Kotkan kehityksen suuntaviivat

Englanninkielinen sivu: Outlines for Kotka development

Yliopistolain (558/2009) §72 mukaisesti "Helsingin yliopiston yhteydessä toimii luonnontieteellinen keskusmuseo. Luonnontieteellinen keskusmuseo vastaa luonnontieteellisten kansalliskokoelmien säilyttämisestä, kartuttamisesta ja näytteillepanosta sekä näihin liittyvästä tutkimuksesta ja opetuksesta." (Luomuksen yleinen ainreistopolitiikka 2015). Kotkaa kehitetään osana Luomuksen kansallisia velvollisuuksia.

Luomuksen kokoelmaohjausryhmä sekä Lajitietokeskuksen digitointirtyöryhmä ohjaavat, tukevat ja avustavat Kotkan kehitystä. Hiljattain (03/2022) on perustettu uusi Luomuksen sisäinen asiantuntijatyöryhmä ohjaamaan Kotkan kehitystä.

Tavoitteet

Yleisesti: Kotka on luonnontieteellisten kokoelmien kokoelmanhallintajärjestelmä. Sen tavoitteena on:

• virtaviivaistaa kokoemanhallintaa (kiihdyttää)
• parantaa kokoelmien ja niiden datan saavutettavuutta ja käytettävyyttä eri tarkoituksiin (taksonominen tutkimus, muu tutkimus, kokoelmanhallinan seuranta ja parantaminen, tiedonjako)
• parantaa kokoelmien ja kokoelmadatan laatua

Kokoelmien parissa työskentelevälle: Kotka on työkalu, joka helpottaa kokoelmanhallintaa ja tukee organisaatioita sen tavoitteiden saavuttamisessa

Tutkijalle: Kotka parantaa näytedatan määrää, laatua ja saatavuutta

Digitoijalle: Kotka toimii digitoinnin tulosten tallennuspaikkana. Siitä voi olla apua digitoinnissa (esim. validoinnit).

Nämä tavoitteet saavutetaan kehittämällä eri osa-alueiden toimintoja:

• näytedatan hallinta
  • validoinnit, tallennus ja editointi
  • haku ja tilastot
  • kasvitieteellisten puutarhojen elävien kokoelmien hallinta
  • DNA- ja kudosnäytedatan hallinta
  • näytekuvien tallennus
• Etikettien tulostus
• ympäristönäytteiden hallinta
• Näytelainojen, -vaihtojen ja -lahjoitusten kirjanpito ja tilastointi
• datan julkaisu Lajitietokeskuksen kautta

Luomuksen luonnontieteellisten kokoelmien ensisijainen tehtävä ja sisältö on bio- ja geodiversiteettiä edustavien luonnonnäytteiden kokoaminen ja säilyttäminen näiden alojen perustutkimusta ja yliopistotason opetusta varten. Luonnontieteelliset kokoelmat palvelevat myös muita yhteiskunnallisia tarkoituksia. Päämääränä on taata kansalliskokoelmien sekä niihin liittyvän informaation korkea tieteellinen laatu sekä mahdollisimman hyvä saavutettavuus tieteellisen tutkimustyön kannalta. Kokoelmanhallinan tulee olla tieteellisesti laadukasta ja kustannustehokasta (Luomuksen yleinen aineistopolitiikka 2015).

Periaatteita

Kotka on primaaridatan tallennuspaikka. Kotkassa yllpidetäävää näytetietoa ei yläpidetä muualla.

Kaikki Kotkan käyttäjät näkevät kaiken datan, mutta voivat editoida vain oman organisaationsa dataa.

Kaikki Kotkaan tallennettu data säilytetään pysyvästi. Vanhoihin versioihin datasta voidaan siksi palata.

Kotkan datarakenne on joustava ja painottaa nopeaa kehitystä ja käytännöllisyyttä eri tilanteissa. Tämä tehdään standardien ja yhtenäisyyden kustannuksella.

Kotkaan tallennettu data on saatavilla ja käytettävissä avoimena tietona, ellei ole erityisestoi toisin päätetty esim. sensitiivisen datan salaamiseksi. Salausperusteen tulee löytyä Suomen lainsäädännöstä.

Kotkan käytöstä laaditaan yhteistyösopimus ja käytössä noudatetaan Suomen Lajitietokeskuksen aineistopolitiikkaa.

Kotkaa kehitetään ketterin ohjelmistokehityksen menetelmin. Uusia ominaisuuksia suunnitellaan, toteutetaan ja julkaistaan säännöllisesti. Kehitystä ohjaavat käyttäjien tarpeet ja Kotkan tavoitteet. Kotkan tuoteomistaja tekee päätökset kehityksestä. Yksinkertaisia ratkaisuja painotetaan kehityksessä.

Nykyiset ominaisuudet

Kotkasta löytyy ominaisuudet näytedatan tallennukseen, validointiin, editointiin, hakuun, tilastointiin ja exportointiin. Näytteille on mahdollista lisätä kuvia ja tietoja niistä otetuista DNA- tai kudosnäytteistä. Näytteille voidaan suunnitella ja tulostaa erilaisia etikettejä. Kotkassa voidaan pitää kirjaa lainoista, vaihdoista ja lahjoituksista ja niistä voidaan tehdä yksinkertaisia tilastointeja. Kotkan data on avoimesti saatavilla laji.fi -portaalissa.

Tarkemmin listattuna, Kotkassa on selainpohjaisia työkaluja:

• Datan tallennukseen, editointiin ja katseluun
  • kokolemista - kokoelmien metatiedot
  • näytteistä - monipuolista dataa museonäytteistä
  • tageista - käytetään näytteiden tagaamiseen ja ryhmittelyyn eri tarkoituksiin
  • preparaateista - dataa DNA- ja kudosnäytteistä ja selkärankaispreparaateista
  • elävistä kokoelmista ja hoitotoimista -kasvitieteelliset puutarhat
  • organisaatioista - yhteystietojen ylläpito esim. lainanhallintaa varten
  • ABS (saavutettavuus ja hyötyjen jako) - työkaluja Nagoyan protokollan ja muiden saavutettavuutta ja hyötyjen jakamista koskevien säänntöjen noudataamisen avuksi
• Näytedatan importointiin Excel-taulukosta
• Datan validointiin
• Näytetietojen etsimiseen, tilastointiin ja raportointiin
• Preparaattien ja puutarhasijoitusten hakuihin
• Datan vientiin Exceliin ja importoimiseen takaisin
• Etikettien suunnitteluun ja tulostukseen: LabelDesigner
• Lainanhallintaan
• Datan jakoon Lajitietokeskuksen tietovarastoon

Esimerkkejä siitä, miten Kotkan nykyiset ominaisuudet tukevat kokoelmanhallinnan tavoitteita:

• Tukea näytteiden säilytykseen
  • työkaluja, jotiden avulla saa yleiskäsityksen kokoelmista ja niiden sisällöstä
  • työkaluja, joiden avulla voi pitää kirjaa näytteiden siainnista ja statuksesta
  • datan varmuuskopiointi
• Näytedatan laadun parantaminen
  • Työkaluja laadunvalvontaan (validoinnit, haut)
  • monipuolinen datamalli datan tallennukseen
• Datan saavutettavuuden parantaminen
  • Haku- ja tilastointitoiminnot datan löydettävyyden helpottamiseen.
  • Avoin data laji.fi-portaalin kautta
  • Laadukkaisen etikettien tuottaminen helpottaa mäytteiden käsittelyä kokoelmissa
  • auttaa eri tyyppisiä kokoelmia yhdenmukaistamaan dataansa
• Kustannustehokkuuden parantaminen
  • Näytteiden nopeampi löydettävyys kokoelmista, vaikka ne olisi sijoitettu epäsystemaattisesti
  • Nopeampi datan tallennus siten, että tietokantaa voivat käyttää kaikki kokoelmien parissa työskentelevät
  • Työkaluja museoiden ulkopuolisille henkilöille tiedon tallennukseen Kotkan formaatissa ja näytteiden etiketöintiin valmiiksi, siten että näytteiden liittäminen kokoelmiin on nopeampaa
  • Työkaluja kokoelmien kartunnan ja poistojen suunnitteluun

Kehitettäviä ominaisuuksia (09/2021)

• puutarhojen kasvikantojen tietojen julkaiseminen laji.fi:ssä
• Kotkan puutarhaominaisuuksien parantaminen siten, että muutkin kasvitieteelliset puutarhat Luomusken lisäksi voivat alkaa käyttää Kotkaa kokoelmanhallinnassa
• ABS-toiminnallisuuksien parantaminen
• transaktioiden parantaminen vastaamaan erilaisia tarpeita
• Luomuksen massadigilinjastojen ja Kotkan yhteyksien parantaminen
• Pieniä parannuksia käyttäjien palautteen perusteella
• Ohjeistuksen ja dokumentaation parantaminen

Haasteita ja ongelmakohtia

Miten saada digitoinnista tehokasta niin, että kuitenkin miljoonat ja miljoonat museonäytteet tulee digitoitua riittävällä tarkkudella?

Miten tehostaa kokoelmanhallintaa niin, ettei tietojen tallennus vie liikaa aikaa mutta tarpeellinen tieto tulee tallennettua riittävän tarkasti?

Miten tasapainoilla laadun ja määrän välillä? Kumpaa painotetaan?

Kuinka kehittää vanhoja työtapoja ja prosesseja? Miten tunnistaa prosessit, jotka ovat edelleen hyödyllisiä ja tukevat tavoitteiden saavuttamista?

Miten parantaa kustannustehokkuuta etenkin, kun rahoitus vähenee?

Miten taata Kotkan tulevaisuuden kehitys?

Käytännön esimerkkejä haasteista

Etiketit

Aiemmin etiketit on olleet näytetiedon primaarinen tallennuspaikka ja näin etiketit nähdään usein edelleen. Mutta kun data on järjestelmässä, etikettien ei tarvitse säilyttää vastaavia tietoja, vaan niiden täytyy 1) yhdistää näyte tietokantaan 2) mahdollistaa näytteiden löytä,inen ja erottaminen muista näytteistä kokoelmissa. Miten tuottaa etikettejä näiden uusien tavoitteiden tukemiseksi, ilman että käytetään liikaa aikaa etikettien suunnitteluun ja toetutukseen vanhasta näkökulmasta? Mikä kaikki tieto on tarpeellista etiketillä esim. tutkijoille? Missä muodossa? Miten estää Kotkan näkeminen vain etikettityökaluna?

Label Designer vastaa jo osin tähän haasteeseen. Kokoelmien haltijat ovat itse vastuussa näyte-etikettien suunnittelusta ja voivat tehdä sen ilman kehittäjien työpanosta.

Tunnisteet

Yksilällisen, uniikin tunnisteen tarkoitus on tunnistaa näyte ja kytkeö se dataan tietokannassa. HTTP-URI -tunniste on sopiva tähän tarkoitukseen. Usein ajatellaan, että tunnisteella on myös muita tarkoituksia ja että sitä tulkitsemalla voisi päätellä jotain näytteestä tai sen omistajasta. Miten välttää näiden oletusten tekeminen ja se, että oletukset mutkistavat tunnisteiden käyttöä? Koulutus, opastus, laajemman skaalan globaali muutos käytänteissä?

Miten edistää HTTP-URI -tunnisteiden käyttöä vanhojen tunnisteiden ohella tai sijaan, niin, että ne olisi myös koneluettavia?

Digitoinnin tarkkuustaso

Tarkkaan digitoitu tieto, jota kukaan ei käytä, on turhaa. Miten digitoida näytteet niin että:

1) käyttäjät löytävät näytteet

2) digitaalinen versio näytteestä korvaa fyysisen lainan

3) dataa voidaan käyttää massana, esim. tilastollisiin tai spatiaalisiin analyyseihin

4) muilla tavoin, miten?