h. Lainanhallinta

Englanninkielinen sivu: Transactions/Lainanhallinta

HUOM. Lainanhallintaosion on uudistettu ja ohjeet on päivitetty 06/2024.

Transaktiolla tarkoiteaan Kotkassa näytelainaa, -lahjoitusta tai -vaihtoa (specimen loan, gift/donation, exchange) tai henkilökunnan tekemää keruuta maastosta (field collection). Kotkaa voidaan käyttää sekä saapuvien että lähtevien transaktioiden kirjanpitoon, lainalomakkeiden tulostukseen ja transaktioraporttien luomiseen.

Transaktiolista/-haku

Kotkan yläpalkin valikossa valitse Transactions → All ja saat listan kaikista Kotkaan tallennetuista transaktioista. Taulukossa näkyvät sarakkeet voi valita  select columns -napista. Sarakkeiden järjestystä voi myös säätää raahaamalla sarakkeita niiden otsikosta taulukkonäkymässä tai Select columns -ikkunassa (URI on aina ensimmäinen sarake). Listaa voi suodattaa eri tietojen avulla:

• URI - transaktion uniikki tunniste
• Owner - transaktiosta vastaava Kotkan käyttäjäorganisaatio
• Transaction status - transaktion status
• Transaction type - transaktion tyyppi, lahjoitus, vaihto, lähtevä, saapuva jne.
• Outgoing sent - päiväys, jolloin uloslähtevä materiaali lähti Kotkaa käyttävästä organisaatiosta
• Outgoing sent year - uloslähtevän materiaalin lähetysvuosi
• Incoming received - päiväys, jolloin saapuva materiaali vastaanotettiin Kotkaa käyttävässä organisaatiossa
• Incoming received year - saapuvan materiaalin vastaanottovuosi
• Counterparty organization - transaktion yhteysorganisaatio (ent. corresponding)
• Collection - kokoelma, johon transaktio kohdistuu
• Counterparty researcher - vastaanottava tutkija yhteysorganisaatiossa
• Sender's transaction ID - lähettäjän tunniste transaktiolle
• Local researcher - vastaanottava tutkija
• Local Person - transaktion yhteyshenkilö/käsittelijä Kotkaa käyttävässä organisaatiossa
• Material - transaktioon kuuluvan materiaalin kuvaus
• Balance - lainassa olevien näytteidän määrä (ei palautettu tai kadonneeksi merkitty)
• Total count - näytteiden kokonaismäärä transaktiossa
• Returned count - palautettujen näytteiden määrä
• Due days - palautuspäivään jäljellä olevien päivien lukumäärä
• Old transaction number - ID transaktiolle vanhassa järjestelmässä, esim. Curatorissa

Listan voi järjestää useimpien sarakkeen mukaan. Lista muistaa valitut asetukset samalla selaimella kirjautuneena.

Excel export -toiminto

Transaktiot on mahdollista viedä Kotkasta Excel-tiedostoon. Tiedosto sisältää taulukkonäkymään valitut sarakkeet ja suodatuksen mukaiset transaktiot, joten sarakevalinnat ja suodatukset tulee tehdä ensin ennen tiedostoon vientiä. Tiedosta voi olla apua esimerkiksi transaktiotilastojen laskemisessa.

Transaktion luominen

Aloita transaktion luominen valitsemalla Kotkan yläpalkin valikosta Transactions → Add transaction ja täytä lomake.

Uudistettu transaktiolomake muokkautuu aluksi valittavan transaktiotyypin mukaan: hieman eri kentät on saatavilla eri transaktiotyypeille.

Kenttäkohtaiset ohjeistukset löytyvät parhaiten viemällä hiiren kysymysmerkkisymboleiden päälle tallennuslomakkeella.Joitain erikoisuuksia tai uudempia kenttiä on selostettu alla.

Pakolliset kentät on merkitty lomakkeella punaisella asteriskilla ja riippuvat transaktiotyypistä.

• Owner of record - Tietueen omistajaorganisaatio, jonka jäsenet voivat muokata transaktiota ja jonka tiedot tulevat mm. dispatch-lapulle. Pakollinen kaikille transaktiotyypeille. Aloita kirjoittamaan kenttään oman tiimisi/organisaatiosi nimeä valitaksesi sen.
• Transaction status
  • In process: transaktiota prosessoidaan ja työ on kesken
  • Outstanding: laina on erääntynyt
  • Closed: valmis
  • On loan: materiaali on lainassa mutta ei ole vielä erääntynyt
• Transaction type - laina, vaihto, lahjoitus, uloslähtevä, saapuva jne. Pakollinen kaikille transaktiotyypeille
  • Deaccessing/discarding on uusi lisäys vaihtoehtoihin, ja sitä käytetään tilanteessa jossa iso määrä materiaalia poistetaan kokoelmista tai heitetään pois ja poisto halutaan kirjata ylös transaktiona.
• Date received -  päivä, jolloin saapuva laina tms. vastaanotettiin. Pakollinen saapuville (incoming) transaktioille.
• Outgoing transaction sent - päivä, jolloin ulospäin lähtevä transaktio lähetettiin. Pakollinen ulospäin lähteville (outgoing) transaktioille, mukaan lukien virtuaalinen laina.
• Counterparty organization - yhteysorganisaatio, joka lähettää saapuvan transaktion tai vastaanottaa lähtevän transaktion (aiemmin corresponding organisation). Pakollinen saapuville ja lähteville leinoille, lahjoituksille ja vaihdoille, maahantuonti-ilmoitukselle, ABS.neuvotteluille ja virtuaaliselle lainalle. Aloita kirjoittamaan yhteysorganisaation nimeä ja valitse se listalta. Organisaatiota voi etsiä listasta kirjoittamalla osan sen nimestä tai lyhenteen kenttään. Jos transaktio menee yksityishenkilölle, valitse "private person" organisaatioksi, ja täytä henkilön nimi ja osoite Counterparty person/contact info -kenttään (älä lisää yksityishenkilön tietoja organisaationa Kotkaan).

