Muita näytetietoja

Näytteen säilöntätapa

Kuvaus näytteen säilöntätavasta on tärkeä, jos näytteestä ei ole kuvia, tai säilöntätapa ei selviä niistä. Säilöntätapa vaikuttaa näytteen säilyvyyteen ja siten sen käyttökelpoisuuteen (Utriainen ym. 2006). Säilöntätapa voi olla esimerkiksi neulattu, liimattu, etanolissa, formaliinissa, nahka, luusto, täytetty, pakastettu tai kudosnäyte. Erilaisia säilöntätapoja esittelevät esimerkiksi Häuser ym. (2005b), Taylor (2005) ja Utriainen ym. (2006).

Kunto

Näytteen kunto tai puutteet kannattaa kuvailla, jos ne eivät ilmene valokuvasta. Samalla voidaan kertoa mitä osia eliöstä on talletettu. Kovakuoriaiset talletetaan yleensä kokonaisina, mutta esimerkiksi suurista linnuista voidaan säästää vain siivet, pyrstö ja kallo (keskustelu 21.2.2008, Torsten Stjernberg, Eläinmuseo, Luonnontieteellinen keskusmuseo). Tietoa näytteen kunnosta tai puutteista (esim. irronneet raajat) voidaan esimeriksi käyttää selvitettäessä onko näyteyksilö vanhassa lajinkuvauksessa mainittu yksilö (keskustelu 11.2.2008, Jyrki Muona).

Sukupuoli, kehitysvaihe ja kasti

Nimistösäännöstö suosittelee että holotyypeistä kerrotaan lajinkuvauksen yhteydessä sukupuoli, kehitysvaihe ja kasti, mikäli ne ovat taksonilla oleellisia (ICZN 1999, suositus 73C). Nämä kannattanee kirjata muistiin myös vanhoista näytteistä, jos ne ovat tiedossa. Merkinnässä kannattaa käyttää eliöryhmälle soveltuvaa vakiotapaa, jotta ikätietoa voitaisiin käsitellä automaattisesti. Myös isäntälaji kannattaa merkitä muistiin loislajeilla (ICZN 1999).

Aika

Päivämäärä kannattaa kirjoittaa kansainvälisen ISO 8601 -standardin (ISO 2004) mukaisessa muodossa vvvv-kk-pp (esim. 2008-02-20). Jos tarkka keruupäivä ei ole tiedossa, voi ajan ilmoittaa päivämäärävälinä standardin mukaisessa muodossa vvvv-kk-pp/vvvv-kk-pp. Tällöin päivämäärän yksiselitteinen tulkinta jälkeenpäin on helpompaa.

Kerääjä

Kerääjätieto on vanhoilla näytteillä joskus ongelmallinen, koska etikettitiedoista ei välttämättä selviä mikä niistä on kerääjän nimi (Kuva 4). Lisäksi nimen merkitys voi vaihdella: yleensä se tarkoittaa näytteen alkuperäistä kerääjää, mutta joskus henkilöä, joka on välittänyt näytteen kerääjältä kokoelmaan (keskustelu 5.3.2007, Jyrki Muona). Esimerkiksi Mannerheimin kokoelmassa on Mannerheimin itsensä keräämiä, muilta saatuja ja hyönteiskauppiailta ostettuja näytteitä (Silfverberg 2008). Yksittäisten näytteiden saantitapaa ei ole eritelty.

Koska tiedon merkityksestä ei usein olla selvillä, ei kerääjää tai välittäjää kannata jakaa erillisiin kenttiin. Sen sijaan jos merkitys tunnetaan, voidaan tämä merkitä nimen yhteyteen.

Näytteen sijainti kokoelmassa

Tämä tieto helpottaa näytteen löytymistä. Sijainti voi merkitä esimerkiksi näytteen sisältävän kaapin ja/tai laatikon numeroa.

Valokuvien arkistointipaikka

Tämä tieto helpottaa valokuvien löytymistä. Kuvat kannattaa keskittää yhteen paikkaan, jolloin yksi viittaus kuvien sijaintiin riittää. Jos käytössä on kuva-arkisto, kannattaa tässä tai kokoelman metatiedoissa kertoa millä perusteella yksittäiset kuvat löytyvät. Yksiselitteisin tapa on käyttää näytteen tunnistetta, koska se ei muutu.

Etikettitekstit tekstimuodossa

Etikettitekstien kirjoittaminen tekstimuotoon on ensimmäinen askel tietojen muuttamisessa automaattisesti analysoitaviksi (ks. s. 25). Tämän työn ulkopuolelle jää pohdittavaksi kannattaako etikettitiedot ensisijaisesti kirjoittaa yhteen paikkaan vai kukin omaan kenttäänsä (esim. kerääjä, paikka).

