Kotkan kehityksen suuntaviivat

1

Englanninkielinen sivu: [[doc:digit.Kotka Collection Management System.Manual for Kotka.GeneralYleistä.Outlines for Kotka development.WebHome]]

2

3

\\

4

5

Yliopistolain (558/2009) §72 mukaisesti "Helsingin yliopiston yhteydessä toimii luonnontieteellinen keskusmuseo. Luonnontieteellinen keskusmuseo vastaa luonnontieteellisten kansalliskokoelmien säilyttämisestä, kartuttamisesta ja näytteillepanosta sekä näihin liittyvästä tutkimuksesta ja opetuksesta." (Luomuksen yleinen ainreistopolitiikka 2015). **Kotkaa kehitetään osana Luomuksen kansallisia velvollisuuksia.**

6

7

Luomuksen kokoelmaohjausryhmä sekä Lajitietokeskuksen digitointirtyöryhmä ohjaavat, tukevat ja avustavat Kotkan kehitystä. Hiljattain (03/2022) on perustettu uusi Luomuksen sisäinen asiantuntijatyöryhmä ohjaamaan Kotkan kehitystä.

== Tavoitteet ==

**Yleisesti**: Kotka on luonnontieteellisten kokoelmien kokoelmanhallintajärjestelmä. Sen tavoitteena on:

12

13

* virtaviivaistaa kokoemanhallintaa (kiihdyttää)

14

* parantaa kokoelmien ja niiden datan saavutettavuutta ja käytettävyyttä eri tarkoituksiin (taksonominen tutkimus, muu tutkimus, kokoelmanhallinan seuranta ja parantaminen, tiedonjako)

15

* parantaa kokoelmien ja kokoelmadatan laatua

16

17

**Kokoelmien parissa työskentelevälle: **Kotka on työkalu, joka helpottaa kokoelmanhallintaa ja tukee organisaatioita sen tavoitteiden saavuttamisessa

18

19

**Tutkijalle**: Kotka parantaa näytedatan määrää, laatua ja saatavuutta

20

21

**Digitoijalle:** Kotka toimii digitoinnin tulosten tallennuspaikkana. Siitä voi olla apua digitoinnissa (esim. validoinnit).

\\

Nämä tavoitteet saavutetaan kehittämällä eri osa-alueiden toimintoja:

26

27

* näytedatan hallinta

28

** validoinnit, tallennus ja editointi

29

** haku ja tilastot

30

** kasvitieteellisten puutarhojen elävien kokoelmien hallinta

31

** DNA- ja kudosnäytedatan hallinta

32

** näytekuvien tallennus

33

* Etikettien tulostus

34

* ympäristönäytteiden hallinta

35

* Näytelainojen, -vaihtojen ja -lahjoitusten kirjanpito ja tilastointi

36

* datan julkaisu Lajitietokeskuksen kautta

37

38

Luomuksen luonnontieteellisten kokoelmien ensisijainen tehtävä ja sisältö on bio- ja geodiversiteettiä edustavien l**uonnonnäytteiden kokoaminen ja säilyttäminen** näiden alojen perustutkimusta ja yliopistotason opetusta varten. Luonnontieteelliset kokoelmat palvelevat myös muita yhteiskunnallisia tarkoituksia. Päämääränä on taata kansalliskokoelmien sekä niihin liittyvän informaation **korkea tieteellinen laatu** sekä mahdollisimman **hyvä saavutettavuus** tieteellisen tutkimustyön kannalta. Kokoelmanhallinan tulee olla tieteellisesti laadukasta ja **kustannustehokasta** (Luomuksen yleinen aineistopolitiikka 2015).

== Periaatteita ==

**Kotka on primaaridatan tallennuspaikka.** Kotkassa yllpidetäävää näytetietoa ei yläpidetä muualla.

43

44

**Kaikki Kotkan käyttäjät näkevät kaiken datan**, mutta voivat editoida vain oman organisaationsa dataa.

45

46

**Kaikki Kotkaan tallennettu data säilytetään pysyvästi. **Vanhoihin versioihin datasta voidaan siksi palata.

47

48

**Kotkan datarakenne on joustava** ja painottaa nopeaa kehitystä ja käytännöllisyyttä eri tilanteissa. Tämä tehdään standardien ja yhtenäisyyden kustannuksella.

