Last modified by llager@helsinki_fi on 2024/01/16 08:10
Show last authors
1 ==== Rahoitusratkaisut ====
2
3 Kaikki kirjastot tai niiden kehysorganisaatiot vastaavat omien käytössä olevien kirjastojärjestelmien kuluista. Uuden järjestelmän käyttöönotto vapauttaa järjestelmän kehitys- ja ylläpitokustannuksiin ne varat, jotka nyt maksetaan nykyisten järjestelmien toimittajille erilaisina lisenssi- ja tukimaksuina. Lisäresurssit ovat tarpeen siirtymävaiheessa, kun kustannuksia muodostuu sekä käytössä olevista järjestelmistä että uuden yhteisen järjestelmäkokonaisuuden suunnittelusta.
4
5 Projekti toteutti elo-lokakuussa 2012 kyselyn, jonka tavoitteenaan oli saada selville kirjastosektoreiden vuonna 2011 käyttämien järjestelmien kustannukset. AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden kirjastoista saatiin vastaukset hyvin kattavasti, vain kolmen kirjaston vastaukset puuttuvat. Yleisten kirjastojen osalta vastaukset saatiin suurimmista kirjastokimpoista. Maakuntakirjastoista vain kolmen kirjaston vastaukset puuttuvat. Joten erikoiskirjastoja lukuun ottamatta sektorikohtaisesti vastauksia voidaan pitää varsin kattavana. Vastanneissa kirjastoissa vuonna 2011 [[kirjastojärjestelmän kustannukset>>url:https://wiki.helsinki.fi/download/attachments/78624226/2012.12.25_UKJ_IT-kustannuskyselyn_tulokset_ja_kylselylomake.pdf?version=1&modificationDate=1351170731711||shape="rect"]] olivat:
6
7 * laitteistoon ja sen ylläpitoon liittyvät kustannukset, noin 1,5 miljoonaa euroa
8 * ohjelmistokulut, noin 3 miljoonaa euroa
9 * ylläpito- ja kehittämiskustannukset sekä paikallisten palvelimien ylläpidon henkilöstokulut, noin 2,3 miljoonaa euroa
10 * arvio vuonna 2011 käytetystä paikallisesta työajasta, 60 henkilötyövuotta
11
12 UKJ-hankkeen ensimmäinen vaihe 2011-2012 on toteutettu kirjastojen omalla rahoituksella ilman erillistä hankerahoitusta. Vuoden 2013 aikana on tarkoitus saada tehtyä yksityiskohtainen vaatimusmäärittely, sen totetutuksen vaiheistus ja aikataulu. Tämän on arvioitu vaativan yhteensä 5 henkilötyövuotta kirjastojen asiantuntijoiden tekemän työn lisäksi. Kansalliskirjasto on hakenut tähän erillisrahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Jos hankekauden lisärahoitusta ei saada hankittua, niin kaikkia kirjastosektoreita koskevana hankkeen UKJ:ta voi olla mahdoton jatkaa, kun edellytyksenä silloin on lisärahoituksen hankkiminen osallistuvilta kirjastoilta tai niiden kehysorganisaatioilta.
13
14 ==== Kustannus-hyötyanalyysi ====
15
16 Kustannus-hyötyanalyysi on tehty hyödyntäen VM:n  [[Valtionhallinnon yhteistä tietojärjestelmien hankinnan arviointikehikkoa>>url:http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20110527Valtio/name.jsp||shape="rect"]], jonka osa-alueet ovat
17
18 1. Vaikuttavuus ja asiakashyödyt
19 1. Tehokkuus, tuottavuus, taloudellisuus
20 1. Osaaminen
21 1. Yhteentoimivuus
22 1. Toteutettavuus
23
24 ===== VM:n arviointikehikon osa-alueet: =====
25
26 |=(((
27 ====== Osa-alue 1: Vaikuttavuus ja asiakashyödyt ======
28 )))|=(((
29
30 )))
31 |(((
32 **Tavoiteltava yhteiskunnallinen vaikuttavuus, esim.**
33
34 * Palvelujen laadun paraneminen
35 ** käsittelyajat
36 ** saavutettavuus
37 ** käytettävyys
38 ** hyödynnettävyys
39 ** luotettavuus
40 ** virheettömyys
41 ** lisäarvo kansalaiselle, yritykselle
42 * Hallinnollisen taakan väheneminen
43 ** yritykset
44 ** kansalaiset
45 * Mahdolliset ei-toivotut vaikutukset
46 )))|(((
47
48 **Yhteiskunta** hyötyy koko julkisen kirjastosektorin tuottavuuden paranemisesta.
