3. Riskianalyysi
Varsinaisen projektivaiheen suurimpana riskinä on siirtyminen uudenlaiseen tietojärjestelmien toteuttamisen tapaan sekä uudenlainen yhteistyömalli. Tästä ei ole suomalaisilla kirjastoilla vielä laajaa kokemusta. Kansalliskirjastolle tämä tarkoittaa mahdollisesti myös roolin muutosta järjestelmän hankkijasta järjestelmän toteuttajaksi ja ylläpitäjäksi tiiviissä yhteistyössä kirjastojen kanssa. Kirjastojen tarpeiden, toimintaympäristöjen ja toimintojen erilaisuus asettaa myös haasteensa tavoitteelle yhteisestä järjestelmästä. Tässä järkevä työnjako sekä kaikille yhteisten ja kunkin kirjaston tarpeiden mukaan räätälöityjen järjestelmäosien määrittely on keskeistä.
Ennen varsinaiseen projektivaiheeseen siirtymistä tulee määritellä selkeästi kuka projektia johtaa ja valvoo eli projektin hallinto sekä sen resursointi. Tällä hetkellä UKJ:lla ei ole selkeää omistajaa.
Alla olevissa taulukoissa on projektin riskejä ja niiden hallitsemista kuvattu tarkemmin.
Projektiriskit
Riskin kuvaus | Vastuutaho riskin toteutuessa | Riskin toteutumisen ehkäiseminen, toimenpiteet |
|---|---|---|
Projektin laajuuteen, vaiheistukseen ja yhteistyön epäonnistumiseen liittyvät riskit | Kansalliskirjasto, kirjastosektorit | Selkeät vastuut, ennakoiva viestintä, projektin pilkkominen toteutettavissa oleviksi kokonaisuuksiksi, yhteisen näkemyksen muovaaminen |
Uuden järjestelmän mallintamisen riskit: realismi vs. idealismi | Kansalliskirjasto, kirjastot | Järjestelmän mallintaminen, testaaminen ja tekeminen yhdessä |
Projektin vastuiden epäselvyys | Kansalliskirjasto, kirjastosektorit | Selkeät sopimukset ja projektisuunnitelma |
Projektin elinkaaren hallinta ja syntyvän kokonaisuuden (tuotteet/palvelut) hallinta | Kansalliskirjasto, kirjastot | Selkeät sopimukset, selkeä rahoitusmalli, selkeä vastuiden määrittely sekä selkeät yhdessä sovitut toimintaperiaatteet |
Uuteen toimintamalliin liittyvät strategiset riskit
Riskin kuvaus | Vastuutaho riskin toteutuessa | Riskin toteutumisen ehkäiseminen, toimenpiteet |
|---|---|---|
Toimivan johtamismallin löytäminen | Kansalliskirjasto, kirjastot | Johtamismalli oltava ennen kuin siirrytään varsinaiseen projektivaiheeseen. |
Toimivan työnjaon mallin löytäminen | Kansalliskirjasto, kirjastot | Verkostomaisen järjestelmänkehittämisen johtamismalli ja tähän liittyvät sopimukset |
Kirjastoammattilaisten asenteet | Kansalliskirjasto, kirjastot | Laaja keskustelu kirjastoammattilaisten verkostossa kirjastojen haasteista nyt ja tulevaisuudessa, miten niihin yhdessä voidaan hakea vastauksua ja mitä UKJ-hankkeessa ollaan tekemässä. |
Ulkoiset riskit
Riskin kuvaus | Vastuutaho riskin toteutuessa | Riskin toteutumisen ehkäiseminen, toimenpiteet |
|---|---|---|
Rahoitusriski | OKM, Kansalliskirjasto, kirjastot | Selkeä liiketoimintamalli, selkeät päätökset rahoituksesta |
Loppukäyttäjien ja kirjastoammattilaisten epärealistiset odotukset | Kansalliskirjasto, kirjastot | Projektin osittaminen toteutettavissa oleviksi osaprojekteiksi |
Kirjastojen erilaiset toimintaympäristöt | Kirjastot | Yhteisten palveluiden vs. räätälöitävien osien erottaminen, selkeä aikataulutus toteutukselle |
Uudet innovaatiot ja teknologiat, aika ajaa ohi | Kansalliskirjasto, kirjastot | Toimintaympäristön analysointi ja projektisuunnitelman päivittäminen aina tarvittaessa; päätöksentekojärjestelmän tehokkuus ja joustavuus |
Muuta
Riskin kuvaus | Vastuutaho riskin toteutuessa | Riskin toteutumisen ehkäiseminen, toimenpiteet |
|---|---|---|
Projektiin osallistuvilla henkilöillä ei jää suunnitelmien mukaisesti aikaa projektiin päivittäiseltä työltään | Kansalliskirjasto, kirjastot | Selkeä resursointi ja vanhojen järjestelmien tai niiden osien oikea-aikainen alasajo |
Ulkoisten tietojärjestelmien yhdistäminen (Väestörekisteri, taloushallinnon järjestelmät, ...) | Kirjastot, Kansalliskirjasto | Toimivat rajapinnat, yhteistyö ulkoisten järjestelmien tarjoajien kanssa. |
Järjestelmien elinkaarten eriaikaisuus | Kirjastot, Kansalliskirjasto | Nykyisten järjestelmien elinkaarianalyysi |