1. Johdanto

Uuden kirjastojärjestelmän suunnittelun alkuna voidaan pitää 15.2.2011 Linnea2-työryhmien (Voyager-kirjastojen yhteiset työryhmät) workshopia, jossa osallistuneet asiantuntijat toivoivat konsortioiden käynnistävän uuden kirjastojärjestelmän valinnan valmistelut mahdollisimman pian. Maaliskuussa ad hoc työryhmä, Tommi Jauhiainen (Kansalliskirjasto), Mirja Iivonen (SYN), Vuokko Palonen (Linnea2) ja Sinikka Luokkanen (AMKIT), työsti AMKIT- ja Linnea2-konsortioille esityksen, että ne perustaisivat valmisteluryhmän viemään asiaa eteenpäin ja että valmisteluun kutsuttaisiin mukaan myös Yleisten kirjastojen ja Erikoiskirjastojen neuvostot. Huhtikuussa 2011 AMKIT- ja Linnea2 konsortioiden vuosikokouksissa molemmat konsortiot hyväksyivät esityksen ja nimesivät edustajansa valmisteluryhmään. Sen jälkeen valmisteluryhmään kutsuttiin Erikoiskirjastojen ja Yleisten kirjastojen neuvoston edustajat.

Valmisteluryhmän työ käynnistyi järjestäytymiskokouksella 15.6.2011. Valmisteluryhmän ohjausryhmäksi kutsuttiin AMKIT-konsortion johtoryhmä, Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-konsortion ohjausryhmä ja Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta.

1.1. Toimeksianto

Valmistelutyön käynnistymistavasta johtuen toimeksiantoa työstettiin vielä prosessin aikana. Tammikuussa 2012 pidetyssä ohjaus- ja valmisteluryhmän yhteiskokouksessa vahvistettiin seuraava toimeksianto:

Kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään useita erillisiä kirjastojärjestelmiä. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisilla korkeakoulukirjastoilla on kaikilla käytössä sama kirjastojärjestelmä yhteisellä palvelimella. Erikoiskirjastoissa kirjastojärjestelmät vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Useat kirjastot joutuvat vaihtamaan järjestelmiään lähitulevaisuudessa erilaisista syistä, mm. järjestelmän ikääntymisestä ja formaattimuutoksesta johtuen.Valmisteluryhmän tavoitteena on määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus.Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Järjestelmäkokonaisuuden toteuttamisessa huomioidaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri.Valmisteluryhmä tuottaa projektisuunnitelman 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta päätetään erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.Valmisteluryhmässä on edustus kaikilta kirjastosektoreilta ja Kansalliskirjastosta. Valmistelutyössä hyödynnetään jo tehtyä työtä, osallistetaan  asiantuntijoita ja olemassa olevia työryhmiä sekä kuullaan keskeisiä asiakasryhmiä. Valmisteluryhmä tekee väliraportin työn etenemisestä vuoden vaihteessa 2011-2012.Projektisuunnitelmassa määritellään:

1.2.Valmisteluprojektin toiminta 2011-2012

Valmisteluryhmän päättämien projektin toimintatapojen ja -periaatteiden mukaisesti:

• Valmistelutyön ytimen muodostivat kirjastojen asiantuntijoista koostuneet työryhmät, joihin kutsumalla pyrittiin saamaan riittävä asiantuntemus kaikilta kirjastosektoreilta samalla kun osallistumismahdollisuudet olivat avoinna kaikille kiinnostuneille.
  • Syksyn 2011 aikana nimettiin seitsemän työryhmää, joissa oli yhteensä yli 50 asiantuntijaa eri kirjastoista eri puolilta Suomea.
• Valmistelutyön etenemistä on voinut seurata kaikille avoimesta wikistä. Wikin päivitysoikeudet annettiin kaikille valmistelutyöhön osallistuneille valmisteluryhmän ja työryhmien jäsenille. Kenellä tahansa oli mahdollista kommentoida asiakirjoja wikissä.
• Toimintatapaa ja -periaatteita kuvaa hyvin slogan: UKJ-Cooperation: Open reports + open development = shared responsibility!

1.3. Katsaus toimintaympäristöön ja keskeisiin strategioihin

Suomen valtio on katsonut julkisten tietopalveluiden kehittämisen erääksi keskeiseksi tehtäväksi. Tämän vuoksi Valtionvarainministeriö ohjaa tietohallinnon kehitystä sekä valtion- että kuntahallinnossa. Tässä tärkeimpiä tavoitteita ovat:

• asiakaslähtöisten palveluiden tuottaminen
• kustannustehokkuuden parantaminen
• osaamisen kehittäminen
• tietotekniikan kehittäminen ydintoiminnan palvelukseen
• palveluiden järkevä keskittäminen.