49

50

**Kotkaan tallennettu data on saatavilla ja käytettävissä avoimena tietona**, ellei ole erityisestoi toisin päätetty esim. sensitiivisen datan salaamiseksi. Salausperusteen tulee löytyä Suomen lainsäädännöstä.

51

52

**Kotkan käytöstä laaditaan yhteistyösopimus ja käytössä noudatetaan Suomen Lajitietokeskuksen aineistopolitiikkaa.**

53

54

**Kotkaa kehitetään ketterin ohjelmistokehityksen menetelmin**. Uusia ominaisuuksia suunnitellaan, toteutetaan ja julkaistaan säännöllisesti. Kehitystä ohjaavat käyttäjien tarpeet ja Kotkan tavoitteet. Kotkan tuoteomistaja tekee päätökset kehityksestä. Yksinkertaisia ratkaisuja painotetaan kehityksessä.

\\

== Nykyiset ominaisuudet ==

59

60

Kotkasta löytyy ominaisuudet näytedatan tallennukseen, validointiin, editointiin, hakuun, tilastointiin ja exportointiin. Näytteille on mahdollista lisätä kuvia ja tietoja niistä otetuista DNA- tai kudosnäytteistä. Näytteille voidaan suunnitella ja tulostaa erilaisia etikettejä. Kotkassa voidaan pitää kirjaa lainoista, vaihdoista ja lahjoituksista ja niistä voidaan tehdä yksinkertaisia tilastointeja. Kotkan data on avoimesti saatavilla laji.fi -portaalissa.

61

62

Tarkemmin listattuna, Kotkassa on selainpohjaisia **työkaluja**:

63

64

* Datan tallennukseen, editointiin ja katseluun

65

** kokolemista - kokoelmien metatiedot

66

** näytteistä - monipuolista dataa museonäytteistä

67

** tageista - käytetään näytteiden tagaamiseen ja ryhmittelyyn eri tarkoituksiin

68

** preparaateista - dataa DNA- ja kudosnäytteistä ja selkärankaispreparaateista

69

** elävistä kokoelmista ja hoitotoimista -kasvitieteelliset puutarhat

70

** organisaatioista - yhteystietojen ylläpito esim. lainanhallintaa varten

71

** ABS (saavutettavuus ja hyötyjen jako) - työkaluja Nagoyan protokollan ja muiden saavutettavuutta ja hyötyjen jakamista koskevien säänntöjen noudataamisen avuksi

72

* Näytedatan importointiin Excel-taulukosta

73

* Datan validointiin

74

* Näytetietojen etsimiseen, tilastointiin ja raportointiin

75

* Preparaattien ja puutarhasijoitusten hakuihin

76

* Datan vientiin Exceliin ja importoimiseen takaisin

77

* Etikettien suunnitteluun ja tulostukseen: LabelDesigner

78

* Lainanhallintaan

79

* Datan jakoon Lajitietokeskuksen tietovarastoon

80

81

**Esimerkkejä** siitä, miten Kotkan nykyiset ominaisuudet tukevat kokoelmanhallinnan tavoitteita:

82

83

* Tukea näytteiden säilytykseen

84

** työkaluja, jotiden avulla saa yleiskäsityksen kokoelmista ja niiden sisällöstä

85

** työkaluja, joiden avulla voi pitää kirjaa näytteiden siainnista ja statuksesta

86

** datan varmuuskopiointi

87

* Näytedatan laadun parantaminen

88

** Työkaluja laadunvalvontaan (validoinnit, haut)

89

** monipuolinen datamalli datan tallennukseen

90

* Datan saavutettavuuden parantaminen

91

** Haku- ja tilastointitoiminnot datan löydettävyyden helpottamiseen.

92

** Avoin data laji.fi-portaalin kautta

93

** Laadukkaisen etikettien tuottaminen helpottaa mäytteiden käsittelyä kokoelmissa

94

** auttaa eri tyyppisiä kokoelmia yhdenmukaistamaan dataansa

95

* Kustannustehokkuuden parantaminen

96

** Näytteiden nopeampi löydettävyys kokoelmista, vaikka ne olisi sijoitettu epäsystemaattisesti

97

** Nopeampi datan tallennus siten, että tietokantaa voivat käyttää kaikki kokoelmien parissa työskentelevät

98

** Työkaluja museoiden ulkopuolisille henkilöille tiedon tallennukseen Kotkan formaatissa ja näytteiden etiketöintiin valmiiksi, siten että näytteiden liittäminen kokoelmiin on nopeampaa

