g. Organisaatiot

Last modified by Anniina Kuusijärvi on 2024/02/20 17:53

Englanninkielinen sivu: Organizations/Organisaatiot

Yleistä

"Organisaatio" on Kotkassa oleva resurssi tai tieto luonnontieteellistä työtä tekevästä laitoksesta. Organisaatio voi olla yliopisto, laitos tai tiimi. Organisaatioiden tietoja käytetään pääasiassa tietueiden omistajuuden ilmaisemiseen ja lainanhallintaan.

  • Kaikilla resursseilla on Kotkassa omistajaorganisaatio. Organisaatio määrittelee, keillä käyttäjillä on oikeus muokata kunkin resurssin tietoja. Omistajaksi tulee se organisaatio johon käyttäjä kuuluu mutta jos kuuluu useaan organisaatioon, tulee oikea organisaatio valita dataa syöttäessä.
  • Kaikilla transaktioilla on yhteysorganisaatio (Correspondent organization)

Organisaatioluettelo toimii Kotkassa eräänlaisena osoitekirjana. Järjestelmä sallii esim. näytetransaktion vain sen tuntemaan organisaatioon.Kotkan käyttäjien on kuuluttava ainakin yhteen organisaatioon, mutta kaikki Kotkan tuntemat organisaatiot eivät pidä sisällään Kotkan käyttäjiä. Esimerkiksi organisaatioresurssi MOS.1012 on Luonnontieteellisen keskusmuseon tiimi, ja siihen kuuluu Kotkan käyttäjiä. Organisaatioresurssi MOS.17 taas on egyptiläisen yliopiston herbaario, johon ei kuulu Kotkan käyttäjiä, mutta jota käytetään esim. lainattaessa kyseiselle yliopistolle näytteitä. Koska organisaatioresurssit toimivat pääasiassa osoitetietoina, kuka tahansa Kotkan käyttäjä voi luoda Kotkaan uusia organisaatioita (kts. alempana). Käyttöoikeuksien antaminen organisaatioihin kuuluville taas on mutkikkaampi toimenpide, ja siitä sovitaan Luomuksen ylläpitäjien kanssa. Jos tarvitset muokkausoikeuksia jonkin organisaation dataan, pyydä Kotka-yhteyshenkilöäsi tai tiiminvetäjääsi olemaan yhteydessä ylläpitoon kotka(at)luomus.fi.

Lista organisaatioista / haku

Kotkaan tallennettuja organisaatioita pääsee selaamaan klikkaamalla Kotkan yläreunan valikkoriviltä Organizations → All . Avautuvalla sivulla organisaatioita voi suodattaa perustuen näihin tietoihin:

  • URI - Organisaation yksilöllinen tunniste
  • Organization - Organisaation nimi (taso 1)
  • Suborganization - Alaorganisaation nimi (taso 2)
  • Department - Yksikön/osaston/laitoksen nimi (taso 3)
  • Section, team - Osaston tai tiimin nimi (taso 4)
  • Abbr - Organisaation virallinen lyhenne
  • PC - Organisaation postinumero, PL
  • Hidden - Organisaation tietojen näkyvyys. (Jotkin organisaatiot on piilotettu listalta, koska ne ovat duplikaatteja tai muuten tarpeettomia, tällöin niiden tila on "true". Normaalitila on "false", eli silloin organisaatio on normaalisti näkyvissä.)
  • Tags - Avainsanattagit, joiden yhteyteen organisaatio on "tägätty" (tällä tavoin tageja käytetään lähinnä kasvitieteellisten puutarhojen siemenvaihtokumppaneiden merkitsemiseen)
  • Orders due - siementilausten eräpäivä (kasvitieteellisten puutarhojen siemenvaihtokumppaneille)

Organisaatiolistan voi myös järjestää minkä tahansa sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakeotsikkoa. Tällöin sarake järjestyy aakkos- tai numerojärjestykseen riipuen sarakkeen sisällöstä. Suodatusasetukset pysyvät listan muistissa, kun Kotkaan kirjautumiseen käyttää seuraavalla kerralla samaa selainta.

Organisaation lisääminen

Ennen uuden organisaation lisäämistä, ole hyvä ja varmista ettei organisaatiota ole jo olemassa Kotkassa. Yritä etsiä kaikista mahdollisista kentistä kaikilla mahdollisilla nimillä ja kirjoitusasuilla. Kotkassa on jo lähes 1500 organisaatiota (7/2020). Joillekin organisaatioille voi jo olla olemassa jokin yksikkö tai laitos, mutta tarvitsemasi osasto puuttuu (esim. voit tarvita laitoksen herbaarion tietoja, mutta Kotkassa olevat tiedot on laitoksen kasvitieteellisen puutarhan). Tässä tapauksessa lisää uusi organisaatio äläkä muokkaa olemassa olevaa, sillä joku muu voi tarvita sitä muihin tarkoituksiin. Joissain tapauksissa vanhat organisaatiotiedot (jotka sisältävät vain vähän yksityiskohtia) voidaan päivittää uutta tarkoitusta varten. Voit aina kysyä neuvoa kotka(at)luomus.fi.

Lisää organisaatio klikkaamalla Kotkan yläpalkin valikosta Organizations → + Add Organization.

Organisaation tiedoissa on vain pari pakollista kenttää. Nämä ovat Owner of record ja Level 1 Name of the organization. Tietysti monta muuta kenttää tulee täyttää, jotta organisaatiosta olisi tarpeeksi tietoa ja se olisi käyttökelpoinen. Kenttäkohtaiset ohjeet löytyvät Kotkan kenttädokumentaatiosta tai organisaatiolomakkeella viemällä hiiren   -symbolien päälle.

Organisaation lisäyksen jälkeen voi olla pieni viive, ennen kuin se on käytettävissä transaktiossa tai muualla Kotkassa. Jos tässä on ongelmia tai pitkä viive, ota yhteyttä ylläpitoon kotka(at)luomus.fi.

Organisaation logoon voi antaa nettiosoitteen kentässä Logo URL. Tätä logoa käytetään sitten transaktion PDF-lomakkeille transaktion owner of record -tiedon perusteella. Eli jos lisäät organisaation tietoihin osoitteen organisaation logolle, se näytetään kyseisen organisaation omistamien transatkioiden PDF-lomakkeilla. Lisätietoa lainanhallinnasta. Logon tulisi olla tarpeeksi hyvälaatuinen tulosteilla käytettäväksi, muttei liian suuri. Jos haluat käyttää logoa mutta sille ei ole nettiosoitetta, ylläpito voi auttaa kotka(at)luomus.fi.

Tämä ominaisuus on tuoreehkok lisäys Kotkaan (07/2020) ja sitä parannetaan käyttäjäpalautteen perusteella.