Samalla tavoitteena on yhteisellä ohjausjärjestelmällä ja yhteisillä toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelun tavoitteilla saavuttaa mahdollisimman suuri tietojärjestelmien yhteentoimivuus ja yhteinen arkkitehtuurimalli.

Korkeakoulujen vastaavana sateenvarjohankkeena toimii korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen, CSC:n koordinoima RAKETTI-hanke, joka jakaantuu neljään osahankkeeseen:

• korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurityön tuki, oppaat ja koulutus
• opiskelijan ja opetuksen tuen tietojärjestelmäpalveluiden toteuttaminen yhteisen arkkitehtuurin mukaisesti
• tutkimuksen ja tutkimushallinnon tukipalveluiden käsitteiden yhteismitallinen kehittäminen ja korkeakoulujen ja muiden toimijoiden kehitysprojektien valmistelun tuki ja seuranta
• korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto ja viranomaistietovirrat.

Suomessa on siis selkeä poliittinen tahtotila julkishallinnon tietojärjestelmien laadun, yhteentoimivuuden ja käytettävyyden edistämiseen. Lisäksi tietojärjestelmien kehittämisen tulee tapahtua strategisesti ja kunkin organisaation perustehtäviä tukevana prosessina. Järjestelmien ja niiden vaatiman laitteiston keskittämisellä haetaan sekä säästöjä että toiminnallisuuden kehittämistä.

Erikoiskirjastojen strategiassa keskeisiksi toimintaympäristön muutoksiksi nostetaan:

• kirjasto- ja tietopalveluiden kehysorganisaatioiden rakenteelliset muutokset ovat johtaneet lakkauttamisiin ja yhdistymisiin
• asiakaskunnan uudet tavat käyttää sähköisiä palveluita, kuten sosiaalista mediaa, vaikuttavat uusien palveluiden kehittämiseen kirjastoissa
• henkilökunnan ikääntyminen edellyttää jatkossa rekrytoimista supistuvilta työmarkkinoilta.

Lisäksi siinä todetaan, kaikkia kirjastosektoreita kohdannut muutos: "Kirjastosektoreiden väliset raja-aidat ovat madaltuneet, mikä helpottaa asiakkaiden tietotarpeista huolehtimista ja tekee kirjastoammattilaisen näkökulmasta työstä sisällöllisesti monipuolisempaa. Kirjastot ovat tiiviimmin mukana kehysorganisaatioiden toiminnassa ja yhteistyössä muiden tieto-organisaatioiden kanssa."

Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen asiakirjassa nostetaan keskeiseksi kehittämisen visioksi:

"Vuoteen 2020 mennessä Suomen korkeakoulujen opiskelijoilla, opettajilla ja tutkijoilla on käytössään kansainvälinen digitaalinen toimintaympäristö ja sen käyttämiseen liittyvät taidot. Kirjastopalvelut tuotetaan asiakaslähtöisesti verkostossa, jossa aktiivisina toimijoina ovat suomalaiset korkeakoulukirjastot ja niille keskitettyjä palveluita tuottava Kansalliskirjasto sekä kansainväliset yhteistyökumppanit. Varastokirjastosta ja Kansalliskirjastosta muodostettu kirjastoverkon palveluyksikkö tuottaa keskitettyjä palveluita kirjastoille. Korkeakoulukirjastojen tehtävänä on erityisesti oman kehysorganisaation opetuksen ja tutkimuksen palveluiden tarjonta ja tätä tukevan kokoelman muodostaminen. Kirjastoverkon palveluyksikkö tuottaa kansallisia keskitettyjä digitaalisen kirjaston palveluja ja kokoelmien säilytyspalveluja. Kansainvälinen yhteistyö on merkittävä osa kirjastojen toimintaa."

Yleisten kirjastojen neuvoston strategiassa

• Kirjasto ruokkii kaiken ikäisten lukutottumuksia, mielikuvitusta ja tiedonhalua.
• Kirjasto tukee järjestettyä ja omaehtoista oppimista.
• Kirjastosta saa aineksia henkilökohtaiseen kehitykseen.
• Kirjastosta löytää iloa, virkistystä ja elämyksiä.
• Kirjasto on tie kulttuuriperinnön ja tieteen tulosten tuntemukseen.
• Kirjastossa erilaiset kulttuurit kohtaavat.
• Kirjastosta kansalainen saa perusinformaation.
• Kirjasto tekee yhteistyötä paikallisten yhdistysten ja muiden yhteisötoimijoiden kanssa.
• Kirjasto tukee kansalaisten tietoyhteiskuntataitoja kuten medialukutaitoa.