49 \\Palveluiden laadun paraneminen näkyy **asiakkaille**:\\
50
51 1. nopeutuneina prosesseina päällekkäistyön vähenemisen johdosta,
52 1. kirjastojen aineistojen saavutettavuus parenee kun asiakasrajapintojen lukumäärä vähenee,
53 1. käytettävyys, virheettömyys ja luotettavuus paranee, kun ylläpidettävien erilaisten tietojärjestelmien määrä vähenee. Myös hallinnollinen taakka vähenee ylläpidettävien järjestelmien vähetessä.\\
54 )))
55 |(((
56 **Hyötyjen realisoiminen**\\
57
58 * Toimenpiteet, jotka on tehtävä vaikuttavuushyötyjen realisoimiseksi
59 )))|(((
60
61 Osallistujakirjastoissa ja niiden taustayhteisöissä pitää tehdä päätös hankkeeseen osallistumisesta.
62 \\Hankenvaiheen lisärahoitukselle täytyy löytää ratkaisu OKM, kirjastojen ja kehysorganisaatioiden yhteistyönä.
63 \\Hyötyjen realisoitumiseksi osallistuvien kirjastojen / kirjastosektoreiden on yhdessä tehtävä\\
64
65 1. yksityiskohtainen vaatimusmäärittely ja aikataulutettu projektisuunnitelma vaiheistuksineen,\\
66 1. kirjastojen asiantuntijoiden osallistaminen projektiin,\\
67 1. toimeenpanosuunnitelma ja sen toteuttaminen aikataulun mukaan,
68 1. päättää tarvittavista toimintatapojen ja palvelutuotteiden harmonisoinneista.
69 )))
70
71 \\
72
73 |=(((
74 ====== Osa-alue 2: Tehokkuus, tuottavuus, taloudellisuus ======
75 )))|=(((
76
77 )))
78 |(((
79 **Prosessien tehostuminen**
80
81 * Tehokkuus
82 * Tuottavuus
83 )))|(((
84
85 Kirjastojen sisäiset prosessit tehostuvat ja niiden tuottavuus paranee koska\\
86
87 1. eri kirjastoissa tehtävä päällekkäinen työ vähenee; tämä edellyttää myös muiden rinnakkaisten valtakunnallisten yhteishankkeiden toteutumista (metatietovaranto Melinda ja KDK-asiakasliittymä Finna),\\
88 1. asiakas- ja toimintalähtöisesti toteutettuja järjestelmiä käyttäen voidaan yksinkertaistaa toimintaprosesseja. Tarpeen mukaan järjestelmiä optimoidaan kirjastojen erilaisiin tilanteisiin.
