Toimeksianto

Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän toimeksianto

Kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään useita erillisiä kirjastojärjestelmiä. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisilla korkeakoulukirjastoilla on kaikilla käytössä sama kirjastojärjestelmä yhteisellä palvelimella. Erikoiskirjastoissa kirjastojärjestelmät vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Useat kirjastot joutuvat vaihtamaan järjestelmiään lähitulevaisuudessa erilaisista syistä, mm. järjestelmän ikääntymisestä ja formaattimuutoksesta johtuen.

Valmisteluryhmän tavoitteena on määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus.

Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Järjestelmäkokonaisuuden toteuttamisessa huomioidaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassaolevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.

Valmisteluryhmä tuottaa projektisuunnitelman 31.8.2012 mennessä. Sen pohjalta päätetään erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.

Valmisteluryhmässä on edustus kaikilta kirjastosektoreilta ja Kansalliskirjastosta. Valmistelutyössä hyödynnetään jo tehtyä työtä, osallistetaan  asiantuntijoita ja olemassaolevia työryhmiä sekä kuullaan keskeisiä asiakasryhmiä. Valmisteluryhmä tekee väliraportin työn etenemisestä vuoden vaihteessa 2011-2012.

Projektisuunnitelmassa määritellään:

• tarvittavat yhteiset pelisäännöt ja toimintakulttuurit (esim. lainaus- ja luettelointiperiaatteet)
• kirjastojärjestelmiin perustuvat tuotteet ja toiminnot nyt ja tulevaisuuden tarpeet
• yhteisten tietokantojen mahdollisuudet ja tarpeet (bibliografiset, kokoelma-, asiakas-, ...tietokannat)
• kaikille yhteisten ja tarpeen mukaan räätälöitävien osuuksien suhde
• huomioitavat standardit ja rajapinnat
• riskianalyysi  
• rahoitusratkaisu ja kustannus-hyötyanalyysi
• hallintomalli ja juridiset kysymykset
• aikataulu (uuden järjestelmän ensimmäiset käyttöönottoprojektit 2014)

Koska 17.6. kokouksessa ei ollut läsnä edustajia yleisistä kirjastoista, niin tähän dokumenttiin pyydetään kommentit Yleisten kirjastojen neuvostolta ja tehdään tarvittavat muutokset toimeksiantoon.