5. Hallintomalli ja juridiset kysymykset
"UKJ-Cooperation: Open reports + open development = shared responsibility!"
Koko UKJ-hankkeen perusajatus on jaettu vastuu kaikkien osallistujien kesken. Sitä on toteutettu ensimmäisessä valmisteluvaiheessa 2011-2012 ja sitä on tarkoitus jatkaa koko hankekausi ja sitä seuraava tuotantokausi eli koko järjestelmän elinkaaren ajan. Projektin kaikkien vaiheiden hallintomallien tulee tukea tätä toimintatapaa.
Hankevaiheen hallintomalli
Hankevaiheen hallintomallia on hahmoteltu tämän dokumentin luvussa 6.
Tuotantovaiheen hallintomalli
Tuotantovaiheen hallintomalli tulee oleellisesti riippumaan siitä millainen toteuttamismalli UKJ-kokonaisuudelle tullaan valitsemaan. Tässä vaiheessa on nähtävissä ainakin kolme erilaista toteuttamis- ja hallintomallia.
- Tarvittavat ohjelmistot ostetaan kaupalliselta toimijalta ja jokainen osallistujakirjasto vastaa omista kustannuksistaan maksaen oman osuuteensa veloitettavista kustannuksista (tukimaksuista) suoraan kaupalliselle toimijalle.
- Kansalliskirjasto vastaa tarvittavien ohjelmistojen tarjoamisesta (tuottamisesta ja/tai hankkimisesta kolmansilta osapuolilta) osallistujakirjastoille sille osoitetulla julkiselle yhteisrahoituksella samalla tavalla kuin nyt toimitaan KDK asiakasliittymä Finnan osalta. Kirjastojen ei tarvitse maksaa Kansalliskirjastolle eikä muille toimijoille käyttämistään ohjelmistoista lisenssi- eikä tukimaksuja.
- Tarvittavien ohjelmistojen tarjoamisesta (tuottamisesta ja/tai hankkimisesta kolmansilta osapuolilta) vastaavat osallistujakirjastot yhteisvastuullisesti.
Ensimmäisessä vaihtoehdossa hallintomalli voisi olla nykyisten AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden kaltainen UKJ-konsortio, jossa Helsingin yliopisto/Kansalliskirjasto toimii osallistujien valtuuttamana juridisena sopimuskumppanina kaupalliselle toimijalle. Toisessa vaihtoehdossa UKJ-osuuden hallinto voitaisiin yhdistää KDK-asiakasliittymän hallintoon laajentaen näiden toimielimien vastuita ja tehtäviä. Kolmannessa toteuttamisvaihtoehdossa tulee muodostaa uudentyyppinen hallinto- ja päätöksenteko-organisaatio. Siinäkin tapauksessa organisoitumismallina voisi olla konsortio.
Päätökset tuotantovaiheen hallintomallista pystytään tekemään vasta projektin myöhemmässä vaiheessa, kun on olemassa päätökset mm. toteuttamismallista.
Juridiset kysymykset
Valmisteluvaiheessa 2011-2012 juridisia kysymyksiä on noussut esiin mm. luettelointitietojen omistajuuden sekä asiakas/henkilötietojen käsittelyn osalta. Vuonna 2013 tarkemman projektisuunnittelun yhteydessä on myös juridiset kysymykset käytävä huolellisesti läpi kaikkien osa-alueiden osalta.