6. Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi

6. Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi

Projektin jatko edellyttää henkilöresursseja. Valmistelutyö nykyisellä mallilla, jossa kukin osallistuja on tehnyt UKJ-töitä oman työn ohella, ei jatkossa enää toimi. Oman työn ohella tehtäessä projektiin otetaan työaikaa pääsääntöisesti kun muilla töiltä ehditään suunnittelemattomasti ja satunnaisesti, jolloin ei voida luottaa siihen että itse tai muut saavat tehtyä asioita suunnitellussa aikataulussa.

Resurssitarvearvio vuodeksi 2013

• Optimiresurssointi- 5 htv
  • "Toimenkuvat":
    • 1 htv: vastuukoordinaattori
    • 1 htv: aineiston kuvailun ja kokoelmien hallinnan asiantuntija ja tämän osuuden vastuuhenkilö
    • 1 htv: aineiston käytön asiantuntija (asiakasnäkökulma) ja tämän osuuden vastuuhenkilö
    • 1 htv: aineiston hankinnan ja elinkaaren hallinnan asiantuntja ja tämän osuuden vastuuhenkilö
    • 1 htv: modulirakenteen ja rajapintojen (sekä sisäisten että ulkoisten) asiantuntija ja tämän osuuden vastuuhenkilö
    • Edellä olevien lisäksi lähdetään siitä, että valmistelutyön aikana syntynyt asiantuntijaverkosto osallistuu edelleen merkittävällä panoksella jatkotyöskentelyyn.
• "Tullaan vielä toimeen"- 3-4 htv
  • Tällä resurssoinnilla tuskin päästään riittävän nopeasti ratkaisuihin, joita joidenkin kirjaston osalta nyt jo odotetaan.
  • Yhden on oltava kuitenkin vastuukoordinaattori, joten jokin tai jotkut osa-alueet jäävät vähemmälle resurssoinnille tai jokin osuus jätetään tästä projektista kokonaan pois tässä vaiheessa.
•  "Ei kannata jatkaa"- enintään 2 htv
  • On liian riskialtis ratkaisu.
  • Ehdittäsiin joko jatkamaan projektisuunnitelman pohjalta osakokonaisuuksien jatkotyöstöä, tai jos muualta tulisi OTOna tehtyä työtä, niin koordinoimaan muiden töitä. UKJ-työ etenisi kuitenkin kirjastojen tarpeisiin nähden liian hitaasti.

6.1 Projektin tehtävät 2013-

Valmistelutyössä 2011-2012 aikana tehtyjen kuvausten ja määritysten pohjalta laaditaan uuden järjestelmän yksityiskohtainen vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma aikatauluineen ja vaiheistuksineen vuoden 2013 aikana. Tavoitteena on, että järjestelmäkokonaisuuden hankinta ja toteutus projektisuunnitelman mukaisesti voi alkaa vuonna 2014. Vuoden 2013 aikana selvitetään uuden järjestelmän omistamiseen, työnjakoon ja sopimuksiin liittyvät juridiset seikat. Keskeinen tehtävä on myös UKJ:n aseman ja toiminnallisuuksien määrittely koko kirjastojen tietojärjestelmäkokonaisuudessa (erityisesti Finna, Melinda).

6.2 Aikataulu 2013-

Kansalliskirjasto on hakenut OKM:stä rahoitusta vuoden 2013 aikana tehtävää UKJ-vaatimusmäärittelyä ja projektisuunnitelmaa varten. Jos rahoituspäätös saadaan joulukuussa eduskunnan hyväksyttyä vuoden 2013 valtion talousarvioesityksen, niin henkilöt voisivat aloittaa UKJ-hankkeessa maaliskuussa 2013. Rahoituspäätöksen jälkeen aikataulu on tarkistettava.

Hankkeen saumattoman jatkon varmistamiseksi jatkohankkeen johtoryhmä olisi hyvä nimetä jo vuoden 2012 puolella tai heti tammikuun alussa, jotta se voisi järjestäytyä ja pääsisi aloittamaan toimintansa jo tammikuussa 2013.

6.3 Vastuut ja järjestäytyminen 2013-

"UKJ-Cooperation: Open reports + open development = shared responsibility!"

Tavoitteena on, että Kansalliskirjasto saa OKM:sta vuodelle 2013 hankerahoituksen, jolla palkataan UKJ-hankkeeseen projektihenkilöstöä.

Vuoden 2013 suunniteluvaiheeseen nimetään projektin johtoryhmä.

• Kokoonpano (16 henkilöä)
  • Kansalliskirjasto: 3 edustajaa
  • AMKIT-konsortio: 2 edustajaa
  • Suomen yliopistokirjastojen neuvosto: 2 edustajaa
  • Erikoiskirjastojen neuvosto: 2 edustajaa
  • Yleisten kirjastojen neuvosto: 3 edustajaa
  • Yhteiskirjastot: 1 edustaja
  • IT-johtajien edustus: Korkeakoulut 1/sektori & kuntapuolen edustus (yhteensä 3 hlöä)
• Tehtävät
  • projektin johtaminen (projektin omistaja Kansalliskirjasto/KVP, mutta projektia johdetaan tämän johtoryhmän kautta)
    • hyväksyy projektisuunnitelman
    • vastaa projektin etenemisestä
    • vastaa projektin viestinnästä 
    • perustaa tarvittavat projektin alatyöryhmät ja kutsuu niihin osallistujat
  • verkostomaisen toimintatavan kuvaaminen ja organisointi (mm. eri toimijoiden toimenkuvat)
  • johtoryhmä raportoi projektista kirjastosektoreille ja OKM:lle
  • johtoryhmä vastaa projektin esittelemisestä kokonaisarkkitehtuuria ajaville valtakunnan tason toimijoille (esim . ValtIT, KuntaIT, Suomen kuntaliitolle, korkeakoulujen rehtorien neuvostoille, valtiovarain- ja muille ministeriölle)
• Johtoryhmä järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan, jonka kutsuu koolle Kansalliskirjasto. Johtoryhmän puheenjohtaja on Kansalliskirjaston ulkopuolelta.
• Kansalliskirjaston projektiin rekrytoidut henkilöt vastaavat asioiden valmistelusta johtoryhmälle ja joku heistä toimii johtoryhmän sihteerinä.