Uuden kirjastojärjestelmän kehittämisessä keskeisten strategisten lähtökohtien mukaisesti:

• järjestelmän tulee mahdollistaa ensisijaisesti asiakkaiden tarpeiden mukainen kirjastopalvelu siten, että asiakkaalla on helposti käytettävissä koko kansallinen tietovaranto ja kirjastoverkon asiantuntemus,
• järjestelmän tulee tukea kunkin kirjastosektorin tarpeiden mukaisen toiminnallisuuden kehittämistä sekä niiden kehysorganisaatioiden strategisia tavoitteita,
• järjestelmän tulee olla yhteensopiva erilaisten tietojärjestelmien kanssa,
• järjestelmän tulee tukea kirjastojen siirtymistä digitaaliseen jakeluun ja käyttöön unohtamatta painettuja ymv. aineistoja,
• järjestelmän tulee tukea avoimuutta ja helppoa verkkokäytettävyyttä,
• järjestelmän tulee tukea kirjastojen yhteistyötä,
• järjestelmän tulee olla mahdollisimman kustannustehokas itsessään ja palveluiden tuottamisessa.

Kymmenessä vuodessa kirjastojen tietotekninen ympäristö on muuttunut radikaalisti (ks. kuva alla). Internet ja erilaiset tietojärjestelmät ovat kirjastojen keskeisiä työvälineitä. Kirjastojen toiminnasta entistä suurempi osa on siirtynyt verkkoon, kirjastosektorit ovat alkaneet toimia myös e-dokumenttien käyttöoikeuksien jakelijana. Haave integroidusta kirjastojärjestelmästä, jolla hoidetaan kaikki kirjaston palvelut, on muuttunut käytännössä järjestelmäkokonaisuudeksi, joka on eri kirjastoilla hyvin erilainen. Tämä on seurausta kirjastojen asiakkaiden erilaisista tarpeista ja käyttötottumuksista. Tämän lisäksi tietoverkossa on tarjolla useita erilaisia sovelluksia, joilla käyttäjät voivat hakea tietoa dokumenteista tai saada niitä käyttöönsä.

Kuva 1. kirjaston järjestelmäkokonaisuuden osat (Kuva Jarmo Saarti)

Suomessa on tällä hetkellä selkeä siirtymävaihe: useat vanhat, integroidut järjestelmät alkavat olla elinkaarensa loppuvaiheessa. Uudet ohjelmointiteknologiat ja -ajattelu ovat muuttamassa tapaa tehdä kirjastotyötä ja muuttaneet myös asiakkaiden tapoja toimia. Nykyisin voidaan erottaa käsitteellisesti kirjastojärjestelmä suppeassa mielessä, jolloin tarkoitetaan perinteistä kirjastoaineistokeskeistä kirjastojärjestelmää sekä kirjastojärjestelmä laajassa mielessä, jolla tarkoitetaan palvelujärjestelmää, jolla pyritään hallitsemaan laajasti kirjastoon ja asiakkaisiin liittyviä tietovirtoja ja palveluita ja joka koostuu useista eri tietojärjestelmistä. Laajimmillaan jälkimmäinen voidaan tulkita kirjaston tai sen käyttäjän luomaksi palvelujärjestelmäksi, jossa yhdistetään erilaisia tieto-, kirjasto-, sisältö- ja viestintäpalveluja, joita internetin kautta on käytettävissä. Käytännössä jälkimmäinen on nykyisin kirjastojen toimintaympäristönä.

Kuva 2. Kansalliset kirjastoverkkopalvelut (Kuva Tommi Jauhiainen)

Suomessa kansallisella tasolla on alettu kehittää järjestelmäkokonaisuutta (ks. kuva 2.), jossa keskeisinä elementteinä ovat metatietovaranto Melinda (entiseltä nimeltään Linda), KDK-asiakasliittymä Finna ja nyt suunniteltava UKJ. Lisäksi eri kirjastoissa on käytössä lukuisia omia tai kolmannen osapuolen sovelluksia.

Perinteisen suljetun integroidun kirjastojärjestelmän ajatus on viime vuosina saanut kritiikkiä osakseen ja siirtymä avoimiin kirjastojärjestelmiin näyttäisi olevan käynnissä. Keskeinen tekijä tässä on nopeasti kehittyvä sovellus- ja tietotekninen ympäristö. Kuten Breeding (2009, 6) toteaa, mikään kirjastojärjestelmä ei ole eikä tule valmiiksi – pelkkä ajatus yhdestä, kaiken kattavasta kirjastojärjestelmästä on siten mahdoton. Olemme siirtyneet aikaan, jolloin järjestelmiä ja niiden osia kehitetään erilaisilla aikatauluilla ja samalla varmistetaan niiden yhteensopivuus muiden järjestelmien ja toimijoiden kanssa. Avoimeen lähdekoodiin perustuvat ratkaisut edistävät myös tuote- ja teknologiariippumattomuutta sekä muokattavuutta. Hallitusohjelman tasolla avoimen lähdekoodin käyttöä halutaan edistää: "Avoimeen lähdekoodiin perustuvien ratkaisujen käyttöönottoa edistetään julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin puitteissa ja kustannushyötyanalyysin pohjalta."