Kirjastoverkkopäivät ryhmä 1.3.

Kirjastoverkkopäivillä 26. ja 27.10. pidetyissä työpajoissa käsiteltiin alla esitettyä ennakkotehtävää.

Käsittely aloitettiin torstaina 26.10., jolloin paikalla olleet 13 osallistujaa kirjoittivat aluksi omat vastauksensa post-it -lapuille. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin neljään ryhmään, jonka jälkeen jokainen osallistuja esitteli omat vastauksensa muille oman pienryhmänsä jäsenille. Esittelyjen jälkeen pienryhmäläiset valitsivat viisi vastausta esiteltäviksi muille pienryhmille. Torstaina 27.10. kunkin pienryhmän valitsemat viisi vastausta esiteltiin muille pienryhmille, jonka jälkeen osallistujat saivat äänestää mielestään kolmea parasta vastausta. Seuraavat vastaukset saivat eniten ääniä äänestyksessä.

Äänestyksen tulokset

1. Nykyisin samoja tietoja joudutaan tallentamaan useisiin eri järjestelmiin, joka aiheuttaa turhaa päällekäistä työtä. Lisäksi tietojen tallentamiseen joudutaan käyttämään useita eri ohjelmistoja ja/tai useita eri kirjastojärjestelmän moduuleita. Tulevaisuudessa koko hankintaprosessin tulisi olla hallittavissa kirjastojärjestelmästä käsin niin, että kaikkea hankittavaa aineistoa aineistotyypistä (painettu / elektorinen) riippumatta käsiteltäisiin samalla tavalla.

2. Hankinta ja luettelointi liittyvät vahvasti toisiinsa, jonka johdosta kyseiset toiminnot pitäisi pystyä hoitamaan saman ohjelman kautta. Ohjelma voisi sisältää myös muita toimintoja, kuten esimerkiksi lainaus. Toisaalta toiminnot pitäisi myös tarpeen vaatiessa pystyä erottamaan selvästi omiksi kokonaisuuksikseen kirjaston tarpeiden mukaan. Ohjelman on oltava riittävän joustava ja mahdollistettava sen erilainen käyttö eri kirjastojen sisällä.

3. Äänestyksen kolmas sija jaettiin neljän ajatuksen kesken. Yksi ajatuksista liittyy Voyagerin hankintamoduulin vaikeakäyttöisyyteen ja monimutkaisuuteen. Loput ajatukset liittyvät läheisesti äänestyksen voittajaan eli tulevan kirjastojärjestelmän pitäisi olla tehokas ja tarjota koko hankintaprosessin kattava toiminnallisuus aina tilaamisesta aineiston vastaanottoon ja käyttöönsaattamiseen. Järjestelmän tulisi myös kyetä kommunikoimaan kehysorganisaation taloushallintajärjestelmien kanssa ja mahdollistaa hankintamäärärahojen reaaliaikainen seuranta.

4.Neljännelle sijalle tulleet ajatukset liittyvät Voyagerin hankinta- ja luettelointiklienttien huonoksi havaittuihin toiminnallisuuksiin. Kun tilaus on hankintamoduulissa laitettu approved-tilaan, ei tilausta enää sen jälkeen voi muuttaa. Tietueiden poistaminen luettelointiklienttin kautta ei ole mahdollista, jos tietueeseen liittyy purchase order -tapahtumia. Tapahtumat on ensin poistettava, jotta tietueen poisto onnistuu.

5. Viimeiset ääniä saaneet ajatukset keskittyivät siihen, mitä ei haluttaisi vaihtaa ja mistä toisaalta haluttaisiin eroon. Hankinnan työntekijöiden osaaminen ja tieto siitä, mistä tilaukset toimitetaan nopeimmin/edullisimmin, sekä ns. hiljainen tieto ovat erittäin arvokkaita asioita, joista on pidettävä kiinni käytettävästä järjestelmästä riippumatta. Eroon puolestaan halutaan erillisistä tilattavan aineiston aineistotyyppiin sidonnaisista tilauksenseurantajärjestelmistä. Kaikki tieto tulisi olla saatavissa yhdestä järjestelmästä aineistotyypistä riippumatta.

Keskustelua

Vapaamuotoisessa keskustelussa tuli esille monia hyviä ajatuksia ja näkökulmia. Alla on esitetty ranskalaisin viivoin näistä muutamia.

• Uusi järjestelmä ei saisi määritellä tai rajata kirjastojen toimintamallia, vaan järjestelmän pitäisi olla joustava ja mahdollistaa eri kirjastojen erilaisen toimintamallit.
• Hankinta ja luettelointi pitäisi olla liitettävissä toisiinsa ja olla suoritettavissa saman ohjelman kautta.
  • Toisaalta ne on myös pystyttävä erottamaan toisistaan, sillä kirjastojen työskentelytavat ja prosessit eroavat toisistaan suurestikin.
    • Hankinnan ja luetteloinnin erottaminen toisistaan johtuu tällä hetkellä osittain Voyagerin luettelointi- ja hankintamoduulin vaikeakäyttöisyydestä. Tämän vuoksi ei haluta opetella muiden kuin oman työn kannalta välttämättömien moduulien käyttöä, jos ei ole aivan pakko. Tämä johtaa väistämättä siihen, että hankinta ja luettelointi on erotettava toisistaan.
• Päällekkäisestä työstä halutaan eroon
  • Kirjastojärjestelmän pitäisi olla integroitu kirjakauppojen, välittäjien ja kustantajien järjestelmiin, jotta tilaukset voisi tehdä suoraan kirjastojärjestelmästä.
  • Kirjastojärjestelmän pitäisi olla integroitu kehysorganisaation taloushallintajärjestelmiin.
  • Luettelointitietojen poiminta.
  • Yhteinen tietovarasto bib-tietueille.
  • Kirjastojen resurssit vähenevät, mutta työmäärä ei. Tehokkaammat ja helppokäyttöisemmät ohjelmat vähentäisivät työmäärää.
• Nykyisin käytössä olevat ohjelmistot ovat liian vaikeakäyttöisiä ja koostuvat liian monista eri ohjelmamoduuleista, jotka sisältävät osin päällekkäisiä toimintoja.
  • Uuden kirjastojärjestelmän pitää olla helppokäyttöinen ja nopea oppia.
• Uuden kirjastojärjestelmän tulisi tarjota sisäänrakennettu raportointijärjestelmä.
  • Tilastot ja muut raportit käyttöliittymästä muutamalla klikkauksella.
    • Tilastojen ja raporttien oltava luotettavia ja saatavilla aina tarpeen vaatiesssa.
  • Voyagerin access-raportit on koettu hankaliksi.
    • Kirjastot rakentelevat omia raporttejaan ja joutuvat painimaan samojen ongelmien kanssa.
• Toista Voyagerin hankintamoduulia muistuttavaa sovellusta ei missään nimessä haluta!