99

** Työkaluja kokoelmien kartunnan ja poistojen suunnitteluun

100

101

== Kehitettäviä ominaisuuksia (09/2021) ==

102

103

* puutarhojen kasvikantojen tietojen julkaiseminen laji.fi:ssä

104

* Kotkan puutarhaominaisuuksien parantaminen siten, että muutkin kasvitieteelliset puutarhat Luomusken lisäksi voivat alkaa käyttää Kotkaa kokoelmanhallinnassa

105

* ABS-toiminnallisuuksien parantaminen

106

* transaktioiden parantaminen vastaamaan erilaisia tarpeita

107

* Luomuksen massadigilinjastojen ja Kotkan yhteyksien parantaminen

108

* Pieniä parannuksia käyttäjien palautteen perusteella

109

* Ohjeistuksen ja dokumentaation parantaminen

110

111

== Haasteita ja ongelmakohtia ==

112

113

**Miten saada digitoinnista tehokasta** niin, että kuitenkin miljoonat ja miljoonat museonäytteet tulee digitoitua riittävällä tarkkudella?

114

115

**Miten tehostaa kokoelmanhallintaa niin**, ettei tietojen tallennus vie liikaa aikaa mutta tarpeellinen tieto tulee tallennettua riittävän tarkasti?

116

117

**Miten tasapainoilla laadun ja määrän välillä?** Kumpaa painotetaan?

118

119

**Kuinka kehittää vanhoja työtapoja ja prosesseja?** Miten tunnistaa prosessit, jotka ovat edelleen hyödyllisiä ja tukevat tavoitteiden saavuttamista?

120

121

**Miten parantaa kustannustehokkuuta** etenkin, kun rahoitus vähenee?

122

123

**Miten taata Kotkan tulevaisuuden kehitys?**

124

125

=== Käytännön esimerkkejä haasteista ===

==== Etiketit ====

Aiemmin etiketit on olleet näytetiedon primaarinen tallennuspaikka ja näin etiketit nähdään usein edelleen. Mutta kun data on järjestelmässä, etikettien ei tarvitse säilyttää vastaavia tietoja, vaan niiden täytyy 1) yhdistää näyte tietokantaan 2) mahdollistaa näytteiden löytä,inen ja erottaminen muista näytteistä kokoelmissa. Miten tuottaa etikettejä näiden uusien tavoitteiden tukemiseksi, ilman että käytetään liikaa aikaa etikettien suunnitteluun ja toetutukseen vanhasta näkökulmasta? Mikä kaikki tieto on tarpeellista etiketillä esim. tutkijoille? Missä muodossa? Miten estää Kotkan näkeminen vain etikettityökaluna?

130

131

[[doc:digit.Kotka Collection Management System.Manual for Kotka.SpecimensNäytteet.Labels.Label Designer.WebHome]] vastaa jo osin tähän haasteeseen. Kokoelmien haltijat ovat itse vastuussa näyte-etikettien suunnittelusta ja voivat tehdä sen ilman kehittäjien työpanosta.

==== Tunnisteet ====

Yksilällisen, uniikin tunnisteen tarkoitus on tunnistaa näyte ja kytkeö se dataan tietokannassa. HTTP-URI -tunniste on sopiva tähän tarkoitukseen. Usein ajatellaan, että tunnisteella on myös muita tarkoituksia ja että sitä tulkitsemalla voisi päätellä jotain näytteestä tai sen omistajasta. Miten välttää näiden oletusten tekeminen ja se, että oletukset mutkistavat tunnisteiden käyttöä? Koulutus, opastus, laajemman skaalan globaali muutos käytänteissä?

136

137

Miten edistää HTTP-URI -tunnisteiden käyttöä vanhojen tunnisteiden ohella tai sijaan, niin, että ne olisi myös koneluettavia?

138

139

==== Digitoinnin tarkkuustaso ====

140

141

Tarkkaan digitoitu tieto, jota kukaan ei käytä, on turhaa. Miten digitoida näytteet niin että:

142

143

1) käyttäjät löytävät näytteet