89 )))
90 |(((
91 **Taloudelliset hyödyt**
92
93 * Toiminnan tehostumisesta saavutettavat kustannussäästöt
94 ** realisoitavat htv-säästöt
95 ** korvattavien järjestelmien poistumisesta aiheutuvat säästöt
96 ** muut kustannussäästöt
97 * Mahdolliset lisätuotot
98 * Taloudelliset hyödyt muulle julkishallinnolle
99 ** muille organisaatiolle
100 ** mitä hyötyjä
101 )))|(((
102
103 Taloudelliset hyödyt tulevat ennen kaikkea päällekkäisen työn vähenemisestä kirjastojen eri toiminnoissa (asiakastietojen ylläpidossa, kaukolainauksessa, järjestelmäkehityksessä ja -ylläpidossa, jne). Taloudellista säästöä tulee myös turhien päällekkäisten aineistohankintojen poisjäännistä koko kansallisen tietovarannon käytön helpottumisen ja tehostumisen myötä. Asiakkaille taloudellinen hyöty tulee erityisesti ajansäästön kautta tulevana toiminnan tehokkuutena järjestelmien määrän vähetessä ja kansallisten aineistojen saatavuuden parantuessa.
104
105 1. Luettelointityön väheneminen tulee tapahtumaan ensisijaisesti metatietovaranto Melindan kautta. Suurin hyöty saadaan, jos UKJ-hankkeessa saadaan järjestelmä, jossa kirjastojen tietoaineistojen metatiedot ovat vain yhdessä yhteisessä tietovarastossa.\\
106 1. Asiakasliittymien moninkertainen ylläpito vähenee kun uuteen järjestelmään ei tehdä enää omia erillisiä asiakasliittymiä vaan tukeudutaan KDK:n asiakasliittymään Finnaan.
107 \\Realisoituvia htv-säästöjä on tässä vaiheessa vielä mahdoton arvioida luotettavasti.
108 \\Järjestelmien ylläpitokustannuksissakin voitaneen saada säästöjä, mutta niiden arvioiminen on tässä vaiheessa mahdotonta. Hankkeessa tähdätään avoimen lähdekoodin järjestelmiin, jolloin voidaan saada säästöjä myös ohjelmistojen lisenssikustannuksissa.
109 \\
110 )))
111 |(((
112 **Kustannukset**
113
114 * Investointimenot, sis.
115 ** ostettava työ tai palvelu
116 ** hankittavat ohjelmistot, lisenssit, laitteet tms.
117 ** oman henkilöstön työpanos
118 * Vuosittaiset käyttömenot, sis.
119 ** käyttö
120 ** ylläpito ja tuki
121 ** mahd. jatkokehitys
122 * Kustannukset muulle julkishallinnolle
123 ** mille organisaatiolle
124 ** mitä kustannuksia
125 )))|(((
126
127 \\Tarkkoja kustannusarvioita ei ole vielä tehty, koska monia kustannusarvioin pohjaksi tarvittavia päätöksiä ei vielä ole voitu tehdä.
128 \\Kustannusrakenne tullee hankkeen myötä kuitenkin muuttumaan siten, että ostopalvelut vähenevät samalla kun kirjastoalan oman henkilöstön työpanos lisääntyy ja työtehtävät sekä osaaminen monipuolistuu.
129 \\Hankinnassa tähdätään avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käyttöön, jolloin vuosittaisissa käyttömenoissa päästäneen nykytasoa alemmalle tasolle lisenssimaksujen vähentyessä/poistuessa.\\
130 )))
131 |(((
132 **Hyötyjen realisoiminen**
133
134 * Toimenpiteet, jotka on tehtävä tehokkuushyötyjen realisoimiseksi
135 ** omassa organisaatiossa
136 ** muualla julkishallinnossa
137 )))|(((
138
139 Tarvittavat toimenpiteet osallistuvien kirjastojen omissa organisaatioissa ovat samat kuin osa-alueessa 1.
140 \\Hyötyjen realisoituminen asiakastietojen käsittelyssä edellyttää Väestötietojärjestelmän henkilötietojen hyödyntämismahdollisuutta..
