Ryhmähuoneet (Breakout Rooms)
Etukäteen tehdyt ryhmähuoneet
Tapaamisen perustanut henkilö voi tehdä ryhmähuoneet etukäteen tapaamisen asetuksissa osoitteessa zoom.helsinki.fi ja haluttaessa jakaa osallistujat valmiiksi huoneisiin. Kannattaa huomioida, että etukäteen tehty ryhmäjako toimii vain jos:
- osallistujat ovat aiemmin jo kirjautuneet Helsingin yliopiston Zoomiin
- he saapuvat Zoom-tapaamiseen kirjautumalla yliopiston tunnuksella (joka on lisätty etukäteen huoneeseen)
- osallistujien pitää olla jo sisällä Zoomissa ennen kuin ryhmähuoneet avataan. Jos näin ei ole ollut, niin sen saa korjattua Recreate-toiminnolla, joka löytyy tapaamisen aikana Breakout Rooms -toiminnosta.
Zoomin ohje huoneiden ennakkovalmistelusta: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671
Huom! Ryhmähuoneet voidaan tehdä ja nimetä etukäteen Zoom-tapaamisen asetuksissa verkkosivulla, vaikka huoneisiin ei vielä liitettäisi osallistujia. Osallistujat lisätään sitten tapaamisen aikana manuaalisesti tai automaattisesti huoneisiin tai heitä voidaan pyytää itse menemään heille osoitettuun huoneeseen. Näin on mahdollista säästää jonkin verran aikaa ryhmähuoneisiin jakamisessa.
Tapaamisen aikana tehtävät ryhmähuoneet
Tapaamisen host-oikeudet omaava henkilö voi luoda ryhmähuoneita Breakout Rooms -toiminnolla. Ryhmähuoneita voi tehdä kolmella tavalla.
- Automaattisesti luotavat huoneet (Assign automatically)
- Host määrittää huoneiden lukumäärän, ja Zoom jakaa osallistujat huoneisiin satunnaisesti Breakout rooms -työskentelyn käynnistyessä.
- Video-ohje: https://www2.helsinki.fi/fi/unitube/video/17ec2398-f86e-45f2-a5ce-9cdd61071219
2. Manuaalisesti tehtävät huoneet (Assign manually)
- Host määrittää huoneiden lukumäärän ja jakaa osallistujat yksitellen huoneisiin Assign-toiminnolla. Huonejaon tai ryhmätyöskentelyn aikana host tai co-host voi tarvittaessa vaihtaa osallistujia huoneesta toiseen Move to tai Exchange -toiminnoilla.
- Video-ohje: https://www2.helsinki.fi/fi/unitube/video/5768f117-4b8c-4b27-8019-3463d0ab5a26
3. Huoneet, joissa osallistujien on mahdollista liikkua huoneiden välillä (Let participants choose room)
- Breakout rooms -ikkunan Options-osiossa (hammasratas-ikonin takana) voidaan sallia osallistujien vapaasti valita, mihin huoneisiin he haluavat mennä.
- Kun tämä vaihtoehto on valittuna, osallistujien tulee huoneiden käynnistämisen jälkeen avata huoneluettelo alareunan Breakout Rooms -painikkeesta ja liittyä haluamaansa huoneeseen Join-painikkeella (ks. kuva). Ks. ohje videolta: https://www2.helsinki.fi/fi/unitube/video/5768f117-4b8c-4b27-8019-3463d0ab5a26
Huoneiden asetukset
Hammasratas-ikonin takaa löytyvät ryhmähuoneiden asetukset. Siellä on mahdollista:
- sallia osallistujien valitse itse, mihin huoneeseen haluavat siirtyä
- sallia osallistujien palata päähuoneeseen milloin tahansa
- asettaa osallistujat siirtymään huoneisiin automaattisesti ryhmätyöskentelyn alettua
- määritellä huoneet sulkeutumaan valitun ajan kuluttua
- asettaa huoneiden sulkemisen jälkeen näkyviin laskuri, joka kertoo jäljellä olevan ajan.
Ryhmähuoneiden uudelleenluonti
Mikäli Breakout Rooms -huoneita käytetään tapaamisen aikana toistamiseen, voidaan ennen huoneiden avaamista päättää, jaetaanko osallistujat samoihin huoneisiin kuin aiemmin vai vaihdetaanko huonejakoa. Jos jakoa halutaan muuttaa, päästään Recreate-painikkeella valitsemaan, millä tavoin uudelleenjako tehdään. Recreate all Rooms -valinta poistaa aikaisemmin luodut huoneet ja mahdollistaa uusien luomisen. Jos huoneet on luotu etukäteen (tapaamisen asetuksissa verkkosivulla), voidaan ne palauttaa alkuperäiseen tilanteeseen Recover to pre-assigned rooms -valinnalla.
Viestittäminen huoneisiin ryhmätyöskentelyn aikana
Host ja co-host voivat lähettää ryhmähuoneissa oleville osallistujille viestejä joko tekstinä tai puhumalla Broadcast-toiminnon avulla. Tämä edellyttää, että niin hostilla kuin osallistujillakin on Zoomin työpöytäsovelluksesta riittävän uusi versio (vähintään 5.11.9) tai Zoomin selainversio. Katso tarkemmin helpdeskin Breakout rooms -ohjeen kohdasta Broadcast.