Eri etikettien tekstit kannattaa erotella toisistaan koska tällä tiedolla voi olla merkitystä tietojen lähteen ja luotettavuuden arvioinnissa. Eri etikettien tekstit voi numeroida, neulatuilla näytteillä alkaen neulassa ylimpänä olevasta etiketistä. Ylin etiketti on tavallisesti vanhin ja uudemmat lisätään sen alle. (Gunilla Ståhls, keskustelu 12.3.2008).

Samalla voi tallentaa myös muut oheistiedot ja niiden lähteen (esim. tiedot kerääjän muistivihkoista). Katso myös tietojen tulkinnasta edellä (s. 31).

Maastotunniste

Jos kerääjä on antanut näytteelle väliaikaisen tunnisteen maastossa, kannattaa sekin tallentaa. Maastotunnisteen avulla näyte voidaan liittää mahdollisiin maastomuistiinpanoihin.

Aiemmat kokoelmat

Jos näyte on peräisin toisesta kokoelmasta, kannattaa tieto tästä tallentaa. Tallennettavia tietoja ovat kokoelmaa säilyttänyt organisaatio, kokoelman nimi tai tunniste sekä näytteen tunniste siinä. Näiden avulla säilytetään tieto näytteen historiasta sekä kytkös aiemman kokoelman mahdollisen näytetietokannan tai -rekisterin tietoihin. Tiedoilla näytteen historiasta voi olla merkitystä esimerkiksi yhdistettäessä näytettä vanhaan lajinkuvaukseen (keskustelu 5.3.2007, Jyrki Muona).

Preparaatit

Näytteestä tehdyt preparaatit kannattaa yksilöidä, jotta ne löytyisivät tarvittaessa helposti (etenkin jos ne on talletettu muualle kuin näyte). Jokaisesta kannattaa tallettaa tyyppi (esim. genitaalipreparaatti) sekä sijainti ja mahdollinen tunniste. Myös muita tietoja preparaatista voidaan tallentaa, esimerkiksi preparaatin tekijä, tekoaika ja preparointitapa. Mahdolliset kuvat preparaatista voi tallettaa muiden näytekuvien yhteyteen.

Vaihtoehtoisesti preparaattia voi käsitellä omana näytteenään, jolloin siihen voi viitata tunnisteella. Tällöin siitä voi tallentaa tietoa paljon monipuolisemmin, mutta tallennus on monimutkaisempaa ja siksi hitaampaa.

Analyysit

Jos näytteestä on tehty analyysejä (esim. DNA-sekvensointeja) kannattaa tieto niistä tallentaa näytteen yhteyteen. Tämä voidaan tehdä kirjallisuusviitteellä (jos tulokset on julkaistu) tai viitteellä toiseen tietokantaan (esim. geenipankkinumerolla tai laboratoriokoodilla).

Jos analyysin tuloksia ei ole tallennettu muualle, voidaan ne tallentaa myös näytetietokantaan. FMNH2008-skeemaan (Lahti 2008) voi tallentaa analyysitietoja yksinkertaisessa muodossa, vaikka sitä ei varsinaisesti ole tähän tarkoitukseen suunniteltu.

Lisätiedot

Lisätietoihin voidaan tallentaa vapaamuotoisesti kaikkia sellaisia tietoja näytteestä, jotka eivät sovi muualle. Lisätietokentän etuna on että tallennus siihen on helppoa, koska tietojen paikkaa tai muotoa ei tarvitse miettiä. Haittana on että vapaamuotoista tekstiä on hankalampi käyttää automaattisesti (esim. hakea erilaisilla hakuehdoilla). Tätä voitaisiin helpottaa käyttämällä vakioituja kirjoitusasuja ja -muotoja (esim. kirjallisuusviitteissä).

Viimeisin muokkauspäivä ja muokkaaja

Tieto digitointiajankohdasta tai viimeisimmästä muokkausajankohdasta on tarpeellinen vertailtaessa eri versioita samasta tiedosta, esimerkiksi varmuuskopioitaessa ja tietoja palautettaessa (Ritva Talman, keskustelu 27.3.2008) tai vertailtaessa eri tutkimuksia, joissa on käytetty eri versioita näytetiedoista. Tieto viimeisestä tallentajasta on avuksi myös, jos tiedoissa ilmenee virheitä. Tällöin voidaan helpommin tarkistaa mistä virhe on peräisin, tai onko sama henkilö tehnyt samoja virheitä muuallakin.

Nämä tiedot ovat erityisen tärkeitä jos tietokanta säilyttää kaikki aikaisemmat versiot näytteen tiedoista (ks. s. 35).