Roolit (host, co-host, alternative host, participant)

Last modified by Mikko Halonen on 2024/02/07 10:42

 

Video Unitubessa

Zoom-tapaamisissa käytössä olevat roolit

Zoom_roles.png

  • Host - tapaamisen pääkäyttäjä, jolla on tilaisuuden aikana kaikki hallinnointioikeudet, oletuksena tapaamisen luonut henkilö on tässä roolissa
  • Co-host - rooli, jolla on varsinaista Hostia hieman rajoitetummat hallinnointioikeudet sekä toimii vara-Hostina jos alkuperäinen Host esim. lähtee kokouksesta. Voi käynnistää pilvitallennuksen myös.
  • Participant - Normaali tapaamiseen osallistuva vieras, joko kirjautuneena tai kirjautumatta Zoom-palveluun. Ei voi käynnistää pilvitallennusta.

Tapaamisen asetuksissa jaettavat roolit

  • Tapaamisen perustaja - Host (alkuperäinen)
  • Alternative Host - Tapaamisen perustajan lisäämät henkilöt tapaamisen tietoihin (max. 10 kpl.) jotka myös voivat toimia automaattisesti Host-roolissa käynnistäessään tapaamisen

Alternative Hosts -kenttään voi lisätä nimellä/sähköpostin avulla vain HY-Zoom -käyttäjiä jotka ovat kerran kirjautuneet HY:n Zoomiin! Kenttä etsii käyttäjätietokannasta käyttäjän kun siihen kirjoittaa nimen tai sähköpostiosoitteen (tai osan näistä).

Zoom_Alt_hosts_options.png

Zoom_alt_hosts.png

Tapaamiseen tultaessa jaettavat roolit

  • Tapaamisen luonut henkilö (Host) käynnistää kokouksen → kokouksen Host
  • Alternative Host käynnistää kokouksen → kokouksen Host
  • Alternative Host saapuu kokoukseen joka on jo käynnissä → kokouksen Co-host
  • Tapaamisen luonut henkilö (Host) tulee kokoukseen jonka Alternative Host on jo käynnistänyt → kokouksen Co-host

Täytyy olla kirjautunut HY:n tunnuksilla Zoomiin jotta ennalta määritetyt Host/Co-host -roolit voi saada sillä hetkellä kun yhteys tapaamiseen muodostuu. Muuten on vain Participant tai vaihtoehtoisesti Zoom-tapaaminen ei käynnisty lainkaan. Silloin täytyy poistua tapaamisesta, kirjautua Zoomiin ja palata uudelleen tapaamiseen.

Täytyy olla yliopiston tunnus, jotta voi olla tapaamisen tiedoissa Alternative Host. Jos HY-tunnuksia ei ole (esim. ulkopuolisella luennoitsijalla), kokouksen aloittamiseen tarvitaan yleensä tapaamisen luonut henkilö tai joku yliopiston käyttäjä jolle määritelty Alternative Host-oikeus. Muutoin tapaamiseen saattaa tulla 40 min. aikarajoitus jos paikalla ei ole HY:n Host-käyttäjää.

Tapaamisen aikana jaettavat roolit

Zoom_participants_icon.pngRooleja jaetaan/poistetaan osallistujalistan kautta (Participants). Host- ja Co-host -roolit näkyvät suluissa osallistujien nimien jälkeen. Jos rooleja ei näy kokouksen käynnistyessä vaikka pitäisi, ei käyttäjä ole kirjautunut yliopiston tunnuksillaan Zoomiin.