141 \\Järjestelmien välisen yhteistoimivuuden hyötyjen realisoituminen edellyttää rajapintojen saamista kirjastojen kehysorganisaatioiden tietojärjestelmiin.\\
142 )))
143 |(((
144 **Hankkeen rahoitus**
145 )))|(((
146
147 Hanke rahoitetaan julkisella rahoituksella osallistujakirjastojen kehysorganisaatioiden kautta sekä mahdollisuuksien mukaan myös keskitetyllä rahoituksella (OKM)
148 )))
149
150 \\
151
152 |=(((
153 ====== Osa-alue 3: Osaaminen ======
154 )))|=(((
155
156 )))
157 |(((
158 **Hankkeen aikana**\\
159
160 * Tarvittavat osaamiset\\
161 * Toimenpiteet
162 )))|(((
163
164 Hankkeen aikana on nostettava järjestelmäkehittämisen osaamistasoa ja laajuutta kirjastoissa, erityisesti isäntäkirjastossa Kansalliskirjastossa ja kehittäjäkirjastoissa (kehittäjäyhteisön jäsenten taustaorganisaatioissa, jotka ajan kuluessa vaihtelevat).
165 \\Sen lisäksi hankkeen onnistuminen edellyttää verkostoituneen työtavan oppimista laajasti kirjastokentällä ja yhteistyön toteuttamiseen tarvittavien päätösten ja sopimusten tekoa ja niihin sitoutumista.\\
166 )))
167 |(((
168 **Hankkeen jälkeen**\\
169
170 * Tarvittavat osaamiset\\
171 * Toimenpiteet
172 )))|(((
173
174 Verkostomainen työtapa järjestelmän ylläpidossa ja kehittämisessä vaatii uudenlaista osaamista.
175 Ohjelmointiosaamista on syvennettävä ja laajennettava osallistujakirjastoissa.
176 )))
177
178 \\
179
180 |=(((
181 ====== Osa-alue 4: Yhteentoimivuus ======
182 )))|=(((
183
184 )))
185 |(((
186 **Yhteydet muuhun kehittämiseen**
187 )))|(((
188
189 Projekti kytketään osallistujakirjastojen kehysorganisaatioiden kokonaisarkkitehtuurityöhön ja korkeakoulujen osalta myös OKM:n ja korkeakoulujen yhteiseen Raketti-hankkeeseen mm. hyödyntämällä siellä tehtyä KARTTURI-kokonaisarkkitehtuurimallia sekä käsitemalleja.
190 \\Hankkeella on välittömät kytkennät OKM:n rahoittamiin kansallisiin Kansalliskirjaston Metatietovaranto Melinda- ja KDK-asiakasliittymä Finna -hankkeisiin. Niiden osalta koordinointi tulee tapahtumaan Kansalliskirjaston tiedonhallinnan ohjausryhmässä.
191 )))
192 |(((
193 **Yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet**\\
194 )))|(((
195
196 Hanketta tehdään valtionvarainministeriön tuottamien [[Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteiden>>url:https://www.yhteentoimivuus.fi/view/Asset/downloadAsset.xhtml?releaseId=1433&id=60058||shape="rect"]] mukaisesti.
197 \\
198 )))
199 |(((
200 //Arkkitehtuurinäkökulmat//\\
201
202 * **Toiminta-arkkitehtuuri**
203 * **Tietoarkkitehtuuri**
204 * **Tietojärjestelmä-** **arkkitehtuuri**
205 * **Teknologia-arkkitehtuuri**\\
206 )))|(((
207
208 \\//Arkkitehtuurinäkökulmat käsitellään tässä dokumentissa erillisessä kokonaisarkkitehtuuriluvussa.//
209 )))
210
211 \\
212
213 |=(((
214 ====== Osa-alue 5: Toteutettavuus ======
215 )))|=(((
216
217 )))
218 |(((
219 **Hankkeen suunnittelu ja aikataulu**\\
220
221 * Hankkeen rajaus, vaiheistus ja aikataulu
222 * Käyttöönoton suunnittelu
223 * Hyötyjen realisointi
224 * Riippuvuudet muihin hankkeisiin\\
225 )))|(((
226
227 \\Näitä selvitellään tarkemmin vuoden 2013 aikana.
