2011-01 Järjestäytymiskokous 15.6.2011 - muistio

Aika: 15.6.2011 kello 10-16
Paikka: Kansalliskirjaston Fabianian auditorio, yliopistonkatu 1 Helsinki

Kutsutut: 

Kutsutut alustajat:

• Ari Ahlqvist (paikalla)
• Marina Ivanova (paikalla)
• Ere Maijala (paikalla)
• Marja-Liisa Seppälä (saapui 11.18)

ALUSTAVA MUISTIO

1. Kokouksen avaus

Tommi Jauhiainen avasi kokouksen klo 10.10. Kaikki eivät ole vielä päässeet wikiin, agenda on lähetetty myös sähköpostitse. Pidettiin esittäytymiskierros.

2. Järjestäytyminen

• Puheenjohtajan valinta
   Sinikka Luokkanen valittiin puheenjohtajaksi (järjestäytymispykälän jälkeen)
• Sihteeri
   Lassi Lager Kansalliskirjastosta valittiin kokouksen ja valmisteluryhmän sihteeriksi.
• Kokouskäytännöistä: esityslistat, muistiot, yms.
   Pyritään pitämään kerran kuussa jonkinlainen kokous, etäyhteyttä käytetään. Etäkokoukset kk:n tiloissa, mahdollisuus tulla myös paikan päälle. Muistiot ja muuta tietoa kerätään wikiin, varmistetaan että kaikilla on pääsy valmisteluryhmän wikiin. Asialistat lähetetään myös etukäteen sähköpostitse. 2012 mennessä (deadline) pidetään hankesuunnitelmaa yllä wikissä, vasta määräajan päättyessä "itsenäinen dokumentti". Jarmo toivoi, että kokousajat varataan ajoissa kalenteriin. Pidetään parin tunnin pikakokouksia (etäosallistuminen AC:lla, mahdollisuus tulla myös KK:n kokoustilaan) ja välillä koko päivän kokouksia, jonne pyritään tulemaan paikan päälle.
• Resursseista
   Hankkeella ei ole erillisrahoitusta

3. (Kansalliskirjaston) kirjastojärjestelmien lyhyt historia, nykytila ja tulevaisuuden näkymiä (Tommi Jauhiainen) http://www.kansalliskirjasto.fi/extra/linnea2/konsortio/seminaarit/20110215_tommi.pdf

• Tommin esitys
• Jarmon kokoama lista: Luettavaa kirjastojärjestelmistä

Tommi totesi, ettei ole ollut itse mukana aikaisemmissa kirjastojärjestelmähankinnoissa, osa valmisteluryhmän muista jäsenistä on ollut niissäkin mukana. Tommi piti esityksen, jonka oli pitänyt aikaisemmin myös työryhmien kehittämisseminaarissa 15.2.2011.

Keskusteltiin aikaisemmista hankinnoista ja niiden kustannuksista. Alunperin yhteisiä palvelimia otettiin käyttöön lähinnä kahden kirjaston välillä. VTLS-hankinta (1988) oli iso harppaus, johon liittyi jo jonkin verran datan siirtoa aikaisemmista järjestelmistä. Voyager valittiin v. 2000, mutta hyväksymisprosessi vei vuosia.

Keskusteltiin myös Suomessa ja muualla Euroopassa (mm. Katalonian konsortio) tapahtuneista hankinnoista ja järjestelmäntoimittajien omistajanvaihdoksiin liittyneistä yllättävistä muutoksista, mm. jo myytyjen järjestelmien lakkauttamisista (Täältä löytyy tarjonnan tilanne eri vuosilta, 2002 alkaen: http://www.librarytechnology.org/AutomationSystemMarketplace.pl). Myös toimintakulttuuri on erilainen eri maissa, esim. alunperin yhdysvaltalaiselle Voyagerille meidän kurssikirjalainaus oli vierasta. Myös suomalainen skandinaavisten merkkien aakkostus tuotti Voyagerille ongelmia.

Kimppakirjastojen, yhteisten tietokantojen ja järjestelmien käyttö vaatii myös yhteisistä pelisäännöistä sopimista. Keskenään hyvin erilaisille erikoiskirjastoille liian yhtenäinen toimintamalli voi olla haasteellista.

Jarmo lupasi lähettää tiedoksi "luettavaa kirjastojärjestelmistä".