  • Host -vain yksi henkilö kerrallaan voi toimia pääroolissa tapaamisen aikana. Host voi siirtää Host-roolin kenelle tahansa sekä myöntää kaikille haluamilleen osallistujille Co-host -rooleja. Poll-kysymysten lisääminen/editointi tai muu Zoom-nettisivulla tapahtuva kokoustietojen muokkaamista vaativa toiminta ei kuitenkaan onnistu kuin tapaamisen perustaneelta alkuperäiseltä Host:ilta. Tapaamisen luonut henkilö voi myös aina ottaa Host-roolin itselleen takaisin vaikka ei olisikaan Host tapaamiseen tullessaan.
  • Co-host - tätä roolia voi olla rajaton määrä kokouksessa. Ainoastaan Host voi antaa Co-host -roolin osallistujalle, tapaamisen asetuksissa nimetyt vaihtoehtoiset Host-käyttäjät saavat myös Co-host roolin osallistuessaan käynissä olevaan kokoukseen. Co-host ei voi tehdä muista Co-host:eja.
  • Participant - kuka tahansa muu osallistuja Zoom-tapaamisessa, rooli ei näy suluissa osallistujalistassa. Kenelle tahansa osallistujalle voi antaa Host- tai Co-host -roolin riippumatta siitä, onko kirjautunut vai kirjautumaton käyttäjä. Host tai Co-host voi antaa Participant -roolille myös kokouksen tallennusoikeudet, tätä oikeutta ei näy listassa ellei osallistuja laita tallennusta päälle.

Zoom_make_cohost.png

Kuva 1: Professori antaa osallistujalistassa Assistentti-osallistujalle Co-host oikeudet viemällä hiiren osoittimen Assistentti-käyttäjän päälle, jolloin "More"-valikkonappi on klikattavissa ja valikko aukeaa. Make Co-host -toiminto lisää roolin käyttäjälle.

Zoom_make_host.png

Kuva 2: Professori antaa osallistujalistassa HY:n ulkopuoliselle luennoitsijalle Host-oikeuden viemällä hiiren osoittimen käyttäjän päälle, jolloin "More"-valikkonappi on klikattavissa ja valikko aukeaa. Make Host -toiminto lisää roolin käyttäjälle. Professori voi nyt lähteä pois kokouksesta Leave -napin kautta ja hän voi myös ottaa Host-oikeuden takaisin osallistujavalikosta löytyvän Reclaim Host -napin kautta.

Esimerkki-case 1:  Luentosarja jossa useita opettajia ja yksi HY:n ulkopuolinen (ei HY:n tunnuksia).

Mikäli luentosarjalla on useita opettajia, kannattaa heidät yleensä lisätä tapaamisen vaihtoehtoisiksi hosteiksi. Tällöin joku heistä voi esimerkiksi avustaa luennoijaa pienryhmätyöskentelyn hoitamisessa, tai ensimmäinen luennoija voi poistua kesken tilaisuuden. Vaihtoehtoiset hostit voidaan lisätä selaimella tapaamisen asetuksissa sen jälkeen, kun kyseiset henkilöt ovat vähintään kerran kirjautuneet Zoomiin. Jos jollain luentosarjan opettajista ei ole yliopiston tunnuksia, häntä ei voida lisätä vaihtoehtoiseksi hostiksi. Hän ei myöskään voi aloittaa tapaamista, vaan siihen tarvitaan aina henkilö, jolla on yliopiston käyttäjätunnus. Kun tapaaminen on käynnistetty, host voi tarvittaessa siirtää oikeutensa jollekulle toiselle tai määritellä co-hosteja.

Esimerkki-case 2: Hostit ja co-hostit ryhmähuoneissa

Host voi perustaa Zoom-tapaamista varten breakout-ryhmähuoneita etukäteen ennen tapaamisen alkua. Selaimella on mahdollista luoda ryhmät ja sijoittaa opiskelijat niihin sähköpostiosoitteiden perusteella. Tapaamisen aikana host voi käynnistää ryhmätyöskentelyn, ja co-hostit voivat osallistua siihen. Co-hostit voivat myös liikkua ryhmien välillä, kunhan heidät on ensin sijoitettu johonkin ryhmään. Päähuoneesta he eivät voi mennä vapaasti ryhmiin. Jos co-hostien ei haluta siirtyvän muiden osallistujien mukana automaattisesti pienryhmiin, heille voidaan perustaa oma ryhmähuone, josta he voivat käydä muissa huoneissa.