhmän kokoonpanosta ja 15.6. pidetyn ensimmäisen kokouksen kulusta. Samassa yhteydessä keskusteltiin yleisesti hankkesta ja käsiteltiin valmisteluryhmän toimeksiantoa.

Työn alla oleva tavoite: "Kaikkien kirjastosektorien käyttöön soveltuvan kirjastojen järjestelmäkokonaisuuden toteuttamisen mahdollistaminen".

2.1 Yleistä keskustelua hankkeesta

• Todettiin, että alku kannattaa kulkea yhdessä (kaikki sektorit mukana) niin pitkälle kuin mahdollista, vaikka lopputuloksena ei voitaisikaan mennä samanlaiseen järjestelmään. Työn alla oleva tavoite on toistaiseksi hyvin lavea, sitä lähdetään hankkeessa tarkentamaan.
• Tietohallintolaissa todetaan, että tietojärjestelmien kehityksen pitäisi olla toimintalähtöistä, toimintoja ja palveluja tukevaa.
• Kokonaisarkkitehtuurikuvaus tarvitaan ennen projektisuunnitelman valmistumista ja asiakaslähtöisyys täytyy huomioida.

ASIAKASLÄHTÖISYYS

Kaikki järjestelmät tehdään viime kädessä asiakkaita varten. Loppukäyttäjä hakee tietoa joko muualta tai kirjastojärjestelmästä, ei välitä mikä tai kenen järjestelmä. Lähtökohtaisesti tässä projektissa ei kuitenkaan keskitytä  asiakkaiden toimintaympäristöön, vaan niihin moduleihin jotka tapahtuvat kirjastoissa. Rajapinnat täytyy kuitenkin olla kaikkiin järjestelmiin.

SEKTORIT / KIRJASTOT

Se, minkälaista järjestelmää tietty kirjasto tarvitsee, ei riipu välttämättä kirjastosektorista vaan kyseisen kirjaston koosta ja painotuksista. Tämän takia yhdessä tekemällä on mahdollista saada parempi järjestelmä kaikille, kuin tiukasti sektoreittain. Prosessit: jos nyt on kädet savessa jonkun yhden järjestelmän kanssa, on vaikea katsoa tilannetta kauempaa.

Vaikka hankinta hajoaisi, yhteisesti tehty määrittely hyödyttää kaikkia hankintavaiheessa. Tässä prosessissa opitaan myös yhdessä siitä, mikä on kaikille tulossa (tietohallintolaki). Välttämättä ei tarvitse pyrkiä yhteen yhteiseen järjestelmään, vaan järjestelmäkokonaisuuteen.

Keskusteltiin siitä, tulisiko toimeksiannon tekstissä puhua välttämättä lainkaan "kaikista sektoreista", vaan pelkästään "kaikista kirjastoista". Erikoiskirjastosektorilla on kuitenkin hyvin erilaisia kirjastoja ja rahoitus tulee pääasiassa muualta kuin OKM:stä. Tämän takia toimeksiantoon kirjatussa tavoitteessa tulee mainita myös eri sektorit.

YLEISET KIRJASTOT

Yleiset kirjastot ovat hyvin vahvasti tulossa mukaan yhteisluetteloon (yhteiseen tietovarantoon). Monien yleisten kirjastojen nykyiset järjestelmät ovat vanhentuneita ja ne ovat joka tapauksessa vaihtamassa lähiaikoina järjestelmää. Tämänkin takia kannattaa tehdä yhdessä pohjatyötä josta kaikki hyötyvät. Yleiset kirjastot ovat kuitenkin heterogeeninen porukka. On kimppoja, itse muokattuja Open Source -järjestelmiä (esim. Hailuoto) jne.

2.2 Projektisuunnitelman aikataulu

• Tavoiteaikataulu projektisuunnitelmalla 31.8.2012.
• Tässä kokouksessa ei vielä saada selville, minkälainen järjestelmän pitäisi olla, koska kaikilla on erilaiset tavoitteet. Tarvitaan välipalavereita eri osa-alueista.
• Tehdään vuodenvaihteessa 2011-2012 väliraportti.
• Korkeakoulujen tulosneuvottelut kaudelle 2013-2016 ovat nykyisen tiedon mukaan syksyllä 2012 - tämäkin huomioidaan työryhmän työssä.
  