Jos tarvitsemaasi organisaatiota ei löydy listalta, sinun tulee ensin lisätä organisaatio itse. Klikkaa  Organizations > Add Organization  yläpalkin valikossa. Lisätietoa organisaatioista

HUOM. Organisaatioita käsitellään edelleen vanhassa Kotkassa, ja viiveitä voi ilmetä, ennen kuin juuri lisätty organisaatio on käytettävissä transaktioilla.

Transaction events - transaktiotapahtumat UUTTA!

Erityisesti osapalautusten kirjanpidon parantamiseksi lomakkeelle lisättiin uusi osio: transaction events. Jos osiota käyttää, tulee täyttää kaikki osion kentät.

Transaktiotapahtuma lisätään plussaikonia klikkaamalla. Tapahtuman saa poistettua punavalkoista ruksia painamalla.

Add an event by clicking the plus icon. An event can be deleted by clicking the white/red cross.

• Event type: "returned specimens" näytteiden palautukselle, "added specimens" näytelisäykselle
• Date
• Handler
• Notes:vapaamuotoisia muistiinpanoja ja lisätietoa tapahtumasta. Tähän kenttään voidaan myös listata palautettujen/lisättyjen näytteiden tunnisteet, mikäli halutaan pitää tarkempaa kirjaa siitä, milloin mikäkin näyte kästietliin.

Näytteiden liittäminen transaktioon

Näytteitä voi lisätä transaktioon kolmella tavalla:

A) Antamalla näytetunnisteiden välin ylempään kenttään. Tätä tapaa voidaan käyttää vain, kun näytetiedot on jo tallennettu Kotkaan. Tällä tapaa näytteet linkittyvät transaktioon. Klikkaamalla Add-painiketta saat lisättyä näytteet lomakkeelle.

B) Kopioimalla tai kirjoittamalla näytetunnisteet ylempään kenttään, yksi per rivi tai pilkulla erotettuna (kts. kuva alla). Tässä voidaan käyttää joko täyspitkiä URI-tunnisteita tai qname-osaa (NamespaceID.ObjectID). Jos näytteitä ei ole tallennettu Kotkaan, eikä niillä siten ole Kotka-tunnisteita, voidaan tässä käyttää myös muita näytetunnisteita näytteiden yksilöimiseen ja tunnistamiseen (tässä tapauksessa näytteet eivät linkity transaktioon Kotkan sisällä). Klikkaamalla Add-painiketta saat lisättyä näytteet lomakkeelle.

C) Antamalla vain näytteiden lukumäärä count-kenttiin Specimens without IDs -otsikon alla, jos näytteitä ei haluta eritellä tunnisteita käyttäen. Näin voidaan toimia, jos transaktio sisältää esim. tuhansia näytteitä tai kun niillä tai osalla niistä ei ole näytetunnisteita.

Vasemmalla olevia työkaluja käyttäen näytteet voi merkitä on loan/included in, returned tai missing -statuksilla tai poistaa näytteitä transaktiolta. Valitse ensin työkalu vasemmalta ja klikkaa sitten näytetunnisteita niiden merkitsemiseksi. Poistaaksesi työkalun valinnan, klikkaa sitä uudelleen. Jos mitään työkalua ei ole valittuna, näytetunnisteen klikkaaminen tuo esiin näytetiedot (jos näyte on Kotkassa).

Näytteiden kokonaismäärä transaktiolla yhteensä näytetään sivun lopussa. Lukumäärä sisältää sekä tunnisteella luetellut että lukumääränä ilmaistut näytteet.

Permit-osio transaktioissa

Tässä osiossa on mahdollista täyttää tietoja koskien lupia, sopimuksia ja muuta vastaavaa dokumentaatiota, joka liittyy transaktioon kuuluviin näytteisiin (esim. Nagoyan pöytäkirja). Lisäitetoa Nagoyan pöytäkirjasta: absch.cbd.int ja https://www.ymparisto.fi/fi/luonto-vesistot-ja-meri/luonnon-monimuotoisuus/geneettinen-monimuotoisuus/geenivarat-ja-bioturvallisuus

Osio lisaättiin Kotkaan keväällä 2019. Se kehitettiin pääasiassa Nagoyan pöytäkirjan (NP) määräysten noudattamisen näkökulmasta ja pöytäkirjan vaatimien tietojen syöttämistä varten, mutta osiota voi käyttää myös muunlaisen lupatiedon tallentamiseen, materiaalille joka on tai ei ole Nagoyan pöytäkirjan alaisuudessa.

