Excel generator -työkalu

Englanninkielinen sivu: Excel generator

Excel generator on työkalu Kotka-yhteensopivan Excel-tallennuspohjan luomiseen. Tallennuspohjalle voi luetteloida näytedataa ja viedä sen massana Kotkaan. Työkalu löytyy Kotkan yläpalkin valikosta Tools → Excel generator ja sen suora osoite on https://kotka.luomus.fi/excel (voi käyttää myös kirjautumatta Kotkaan). Kotkan webbitallennuslomakkeen kentät vastaavat Excel-tallennuspohjan sarakkeita. Generator-työkalussa voi valita, mitkä sarakkeet sisällytetään tallennuspohjalle. Tällä sivulla on ohjeita työkalun käyttöön. Sivuilta Excel-tallennuspohjat ja tiedon tuonti Excelistä ja Näytedatan tallennus löytyy lisätietoa itse näytetiedon tallennuksesta tallennuspohjaa käyttäen.

Työkalun asetukset

Sivun alussa valitaan, kuinka monta kertaa unitin, määrityksen ja tyypin kentät toistetaan tallennuspohjalla (keltainen ympyrä kuvassa alla). Tallennuspohjalle voi valita 1-3 unitia, 1-10 määritystä ja 1-3 tyyppielementtiä. Kun hierarkinen datamalli pelkistetään kaksiuloitteiseksi Excelissä, jokainen lisätty unit/määritys/tyyppi lisää sarakkeiden määrää, kun sarakkeet toistuvat jokaiselle elementille, ja taulukosta tulee leveä. Jos tallennettava data sisältää useita määrityksiä per näyte, on parasta lisätä tarvittava määrä määrityselementtejä jo tallennuspohjaa luodessa, jotta välttyy tarpeelta lisätä tarvittavat sarakkeet manuaalisesti. Toisaalta jos tallennettava data ei vaadi lisää uniteja/määrityksiä/tyyppejä, kannattaa sarakkeiden määrä pitää minimissään.

Tässä valitaan myös toisella otsikkorivillä näytettävien otsikoiden kieli, suomi tai englanti.

Sarakkeiden/kenttien valinta

Työkalussa on ryhmiteltynä kentät Kotkan hierarkisen datamallin mukaisesti. Kaikkien kenttien valitsemikseksi Exceliin, klikkaa Select all (sininen ympyrä alla). Kenttien valistemiseksi yksitellee, klikkaa Select all ja sitten Clear all ja rasti checkbox-ruudut niille kentille, jotka haluat mukaan. Pakolliset kentät sisältyvät tallennuspohjaan automaattisesti. Käytettävissä on monia kasvinäytekenttiä, joita ei tarvita eläinnäytteille ja päinvastoin, joten on usein käytännöllistä valita mukaan vain ne kentät, joita todella tarvitsee.

Vie hiiren osoitin  -symbolien ylle, niin näet kentän ohjeen.

Kuten mainittu ylempänä, sarakkeiden määrä tallennuspohjassa on suuri, kun Kotkan hierarkinen datamalli pelkistetään kaksiuloitteiseksi, riveiksi ja sarakkeiksi taulukossa. Esim. mittojen syöttämiselle on jokaiselle oma sarakkeensa taulukossa.

Tallennuspohjan luomiseksi, klikkaa Make the Excel (oranssi ympyrä alla). Taulukon luomisenn voi kestää hetken.

Tärkeitä huomioita ja vinkkejä

Kannattaa aika ajoin ottaa uusi tallennuspohja Kotkasta, jotta käytettävä pohja pysyy ajan tasalla (esim. uudet kentät ja uudet vaihtoehdot pudotusvalikkokenttiin). Aina kun Kotkassa oleviin vanhoihin kenttiin tehdään muutoksia, pyritään varmistamaan, että vanhat kentät vanhoilta tallennuspohjilta mäpätään uusiin kenttiin, mutta aina ei ole mahdollista kattaa kaikkia käyttötapauksia.

Huom. Toistaiseksi on mahdollista importoida Excelistä dataa sellaisiin kenttiin, jotka eivät ole käytössä kyseisen datatyypin lomakkeella. Esim. Kotka sallii käyttää kenttää "Earliest epoch or lowest series" zoological-datatyypin importissa, vaikka kenttä on käytössä vain paleontologisten näytteiden lomakkeella/datatyypillä. Kotka antaa importoida tiedon ko. kenttään ja näyttää tiedon näytteen katselunäkymässä, mutta tietoa ei pysty muokkamaan webbilomakkeella editointitilassa.

Voi olla kätevää pitää itsellään yhtä Excel-tallennuspohjaa, jossa on kaikki mahdolliset sarakkeet, ja käyttää sitä lähteenä oikeille sarakeotsikoille. Sarakotiskoita voi tarvita, kun esim. editoi Kotkan dataa Excelissä tai muokkaa dataa vanhasta tietokannasta Kotkaan sopivaksi.