228 )))
229 |(((
230 **Hankkeen ohjaus**\\
231
232 * Ohjausmalli
233 * Omistajuus
234 * Organisointi
235 )))|(((
236
237 \\//Hankkeen ohjausta käsitellään tässä dokumentissa luvussa 6.//
238 )))
239 |(((
240 **Lainsäädäntö**\\
241
242 * Mahdollisesti tarvittavat muutokset
243 * Merkittävimmät vaatimukset
244 )))|(((
245
246 Hankkeeseen ei liity lainsäädännön muutostarpeita.\\
247 )))
248 |(((
249 **Rahoitusvaihtoehtojen tarkastelu**
250 )))|(((
251
252 Valmisteluprojektin aikana on selvitetty kirjastojen yhteisiä toimintoja toiminta-arkkitehtuurikuvausten pohjaksi. Vielä ei ole olemassa yhteisesti sovittuja/päätettyjä vaatimusmäärittelyjä, joiden perustella voitaisiin tehdä markkinatutkimusta tarjolla olevista tässä hankkeessa käyttökelpoisista järjestelmäratkaisuista. Samasta syystä myöskään toteuttamis- ja hankintamalleista ei vielä ole päätöksiä.
253 \\IFLAn konferenssissa elokuussa 2012 Helsingissä UKJ-hankkeesta oli poster-esitys. Se herätti paljon mielenkiintoa. Käytyjen keskustelujen pohjata voidaan sanoa, että vastaavanlaisia selvityksiä ja pohdintoja on muuallakin, mutta toteutukseen asti edenneitä projekteja ei tiettävästi vielä ole.
254 Hankkeessa on seurattu tiiviisti kahta yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmähanketta: [[Lapin yhteinen kirjasto>>url:http://hankkeet.kirjastot.fi/hanke/lapin-yhteinen-kirjasto||shape="rect"]] ja [[Avoin kirjasto 2013>>url:http://193.65.112.188:8090/display/AK/avoin+kirjasto+home||shape="rect"]].
255 \\Näitä selvitellään tarkemmin vielä vuoden 2013 aikana.\\
256 )))
257 |(((
258 **Tavoitetila ja toiminnan muutokset**\\
259
260 * **Tavoitetilan kuvaus**
261 * **Valmiudet toimintatapojen muutokseen**
262 ** oma organisaatio
263 ** sidosryhmät
264 )))|(((
265
266 Tavoitetilan kuvauksia on tehty työryhmissä kirjastojen asiantuntijoiden toimesta. Kuvaukset eivät ole vielä valmiita, joten tarvittaviin muutoksiin tulevissa osallistujakirjastoissa voidaan varautua vasta yleisellä ja periaatteellisella tasolla. Toimintatapojen muutostarpeista vallitsee laaja yksimielisyys, koska nähdää, että vain sitä kautta päästää toimintaprosessien tehostamiseen ja kokonaistuottavuuden kasvuun.
267 \\Asiakkaat käyttävät jo nyt kirjastojen sähköisiä palveluja varsin laajasti. Kun hankkeen myötä kirjastojen asiakaspalvelu myös sähköisissä palveluissa paranee, niin asiakkailla ei tulle olemaan ongelmia uusien palvejen käyttöönottamisessa.
268 \\
269 )))
270 |(((
271 **Riskit**
272
273 * Hankkeen läpiviennin riskit
274 * Uuden toimintamallin ja tietojärjestelmän riskit
275 )))|(((
276 //Hankkeen riskejä käsitellään tässä dokumentissa luvussa 3.//
277 )))
278 |(((
279 **Tietoturva**\\
280 )))|(((
281 Näitä selvitellään tarkemmin vuoden 2013 aikana.\\
282 )))
283
284 \\