  

2.3 Projektisuunnitelmassa määriteltävät asiat

Todettiin, että projektisuunnitelman teko on iso työ ja homma pitää pilkkoa. Porukkaa tätyyy työllistää pitkin kenttää ja saada kaikki osalliset toimimaan hyvin nopealla aikataululla, jotta yhteiseen pyöritykseen ja yhteen nivomiseen löytyy aikaa.

2.3.1 Tarvittavat yhteiset pelisäännöt ja toimintakulttuurit (esim. lainaus- ja luettelointiperiaatteet)

• Esim. kaukopalvelussa mietitään paraikaa yhteistä kokoelmapolitiikkaa.
• Todettiin, että lainaamisen sijasta voitaisiin puhua käyttöoikeuksien antamisesta eri tyyppisiin aineistoihin.
• Valmisteluryhmässä pelisääntöjä ei voida kuitenkaan miettiä, vaan esimerkiksi neuvostojen työvaliokuntien tulisi miettiä niitä. Esimerkiksi Linnea-työryhmissä ja muissa  luettelointi- ym. ryhmissä ollaan jo mietittykin yhteisiä pelisääntöjä, mutta nyt pitäisi olla selkeämmin mukana myös yleisten ja erikoiskirjastojen edustus. Korkeakoulukirjastoistakin myös niillä, joita ei ole nimetty työryhmiin, pitäisi olla selkeä mahdollisuus osallistua tähän työhön.
• Sektoriedustajat voisivat kokoontua ja miettiä, mitä sovittavia pelisääntöasioita on. Työssä käytettäisiin asiantuntijaryhmiä, esim. Linnea-työryhmät + puuttuvat sektorit. Nämä toisivat asiat valmisteltuna "ylemmälle tasolle".
• Pohdittiin sitä, että jos yhteinen järjestelmä vaatii yhteisiä pelisääntöjä, se alkaa väkisinkin ohjaamaan jossain määrin kirjastojen toimintaa.
• Päätöksentekijät halutaan jo alkuvaiheessa mukaan (jotta yhteisistä pelisäännöistä voidaan sopia).

2.3.2 Kirjastojärjestelmiin perustuvat tuotteet ja toiminnot nyt ja tulevaisuuden tarpeet

• Todettiin, että nykytilanteen kartoitukseen ei kannata käytää liikaa aikaa, vaan miettiä enemmän uutta. Tässäkin asiassa voidaan kuitenkin esim. Voyager-kirjastojen osalta hyödyntää Linnea-työryhmiä, joiden jäsenet ovat päivittäin käytännön tekemisissä nykyisten järjestelmien kanssa ja joilta tulee myös konkreettisia ideoita.

2.3.3 Yhteisten tietokantojen mahdollisuudet ja tarpeet

• Yhteisiä elementtejä tulee olemaan, esim. yhteinen keskustietovaranto (yhteisluettelo). Yhteinen käyttöliittymä taas voi näyttää asiakkaalle, miten hän saa aineiston käyttöönsä.
• Lainausjärjestelmät voisivat kuitenkin olla paikallisia. Jarmo Saartin mielestä lainaustoimintojen pitäisi olla silti sellaisia, että samanlainen järjestelmä toimii kaikilla, mutta tiedonhaussa tarvitaan enemmän kirjastokohtaista räätälöintiä. Tähän asti on  toimittu aika paljon järjestelmäntoimittajien ehdoilla, ja "jälki on sen mukaista".
• Suunnitelmassa mietitään, sisältääkö uusi järjestelmäkokonaisuus "kaiken aineiston."

2.3.4 Kaikille yhteisten ja tarpeen mukaan räätälöitävien osuuksien suhde

• Pohdittiin, kuuluuko kirjastojärjestelmäkokonaisuuteen myös esim. taloushallinto?
• Mietittiin, haetaanko pienintä yhteistä nimittäjää, joka on paras kaikille. Todettiin, että koska eri kirjastoilla on erilaisia tarpeita, modulaarinen järjestelmä on realistisempi kuin kaikille yhteinen.
• Tavoitteena kirjastojen prosesseissa tarvittava järjestelmäkokonaisuus (toimeksiantoon kirjattiin: kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus).
• Henkilökuntaliittymiä tulee olemaan useita ja ne ovat kirjastoittain räätälöitävissä, mutta takana olevien modulien ei tarvitse varsinaisesti näkyä. Myös henkilökuntaliittymien tarpeiden kartoitus on osa tätä prosessia.
• Todettiin kuitenkin, että pienissä kirjastoissa (sektorista riippumatta) usein halutaan, että on yksi järjestelmä, jolla voi tehdä kaikki asiat.
• Mihin kaikkeen yhdellä työkalulla pystytään?
• Pohdittiin myöhemmin ratkaistavia asioita: sisältääkö tämä erilaiset metatiedot, sisältyykö julkaisujärjestelmäkuvio kirjastojärjestelmään, entä auktoriteettitietokanta?
• Kirjastojen tarpeiden kartoitus on tärkeää, näin laajaa yhteishankintaa (tai -suunnitelmaa) ei ole välttämättä tehty. Vaikka julkaisuarkistot (ja -rekisterit?) eivät tulisi mukaan, yhteyden niihin täytyy olla hyvä.

2.3.5 Huomioitavat standardit ja rajapinnat

• Esitettiin, että kirjastojärjestelmän asemesta pitäisi tehdä rajapintoihin tukeutuva modulaarinen ratkaisu, joka on kaikille samanlainen mutta näyttäytyy erilaisena.
• Kaikkien järjestelmien täytyy keskustella keskenään, tietojen täytyy kulkea järjestelmien välillä standardoitujen rajapintojen avulla.
• Uuden järjestelmäkokonaisuuden hankinnassa täytyy miettiä kustannushyötyä: kaikkia käytössä olleita järjestelmän osia ei välttämättä korvata uusilla. Täytyy muodostaa käsitys siitä, mitä nykyisiä moduleita voidaan hyödyntää jatkossakin (esim. SFX), mitkä osat täytyy korvata ja mitä voitaisiin kehittää.
  
  

2.3.6 Riskianalyysi

Todettiin, että projektisuunnitelmassa täytyy tehdä selkeä riskianalyysi.

2.3.7 Rahoitusratkaisu ja kustannus-hyötyanalyysi

Jos mennään yhteiseen järjestelmäkokonaisuuteen, hallintomalli ja rahoitus täytyy ratkaista. (Päätettiin kuitenkin pilkkoa projektisuunnitelmassa eri osa-alueiksi.)

• Rahoitusta täytyy lähteä pian valmistelemaan. Varsinkin pysyvää keskitettyä rahoitusta voi olla vaikea saada, hanketyyppistä rahoitusta helpommin. Haasteena on, että samaan aikaan täytyy rahoittaa vanhat järjestelmät ja suunnitella uutta. Myös pitkäaikaissäilytysjärjestelmä on kallis. Jos rahoitusta saadaan vain suunnitteluun, täytyy miettiä eri skenaarioita ja miten itse hankintaan voitaisiin saada rahoitus.
• Tietohallintolain taustalla on valtionhallinnon kustannustehokkuuden parantaminen. Myös se on tärkeää ja sitä kannatta painottaa, jos ja kun hanke tehostaa asiakaspalveluprosesseja ja säästää aikaa.
  
  

2.3.8 Hallintomalli ja juridiset kysymykset

• Mietittävä myös sitä, missä kohtaa uuden järjestelmän hallintomalli ratkaistaan.
• Juridiset kysymykset: sisältää mm. tietosuoja-asiat
• Lainsäädäntö on erilainen eri sektoreilla, kun puhutaan esim. maksujen perimisestä.

2.3.9 Aikataulu

• Tavoite: uuden järjestelmän ensimmäiset käyttöönottoprojektit 2014

2.4 Kentän kuuleminen

• Kirjastojen ja muidenkin asiantuntijoiden asiantuntemusta hyödynnetään.
• Asioita työstetään ja vastauksia haetaan mahdollisimman laajalla kentällä.
• Pysyviä uusi työryhmiä ei olla kuitenkaan tässä vaihessa perustamassa, vaan kyse on enemmän ad hoc - asiantuntijoiden hyödyntämisestä.
• Voidaan järjestää esim. päivän seminaareja, joihin kutsutaan asiantuntijoita. Valmisteluryhmä tai pienempi porukka hoitaisi seminaarien valmistelutyön.
• Linnea2-työryhmiä hyödynnetään tarpeen mukaan. Todettiin kuitenkin, että nykyisiä työryhmiä ei voi työllistää liikaa tässä hankeessa.

KÄYTETTÄVYYS

KDK-asiakasliittymää varten on tehty käytettävyyssuunnittelua. Kansalliskirjastossa on myös käytettävyysasiantuntija jota voitaisiin ehkä tarvittaessa hyödyntää. KK:ssakaan ei kuitenkaan ole lisäresurssia tämän suunnitteluun. Hankkeeseen kohdennettu työ on pois vakiopalveluista. Muutkin kirjastot tekevät tätä otona, projektiin ei ole ainakaan vielä kenelläkään rahoitusta.

TUTKIMUSYHTEISTYÖ

Todettiin, että kirjastopuolella tehdään turhan vähän yhteistyötä tutkijoiden kanssa. Tähän hankkeeseen voisi jo alkuvaiheessa kytkeä esim. opinnäytteet ja tarjota tutkimusaiheita. Hanke sopisi myös pitkittäistutkimuksen aiheeksi.

Kansalliskirjastossa ollaan järjestämässä tutkimusyhteistyötapaamista mm. informaatiotutkimuksen laitosten kanssa elokuussa.

Sovittiin, että Kansalliskirjasto ottaa hankkeen esille elokuun tapaamisessa ja tutkimusasia pannaan vielä muuten hautumaan  - kenelle ja millä eväin tutkimusaiheita lähdetään tarjoamaan jne. Hanke kannatta joka tapauksessa dokumentoida hyvin.

2.5 Tiedottaminen

Tommi ehdotti, että perustetaan hankkeesta tiedottamiseen täysin avoin sähköpostilista, jota kuka vaan voi seurata. Toisaalta todettiin, että sähköpostia tulee muutenkin liikaa ja wikissä tiedotusta ja kommentointimahdollisuutta pidettiin parempana.

Päätettiin, että wiki on hankkeessa parempi tiedotuskanava kuin sähköpostilista, mutta asia jätetään tarkemmin valmisteluryhmän mietittäväksi.

Keskusteltiin tarkemmin UKJ-wikistä. Voidaan avata yleinen wikialue kaikkien katsottavaksi, mutta säilyttää sen rinnalla tai sisällä suljettu alue. Käyttöoikeuksien hallinnointi voi olla haastavaa, jos monille täytyy erikseen määritellä muokkausoikeus wikiin tai lukuoikeus suljettuun wikiin, mutta Kansalliskirjastossa suunnitteilla olevassa uudessa wikissä nämä hoituvat helpommin. Valmisteluryhmä miettii tarkemmin wikejä.

Yleisen wikin rinnalla täytyy ilman muuta olla asiantuntijaryhmiä. Tämän päivän seminaari -ajatus (jossa osallistetaan ulkopuolisia) voisi olla raamina.

Kun kirjastoverkkopäiviä suunnitellaan, pitäisi tästäkin projektista olla osuus.Silloin voisi myös pitää tästä työpajan, ehkä kolmantena päivänä (kirjastoverkkopäivät kestävät kaksi päivää), jos muuten ei ohjelmaan mahdu. Sovittiin, että hanke on jollain tavalla mukana kirjastoverkkopäivillä, päätetään erikseen miten.

3. Yhteenveto

• Kokouksessa käytiin hyvää ja tärkeää keskustelua. Valmisteluryhmässä katsotaan, miten mennään eteenpäin.
• Kirjastoille täytyy viestiä siitä, mitä valmisteluryhmä tulee tekemään.
• Toimeksiantoa työstettiin kokouksessa ja se hyväksyttiin tämän kokouksen asiakirjana. Toimeksianto julkistetaan, kun siihen on saatu myös yleisten kirjastojen kommentit.
• Sovittiin, että sihteeri (Lassi Lager) oikolukee toimeksiannon. Tämän jälkeen puheenjohtaja (Sinikka Luokkanen) lähettää sen yleisten kirjastojen neuvostolle / työvaliokunnalle kommentoitavaksi. Sitten toimeksianto lähetään vielä kokoukseen kutsuttujen listalle tiedoksi / tarkistettavaksi, jonka jälkeen se julkaistaan.

4. Seuraaavat kokoukset

Seuraava kokous tällä laajalla ryhmällä pidetään alustavasti tammikuussa 2012. Valmisteluryhmä kokoontuu aikaisemmin, seuravat kokousajat sovitaan doodle-kyselyllä.

5. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.40.