Projektisuunnitelman teon tehtävät

Last modified by llager@helsinki_fi on 2024/01/16 08:10
Tehtävät 1-2: Wikin ylläpito, tiedottaminen ja yhteydenpito OKM:ään

Tehtävä 1.

Valmisteluryhmän wikin ylläpitäminen

Kuvaus:

Wikin sisällön ja päivitysoikeuksien ylläpitäminen sekä opastuksen antaminen wikin käytössä

Vastuuhenkilö:

Tommi Jauhiainen, 1 htp

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Lassi Lager, 2 htp
  • Nina Hyvönen, 1 htp

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 4 htp

Aikataulu:

06/2011-08/2012

Tulos:

Wikiä käyttävillä projektiin osallistujilla on sinne pääsy ja riittävä osaaminen sen käyttämiseen. Elokuun kokouksessa voisi avata katseluoikeudet kaikille. Päivitysoikeudet työhön osallistuville. Työryhmät voivat muokata toimeksiantoaan ja muutkin näkevät, samalla siellä määritellään kuka hoitaa minkäkin osuuden.

Tehtävä 2.

Tiedottaminen ja yhteydenpito kirjastoihin, kirjastosektoreihin ja OKM:ään

Kuvaus:

Valmisteluryhmän työstä tiedottaminen. Sidosryhmille tulee olla selvää mitä osia kirjastojen tietojärjestelmäkokonaisuudesta tämä hanke kattaa sekä hankkeen yleiset strategiset tavoitteet.

OKM pitäisi pitää tietoisena työn etenemisestä ja OKM:lle pitäisi tarjota mahdollisuus myös työhön osallistumiseen

Vastuuhenkilö:

Valmisteluryhmän puheenjohtaja

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • koko valmisteluryhmä

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

06/2011-08/2012

Tulos:

Kirjastosektorit ovat tietoisia valmisteluryhmän työn etenemisestä ja sen lopputuloksesta. (Kirjastojen ja kirjastosektoreiden vastuulla on omille sidosryhmille tiedottaminen ja niiden ajantasalla pitäminen.) OKM on tietoinen valmisteluryhmän työstä ja on kyennyt ottamaan kantaa sen tuotoksiin jo työskentelyvaiheessa.

Tehtäväryhmä 3: Periaatetason tehtävät

Tehtävä 3.1

Strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi

Kuvaus:

Yhteisen vision työstäminen mahdollisimman laajaksi kirjastojen järjestelmäkokonaisuudeksi.

Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset

Vastuuhenkilö:

Työryhmä 7

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Nimi ja työmääräarvio, htkk

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 1 htkk

Aikataulu:

09/2011 - 11/2011. Riskianalyysin osalta 02/2012- 04/2012

Tulos:

Yksilöi ja luettele tehtävässä syntyvät tulokset:

  • Yhteinen visio ja strategiset linjauksen siihen pääsemiseksi
  • Yhteiset pelisäännöt ja toimintakulttuuri kuvattu riittävällä tarkuudella
  • Määritelty mitä palveluja kirjastojärjestelmäkokonaisuudella tuotetaan ja millaiset rajapinnat tarvitaan muihin järjestelmiin (periaatetasolla!)
  • Tarpeet yhteisistä tietovarannoista
  • Riskianalyysi
  • jne.

Tehtävä 3.2

Kustannus-hyöty analyysi/laskelma

Kuvaus:

Kustannushyötyanalyysin tekeminen sekä tämän projektin että valmisteltavan projektisuunnitelman osalta.

Huomioita:

  • Valmisteluprosessin aikana saavutettava hyöty.
  • Työprosessien kehittyminen yhteistyön aikana.
  • Mahdollisista yhteisistä järjestelmähankinnoista ja sen jälkeen järjestelmien tai niitten osien yhteisestä ylläpidosta ja kehittämisestä saatava hyöty.
  • Tietovarantojen tehokkaampi hyödyntäminen.
  • Jo tehtyjen kustannushyötylaskelmien hyödyntäminen

Riippuvuudet:

Kustannus-hyötyanalyyysi lasketaan strategisen tahtotilan määrittämisessä kuvatun vision ja nykytilan / erillisten hankeprojektien vertailuna

Vastuuhenkilö:

Työryhmä 8

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Nimi ja työmääräarvio, htkk

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

02/2012 -  04/2012

Tulos:

Yksilöi ja luettele tehtävässä syntyvät tulokset:

  • Kustannus-hyöty analyysi/laskelma
  • jne.

