Kokous 2

Aika: 12.12.2011 kello 12.00 - 15.00
 Paikka: Teollisuuskatu 23, Helsinki, 4. kerros, B439 (Pikku Myy)
 Läsnä: Ulla Eskelinen, Johanna Viitanen, Mervi Kivirinta, Isabel Johansson (etänä), Jari Hasu, Petteri Kivimäki

Työryhmien työn kommentointi

Keskusteltiin työryhmien työn kommentoinnista. Kirjastoissa saattaa olla työryhmiin kuulumattomia ihmisiä, jotka haluaisivat kommentoida ryhmien työtä, mutta eivät voi oikeuksien puuttuessa kirjoittaa wikiin. Miten kommentointi tällaisissa tapauksissa hoidetaan? Päädyttiin siihen, että kommentit voi tässä vaiheessa kertoa ryhmien jäsenille, jotka välittävät ne muiden ryhmäläisten tiedoksi. Ryhmään kuulumattomien ihmisten kommenttien saamista pidetään tärkeänä, eikä tällä tavoin saatuja kommentteja haluta sivuuttaa.

Hankintaprosessi

Hankintaprosessi pilkottiin alla esitettyihin osioihin ja jaettiin osiot ryhmän jäsenien kesken. Kukin jäsen vastaa toiminta-arkkitehtuurin täyttämisestä oman osionsa osalta. Alla olevaa listausta voi täydentää ja muokata, mutta varsinkin muiden osiota muokattaessa olisi toivottavaa laittaa omat nimikirjaimensa muutosten yhteyteen, jotta tiedetään keneltä voi tarvittaessa kysyä lisätietoja.

Aineiston elinkaaren hallinta päätettiin jättää seuraavaan kokoukseen, sillä alla olevassa taulukossa on riittävästi työtä ennen seuraavaa kokousta.

Petteri muokkaa toiminta-arkkitehtuuri-sivun taulukoita alla olevan listauksen mukaisesti ja laittaa ryhmälle tiedon sähköspostitse, kun taulukoita voi alkaa täyttämään.

• ehdotus (Ulla)
  • virkailijan tekemä
    • esim. osana kokoelmatyötä, kurssikirjalistat, välittäjien hankintalistat
  • virkailija tekee asiakkaan puolesta
  • asiakkaan tekemä
    • käyttöön perustuva (user driven acquisitions)
    • tehtyihin kaukolainapyyntöihin perustuva
• päätös (Johanna)
  • mitä tilataan
  • montako kappaletta
  • missä formaatissa
  • mistä tilataan
  • minne tilataan
  • minne toimitetaan
  • ketä laskutetaan (tilinumero, projektinumero)
• tilaaminen (Isabel)
  • tilattavan aineiston tietojen poimiminen ja tallennus
    • Marc
  • tilaustietojen tallennus
  • tilauksen lähetys
    • esim. EDI-tilaus
  • varauksen teko tilauksen tehneelle asiakkaalle
  • toimeksiannot
    • esim. palvelusopimuksiin perustuvat
• tilauksenseuranta (Kaisa)
  • reklamaatiot suoraan järjestelmästä esim. välittäjittäin sovitulla tavalla sähköisesti
  • epäsäännöllisyyksien hoitaminen (peruutukset)
• vastaanotto (Jari)
  • saapumisvalvonta
    • saapuneen aineiston rekisteröinti
    • kiireellisen aineiston huomiointi, esim. niteet joihin varauksia, kurssikirjat ...
  • palautukset
  • tieto osatoimituksista (= puutteelliset tilaukset)
• laskujen käsittely (Mervi)
  • EDI-laskut, suora sähköinen laskutus tms.
  • asiatarkastus (= saadun aineiston ja laskun vertaaminen)
  • hyväksyminen
• raportointi (Petteri)
  • sisältyy kaikkiin vaiheisiin
  • tieto prosessin eri vaiheista saatavilla sekä asiakkaille että virkailijoille
    • automaattisesti tai pyydettäessä
    • sähköposti, tekstiviesti, Facebook-viesti ...

Toimeksianto

Keskusteltiin siitä kuuluvatko lahjoitukset ja vaihdot ryhmän toimeksiannon piiriin.

Seuraava kokous

Aika: 10.1.2012 kello 12.30 - 15.00
 Paikka: Teollisuuskatu 23, Helsinki

Lisäksi järjestetään kokous ryhmän 4 kanssa 23.-27.1. (Petteri sopii asiasta ryhmän 4 kanssa)