Skip to Content

g. Organisaatiot

Last modified by Meeri Rannisto on 2025/03/31 14:04

Englanninkielinen sivu: Organizations/Organisaatiot

HUOM. Organisaatio-osio on uudistettu ja ohjeet on päivitetty 03/2025.

Yleistä

"Organisaatio" on Kotkassa oleva resurssi tai tieto luonnontieteellistä työtä tekevästä laitoksesta. Organisaatio voi olla yliopisto, laitos tai tiimi. Organisaatioiden tietoja käytetään pääasiassa tietueiden omistajuuden ilmaisemiseen ja lainanhallintaan.

  • Kaikilla resursseilla on Kotkassa omistajaorganisaatio. Organisaatio määrittelee, keillä käyttäjillä on oikeus muokata kunkin resurssin tietoja. Omistajaksi tulee se organisaatio johon käyttäjä kuuluu mutta jos kuuluu useaan organisaatioon, tulee oikea organisaatio valita dataa syöttäessä.
  • Kaikilla transaktioilla on yhteysorganisaatio (Correspondent organization)

Organisaatioluettelo toimii Kotkassa eräänlaisena osoitekirjana. Järjestelmä sallii esim. näytetransaktion vain sen tuntemaan organisaatioon.Kotkan käyttäjien on kuuluttava ainakin yhteen organisaatioon, mutta kaikki Kotkan tuntemat organisaatiot eivät pidä sisällään Kotkan käyttäjiä. Esimerkiksi organisaatioresurssi MOS.1012 on Luonnontieteellisen keskusmuseon tiimi, ja siihen kuuluu Kotkan käyttäjiä. Organisaatioresurssi MOS.17 taas on egyptiläisen yliopiston herbaario, johon ei kuulu Kotkan käyttäjiä, mutta jota käytetään esim. lainattaessa kyseiselle yliopistolle näytteitä. Koska organisaatioresurssit toimivat pääasiassa osoitetietoina, kuka tahansa Kotkan käyttäjä voi luoda Kotkaan uusia organisaatioita (kts. alempana). Käyttöoikeuksien antaminen organisaatioihin kuuluville taas on mutkikkaampi toimenpide, ja siitä sovitaan Luomuksen ylläpitäjien kanssa. Jos tarvitset muokkausoikeuksia jonkin organisaation dataan, pyydä Kotka-yhteyshenkilöäsi tai tiiminvetäjääsi olemaan yhteydessä ylläpitoon kotka(at)luomus.fi.

Lista organisaatioista / haku

Kotkaan tallennettuja organisaatioita pääsee selaamaan klikkaamalla Kotkan yläreunan valikkoriviltä Organizations → All . Taulukossa näkyvät sarakkeet voi valita tai niiden järjestystä voi säätää Select columns -napista. Sarake-asetukset pysyvät listan muistissa, kun Kotkaan kirjautumiseen käyttää seuraavalla kerralla samaa selainta. Listaa voi suodattaa eri tietojen avulla:

  • URI - Organisaation yksilöllinen tunniste
  • Owner - Organisaation omistajaorganisaatio
  • Organization - Organisaation nimi (taso 1)
  • Suborganization - Alaorganisaation nimi (taso 2)
  • Department - Yksikön/osaston/laitoksen nimi (taso 3)
  • Section, team - Osaston tai tiimin nimi (taso 4)
  • Abbr - Organisaation virallinen lyhenne
  • PC - Organisaation postinumero, PL
  • City - Organisaation kaupunki
  • Country - Organisaation maa
  • Tags - Avainsanattagit, joiden yhteyteen organisaatio on "tägätty" (tällä tavoin tageja käytetään lähinnä kasvitieteellisten puutarhojen siemenvaihtokumppaneiden merkitsemiseen)
  • Orders due - siementilausten eräpäivä (kasvitieteellisten puutarhojen siemenvaihtokumppaneille)
  • Hidden - Organisaation tietojen näkyvyys. (Jotkin organisaatiot on piilotettu listalta, koska ne ovat duplikaatteja tai muuten tarpeettomia, tällöin niiden tila on "true". Normaalitila on "false", eli silloin organisaatio on normaalisti näkyvissä.)

Organisaatiolistan voi myös järjestää minkä tahansa sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakeotsikkoa. Tällöin sarake järjestyy aakkos- tai numerojärjestykseen riipuen sarakkeen sisällöstä.

Organisaation lisääminen

Ennen uuden organisaation lisäämistä, ole hyvä ja varmista ettei organisaatiota ole jo olemassa Kotkassa. Yritä etsiä kaikista mahdollisista kentistä kaikilla mahdollisilla nimillä ja kirjoitusasuilla. Kotkassa on jo yli 2000 organisaatiota (3/2025). Joillekin organisaatioille voi jo olla olemassa jokin yksikkö tai laitos, mutta tarvitsemasi osasto puuttuu (esim. voit tarvita laitoksen herbaarion tietoja, mutta Kotkassa olevat tiedot on laitoksen kasvitieteellisen puutarhan). Tässä tapauksessa lisää uusi organisaatio äläkä muokkaa olemassa olevaa, sillä joku muu voi tarvita sitä muihin tarkoituksiin. Joissain tapauksissa vanhat organisaatiotiedot (jotka sisältävät vain vähän yksityiskohtia) voidaan päivittää uutta tarkoitusta varten. Voit aina kysyä neuvoa kotka(at)luomus.fi.

Lisää organisaatio klikkaamalla Kotkan yläpalkin valikosta Organizations → + Add Organization.

Organisaation tiedoissa on vain pari pakollista kenttää. Nämä ovat Owner of record ja Level 1 Name of the organization (in English). Tietysti monta muuta kenttää tulee täyttää, jotta organisaatiosta olisi tarpeeksi tietoa ja se olisi käyttökelpoinen. Kenttäkohtaiset ohjeet löytyvät Kotkan kenttädokumentaatiostatai organisaatiolomakkeella viemällä hiiren   -symbolien päälle.

Organisaation lisäyksen jälkeen sen pitäisi olla heti käytettävissä transaktiossa tai muualla Kotkassa.

Organisaation logoon voi antaa nettiosoitteen kentässä Logo URL. Tätä logoa käytetään sitten transaktion PDF-lomakkeille transaktion owner of record -tiedon perusteella. Eli jos lisäät organisaation tietoihin osoitteen organisaation logolle, se näytetään kyseisen organisaation omistamien transatkioiden PDF-lomakkeilla. Lisätietoa lainanhallinnasta. Logon tulisi olla tarpeeksi hyvälaatuinen tulosteilla käytettäväksi, muttei liian suuri. Jos haluat käyttää logoa mutta sille ei ole nettiosoitetta, ylläpito voi auttaa kotka(at)luomus.fi.