Tehtävä 3.3

Hallintomalli, juridiset kysymykset ja rahoitusratkaisu

Kuvaus:

Tarkennetaan myöhemmin.

Huomioita:

Raketti-hankkeen pelisääntötyöryhmän työskentelyn huomioiminen.

Riippuvuudet:

Lähtötietoina ovat aiemmin määritelty visio ja kustannus-hyötyanalyysin mukaiset vision mukaiset kustannukset.

Vastuuhenkilö:

Työryhmä 9

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Nimi ja työmääräarvio, htkk

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

02/2012 - 04/2012

Tulos:

Yksilöi ja luettele tehtävässä syntyvät tulokset:

Arkkitehtuurikuvaukset tehtäväryhmissä 4-7

Arkkitehtuurissa on neljä tasoa: toiminta, tieto, tietojärjestelmä sekä teknologia. Jokainen näistä neljästä tasosta kuvataan järjestelmän viiden osa-alueen osalta erikseen ja yhdistetään lopulta yhdeksi kuvaukseksi.

Järjestelmän viisi osa-aluetta ovat:
 1. aineiston kuvailu
 2. aineiston käyttö, lainaus ja kaukopalvelu (Lainauksessa esim. rajapinnat kassajärjestelmiin?)
 3. monografiahankinta (painettu aineisto ja e-kirjat)
 4. kausijulkaisut ja tietokannat (painetut ja e-kausijulkaisut, hankinta, Halti-kuviot ym., FinELib-edustus mukana. Myös talous ja saapumisvalvonta)
 5. hallinnolliset järjestelmät ja rajapinnat ulkoisiin järjestelmiin

Jokaista osa-aluetta kohden perustetaan erillinen työryhmä joka kuvaa kyseisestä osa-alueesta kaikki neljä arkkitehtuurinäkökulmaa.

Tehtäväryhmä 4: Toiminta-arkkitehtuuri

JHS179-suosituksen määritelmä: Toiminta-arkkitehtuuri (business architecture)

Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation toiminnalliset rakenteet. Näitä ovat mm.  sidosryhmät, palvelut ja tuotteet sekä prosessit ja organisaatiot. Myös toiminnan kehittämisen perusrakenteet, kuten visiot ja strategiat, ovat osa toiminta-arkkitehtuuria. Toiminta-arkkitehtuurin suunnittelun tavoitteena on optimoida ja suunnitella asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin liittyvää palvelutarjontaa sekä palveluiden tuottamiseen tarvittavia toiminnan rakenteita. Tunnetaan myös termillä liiketoiminta-arkkitehtuuri.

Tehtävä 4.

Toiminta-arkkitehtuuri

Kuvaus:


Huomioita:

 

Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset

Vastuuhenkilöt:

Työryhmien 1-6 vetäjät.

Työntekijät

Ryhmät 1- 6

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

09/2011 - 03/2012. Jos seuraava laaja kokous pidetään tammikuussa, marraskuussa pitäisi olla valmiina jonkinlainen toimintaympäristökuvaus.

Tulos:

Yksilöi ja luettelee tehtävässä syntyvät tulokset:

  • Nykytilan kuvaus, IT-puolen benchmarking-tavalla. (Jure-hankkeessa jo tehty kuvauksia, voi käyttää mallina) (valmiiksi syksyn aikana)
  • Alustava kuvaus toimintaympäristöstä (marraskuu).
  • Toiminta-arkkitehtuuri -luku projektisuunnitelmaan.
  • Käyttötapauskuvauksia. Prosessikuvauksia. Ei niinkään prosessikaavioita kaikenlaisista eri tilanteista, vaan käyttötapauskuvauksia. Helpottaisivat esim. uuden järjestelmän arvioinnissa ja kilpailutuksessa.