Kts. alasivu Nagoyan pöytäkirja lainanhallinnassa , jolla on lisätietoa tämän osion käyttämisestä Nagoyan pöytäkirjan asettamien vaatimusten hallintaan Kotkassa.

Osion jatkokehitys

Permit-osiota aiotaan kehittää tulevaisuudessa: mm. parantaa lähtevien lainojen hallintaa ja osioon syötettyjen tietojen käyttämistä transaktion PDF-lomakkeilla. Kotka oli tarkoitus linkittää toimivaksi yhteen SYKE:n Geenivararekisteri-järjestelmän kanssa, mutta tämä ei valitettavasti näyttäisi onnsituvan.

Transaktion PDF-tiedostot ja liitteet

Kuvakaappaus Kotkan transaktioista tiedostojen generoinnista ja liittämisestä:

Tiedostojen luonti

Kotkasta voidaan luoda ja tulostaa erityyppisiä transaktion PDF-tiedostoja. Transaktion tiedot tulee tallentaa vähintään kerran ennen kuin PDF-tiedostoja pystyy generoimaan (linkit tiedostojen generointiin ilmaantuvat lomakkeen oikeaan reunaan kun tiedot on tallennettu).

Dispatch sheet (lähetyslista)

Tiedosto on näytteiden kanssa lähetettävä lähetyslista. Se voidaan luoda lainoille, vaihdoille ja lahjoituksille. Lähetyslista sisältää tietoa transaktion lähettäjästä ja vastaanottajasta, tärkeitä päivämääriä, paikat allekirjoituksille, muistiinpanoille ja materiaalin kuvaukselle.

Incoming receipt (saapuvien kuitti)

Kuitti saapuvalle materiaalille, voidaan lähettää yhteysorganisaatiolle kuittauksena materiaalin vastaanottamisesta.

Inquiry sheet (tiedustelulomake)

Lomake yliajalla lainassa olevien näytteiden tiedustelemiseen. Sisältää mm. tekstin, jossa kysytään tutkimusten etenemisestä, paikan allekirjoituksille, tietoa lähettäjästä, vastaanottajasta ja lainatusta materiaalista.

Return sheet (palautuslomake)

Tiedosto on palautettavien näytteiden kanssa lähetettävä lista, joka sisältää lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, tärkeitä päivämääriä, paikat allekirjoituksille, muistiinpanoille ja materiaalin kuvaukselle.

Organisaation logo tiedostoilla

Organisaation tiedoissa on mahdollista lisätä URL/nettiosoite organisaation logolle. Logoa käytetään transaktioista luoduilla PDF-tiedostoilla, kunkin transaktion owner of record -tiedon perusteella. Eli jos organisaation tiedoissa lisätään URL organisaation logoon, logo näytetään kaikkien niiden transaktioiden PDF-tiedostoilla, joiden omistaja (owner of record) on kyseinen organisaatio. Logo näytetään tiedoston ensimmäisen sivun ylälaidassa keskellä. Tämä ominaisuus on lisätty Kotkaan heinäkuussa 2020, ja sitä parannetaan käyttäjien palautteen perusteella. Jos tarvitset apua tai paikan/nettiosoitteen logon tallennukseen, ota yhteyttä ylläpitoon kotka(at)luomus.fi

Tiedostojen liittäminen

Transaktioon voidaan liittää PDF-tiedostoja lataamalla tiedostoja Kotkaan. Joskus voi olla tarve tallentaa esim. yhteysorganisaatiosta saatu tiedosto tai transaktioon liittyviä alkuperäisiä papereita skannattuna. Yksittäisen liitetiedoston koko on maks. ??. Huomaa että lupatiedostoille on erikseen paikka Permit-osiossa (kts. yllä).

Transaktion tietoja näytetietojen katselussa

Joitain transaktion tietoja näytetään näytetietojen yhteydessä (specimen view), jos näytteet on liitetty transaktioon Kotka-tunnisteita käyttäen. Näytteen transaktiohistoria näkyy näytetietojen katselussa, sisältäen muutamia tärkeimpiä tietoja:

Tieto näytteen käytettävyydestä geneettisiin tutkimuksiin (Nagoyan pöytäkirja) näytetään näytetietojen katselussa, ja se tulee uusimmasta transaktiosta, johon näyte on liitetty (transaktion tyyppi incoming gift, loan or exchange, field collection, or ABS negotiations or import notice).

Näytetietojen katselussa näkyy punainen teksti kaikille transaktioon liitetyille näytteille, jos geneettinen tutkimus ei ole sallittua:

Näytetietojen katselussa näkyy oranssi teksti, jos näytteen käytölle geneettiseen tutkimukseen liittyy rajoituksia:

Näytetietojen katselussa näkyy vihreä teksti, jos näyte on vapaasti käytettävissä geneettisiin tutkimuksiin: