Palvelut - 6 Määrärahojen seuranta ja laskujen käsittely

1

Laskun asiatarkistus ja hyväksyminen

6

Laskun tarkistaja vertaa laskua joko tietokannan tilanteeseen tai lähetyslistaan. Lasku tullut joko paperimuodossa tai sähköisesti taloushallintoon. Hyväksyjä merkitsee hyväksymismerkinnän joko sähköisesti tai paperilaskuun. Reklamointi manuaalista.

4,5,6

2, 4

5

Laskujen tulo suoraan kirjastojärjestelmään / hankintaohjelmaan, automaattinen asiatarkistus, reklamointi

Järjestelmä noutaa sähköisesti saadun laskun automaattisesti hankintavirkailijan näytölle. Hankintavirkailija hyväksyy lähetyksen ja laskun. Hyväksytty lasku linkkautuu taloushallinnon järjestelmään asiatarkistettuna.

1

Laskun asiatarkistus ja hyväksyminen

1

6

Laskut tulevat järjestelmään sellaisessa muodossa, että ohjelma tekee asiatarkistuksen, jonka laskujen tarkistuksesta vastaava kuittaa, lasku menee hyväksyjälle, tieto siirtyy taloushallintoon. Reklamointi ja hyvityslaskun pyytäminen tapahtuu automaattisesti.

virkailija

4, 5

5

- EDI-laskut, suora sähköinen laskutus

2

Hankintamäärärahojen käytön seuranta.

Määrärahojen käytön kokonaistilanteen hallinta, mahdollisuus tilirakenteen räätälöintiin. Järjestelmä osaa näyttää sidotut, käytetyt ja jäljellä olevat varat mm. aineistotyypin, tilin tai osaston mukaan.

Järjestelmän tuki erilaisille hinnoittelumalleille esim. PDA, krediitit, tokenit, Pay per view. Erilaiset hälytykset ja ennalta määritellyt automaattitoiminnot valittujen kriteereiden mukaan.

3

Valuuttakurssien päivittäminen automaattisesti.

Valuuttakurssit päivitetään automaattisesti päivittäin esim. Suomen Pankin tuottamasta palvelusta.