Tehtävä 4.1

Aineiston kuvailun toiminta-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 1

Tehtävä 4.2

Aineiston käytön toiminta-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 2

Tehtävä 4.3

Monografiahankinnan toiminta-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 3

Tehtävä 4.4

Kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinnan toiminta-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 4

Tehtävä 4.5

Hallinnollisten järjestelmien ja rajapintojen toiminta-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 5

Tehtäväryhmä 5: Tietoarkkitehtuuri

JHS179-suosituksen määritelmä: Tietoarkkitehtuuri (data architecture)

Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation käyttämät tiedot, niiden rakenteet sekä suhteet. Tietoarkkitehtuurin suunnittelun tavoitteena on luoda organisaatiotasoinen yhteinen näkemys keskeisestä tietopääomasta sekä helpottaa tiedon löytämistä, välittämistä ja hallintaa. Suunnittelulla tähdätään tietorakenteiden vakiointiin ja sen mahdollistamaan tietojen uudelleenhyödynnettävyyteen.

Tehtävä 5.

Tietoarkkitehtuuri

Kuvaus:


Huomioita:

 

Riippuvuudet:

Projektisuunnitelman käsitteistö olisi hyvä olla valmis ennen tätä.

Vastuuhenkilöt:

Ryhmien 1-6 vetäjät.

Työntekijät:

Ryhmät 1-6

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

09/2011-03/2012.

Tulos:

 

Tehtävä 5.1

Aineiston kuvailun tietoarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 1

Tehtävä 5.2

Aineiston käytön tietoarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 2

Tehtävä 5.3

Monografiahankinnan tietoarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 3

Tehtävä 5.4

Kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinnan tietoarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 4

Tehtävä 5.5

Hallinnollisten järjestelmien ja rajapintojen tietoarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 5

Tehtäväryhmä 6: Tietojärjestelmäarkkitehtuuri

JHS179-suosituksen määritelmä: Tietojärjestelmäarkkitehtuuri (application architecture)

Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation keskeiset tietojärjestelmät, niiden suhteet sekä ominaisuustiedot. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu on ko. arkkitehtuurin rakenteellista suunnittelua, elinkaarisuunnittelua sekä kustannus- ja käyttöoptimointia. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnittelussa tavoitteena on suunnitella tietojärjestelmäkokonaisuutta siten, että muodostuva tietojärjestelmäkokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita.

Tehtävä 6.

Tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Kuvaus:

Kaikkien kirjastojen kirjastojärjestelmäkokonaisuuden tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaaminen. Tähän sisällytetään kevyt kuvaus koko kirjastokentän tietojärjestelmistä ja siitä mitä tämä hanke siitä kattaa.

Huomioita:

 

Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset

Vastuuhenkilö:

Ryhmien 1-6 vetäjät

Työntekijät:

Ryhmät 1-6

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

08/2011 - 03/2012.

Tulos:

Tietojärjestelmäarkkitehtuuri -luku projektisuunnitelmaan.

Tehtävä 6.1

Aineiston kuvailun tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 1

Tehtävä 6.2

Aineiston käytön tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 2

Tehtävä 6.3

Monografiahankinnan tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 3

Tehtävä 6.4

Kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinnan tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 4

Tehtävä 6.5

Hallinnollisten järjestelmien ja rajapintojen tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 5

Tehtäväryhmä 7: Teknologia-arkkitehtuuri

JHS179-suosituksen määritelmä: Teknologia-arkkitehtuuri (technology architecture)

Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation teknologista infrastruktuuria ja järjestelmäarkkitehtuurin teknologiavalintoja. Teknologia-arkkitehtuurin suunnittelussa linjataan käytettävät tekniset järjestelmien ja ICT-infrastruktuurin ratkaisuvaihtoehdot, standardit ja rakenteet siten, että kokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita.

Tehtävä 7.

Teknologia-arkkitehtuuri

Kuvaus:

Kaikkien kirjastojen kirjastojärjestelmäkokonaisuuden teknologia-arkkitehtuurin kuvaaminen.

Huomioita:

Asiakasliittymä lähtökohtaisesti KDK-asiakasliittymä. 2012 alussa tarkistetaan tilanne.

Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset.

Vastuuhenkilö:

Ryhmien 1-6 vetäjät

Työntekijät:

Ryhmät 1-6

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

09/2011-03/2012.

Tulos:


Tehtävä 7.1

Aineiston kuvailun teknologia-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 1

Tehtävä 7.2

Aineiston käytön teknologia-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 2

Tehtävä 7.3

Monografiahankinnan teknologia-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 3

Tehtävä 7.4

Kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinnan teknologia-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 4

Tehtävä 7.5

Hallinnollisten järjestelmien ja rajapintojen teknologia-arkkitehtuuri

Työntekijät:

Ryhmä 5

Tehtävät 8-9: Käsitteistö ja tilastot

Tehtävä 8.

Käsitteistö projektisuunnitelmaan

Kuvaus:

Keskeiset käsitteet täytyy määritellä yhdessä, esim. niin että "lainaus" tarkoittaisi kaikille samaa, konsensus täytyy saavuttaa. Tarkoituksena on saavuttaa yksimielisyys siitä, mitä mikäkin tarkoittaa.

Huomioita:

Raketti-hankkeessa on tavoitteena mm. saada korkeakoulujen yhteinen käsitteistö mahdollisimman kattavasti. Käsitemalli, esim. asiakastiedot: ei välttämättä tarkoita, että tiedot naputellaan tietokantaan vaan ne voidaan myös hakea valmiina jostain (jatkossa opiskelijatiedot suoraan väestörekisteristä - tiedot käytettävissä maksutta julkishallinnon sisällä.). Hyödynnetään jo olemassa olevia kirjasto- ja it-alan käsitteitä. Kirjasto- ja atk-puoli hyvin standardoitu, eikä olemassa olevia käsitteitä kannata keksiä uudelleen.

Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset

Vastuuhenkilö:

Ryhmä 6

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Käsitteistöä laajennetaan työryhmien työn edetessä 6. ryhmän koordinoidessa.
  • Kansalliskirjasto (Ninan putiikki) voi kartoittaa kirjastoalan käsitteitä.

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

09/2011 - 12/2011

Tulos:

Käsitteistö (kuvataan Raketti-käsitteistöön)

Tehtävä 9.

Tilastointi

Kuvaus:


Huomioita:


Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset

Vastuuhenkilö:

Jarmo Saarti

Työntekijät:

Vaikuttavuuden arviointiryhmä

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

09/2011 - 03/2012

Tulos:


Tehtävät 10-11: Valmistelutyön etenemisen ja valmistumisen varmistus

Tehtävä 10.

Projektisuunnitelman aikataulun hahmottaminen

Kuvaus:

Jatkoprojektien aikataulut piirretään kaaviona (Kartturi-malli viitekehyksenä)

Huomioita:

Riippuvuudet:

Kuvataan mikäli tehtävän suorittamiseen vaikuttaa toisen tehtävän tulokset

Vastuuhenkilö:

Tehtävän vastuuhenkilön nimi ja työmääräarvio, htkk

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Valmisteluryhmä

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

04/12 - 08/12

Tulos:

Yksilöi ja luettele tehtävässä syntyvät tulokset:

  • Hankkeen kuvaus Kartturi-mallin pohjalta ja vaiheistus (aikataulujana): Tästä pääluvut, lisäksi alavaiheet/alakohda, myös mitä osia tähän kuuluu
  • jne.

Tehtävä 11.

Valmisteluryhmän lopputuotoksena syntyvän projektisuunnitelman koostaminen

Kuvaus:

Valmisteluryhmän lopputuotoksena syntyvän projektisuunnitelman koostaminen

Riippuvuudet:

Arkkitehtuurikuvausten pitää olla pitkälle tehtynä ennenkuin tätä tehtävää kannattaa aloittaa

Vastuuhenkilö:

Sinikka Luokkanen

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät:

  • Tommi Jauhiainen
  • Nina Hyvönen
  • Lassi Lager
  • Työryhmien vastuuhenkilöt
  • Valmisteluryhmä

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: X htkk

Aikataulu:

04/2012-08/2012. (Aikataulu työryhmille: syyskuu - maaliskuu. Huhti-toukokuussa valmisteluryhmä kokoaa kaiken kasaan.)

Tulos:

Valmis projektisuunnitelma