Koska kirjastokenttä on moninainen, pohdittiin sitä, tavoitellaanko nyt yhtä integroitua kirjastojärjestelmää? Pitkälle integroidussa järjestelmässä ei ole välttämättä kaikkia tarpeellisia rajapintoja, pitkälle menevää räätälöitävyyttä jne. Esim. pienillä ja isoilla kirjastoilla voi olla erilaiset tarpeet. Optimina ei välttämättä olisikaan integroitu järjestelmä vaan palikkaratkaisu. Toisaalta trendi esim. järjestelmäntoimittajilla on menossa yhä enemmän integroituun suuntaan. Esim. Ex Libriksen Almassa kaikki muu paitsi asiakasliittymä ollaan laittamassa samaan järjestelmään. "Palikkaratkaisussa"  jokainen kirjasto voisi kuitenkin valita vain tarvitsemansa osat. Todettiin, että yhteisluettelo olisi jatkossa sydän (bibliografisen datan päävaranto), mutta se ei olisi tulevaisuudessa nykyiseen järjestelmään pohjautuva. Pohdittiin lyhyesti myös rahoitusta ja mitä liittyminen maksaisi.

4. Kirjastojärjestelmän haasteet lähitulevaisuudessa

• Hankinta, Marina Ivanova (esitys Voyagerin hankinnan nykytilasta Kansalliskirjastossa)
   Kansalliskirjastossa on käytössä kaikki Voyager-hankinnan osamodulit. Marina kertoi erityisesti Voyager-hankinnan ongelmista. Esim. Reporteriin ollaan hyvin tyytymättömiä ja monet ovat luopuneet sen käytöstä: tietyt tärkeät listaukset saa tulostettua vain kuvakaappauksista jne. Hankinnan pitäisi toimia myös paremmin sähköisesti, ei paperitulosteiden ja faksien varassa.Voyagerin hankintamodulissa myös sellaisia merkistöiongelmia joita luetteloinnissa ei ole. Kaikissa hauissa skandit eivät toimi, mm. kyrilliikka ei lainkaan.
• Luettelointi, Marja-Liisa Seppälä
  Luettelointi-termi vanhentunut, kyse on metatiedon tuotannosta. Tulossa olevia muutoksia metatiedon tuotantotyössä: FRBR, linkitetty metatieto (RDA, RDF), avoimen verkon (linkitettävät) tietovarannot. Tämän kaiken pitäisi uuden kirjastojärjestelmän mahdollistaa, jotta metatiedon tuotanto olisi tehokasta ja sitä voitaisiin hyödyntää täysmääräisesti. Keskusteltiin siitä, onko olemassa uusia järjestelmiä joissa RDA olisi jo käytössä? Mm. Library of Congress on päättänyt ottaa RDA:n käyttöön, mutta aikaisintaan 2013 alussa. Kansalliskirjasto: RDA on käytössä kuvailusuosituksena v. 2014 ja KK pyrkii silloin itse RDA-muotoiseen sisältötuotantoon. MARC-muodossa olevan tiedon konvertoinnissa RDA-mallin mukaiseksi tulee olemaan haasteita. Myös järjestelmien pitäisi tukea RDA:ta ennen kuin sitä voidaan hyödyntää. Jarmo Saarti totesi, että kansalliskirjastojen pitäisi ensin testata ja myös takautuva aineisto pitäisi saada RDA-mallin mukaiseksi. Nina totesi, että RDA:n täyteen hyödyntämiseen mennee vielä 10 vuotta, mutta toisaalta MARC 21:een ollaan koko ajan jo tekemässä RDA:n vaatimia muutoksia. Auktoriteettitietokannat pitäisi kuitenkin saada tuotantoon, se vähentäisi jo käsityötä.
• Käyttöliittymät, Ere Maijala
   Ere piti "vuodatuksen" nykyisistä käyttöliittymistä. Olennainen osa on myös virkailijoiden käyttöliittymät, ei vain asiakaskäyttöliittymät. Yleisesti ottaen nykyiset virkailijakäyttöliittymät ovat hyvin vanhanaikaisia, perustuvat vanhaan tapaan tehdä asioita. Ennen prosessointitehot olivat huonommat ja näytöllä ei ollut tilaa, mikä asetti rajoituksia. Esim. Voyagerissa monien elementtien kokoja ei voi muuttaa, ikkunat ovat pieniä jne. Aina edes käyttöliittymien kokoa ei voi muuttaa, esim. tulevaa Global change -toimintoa on jo syytetty siitä. Nykyiset systeemit eivät tue työnkulkua: on läjä erilaisia käyttöliittymiä, tietojen käsittely kankeaa. Liian paljon ja turhia asioita joutuu tekemään manuaalisesti. Esim. Voyager-hankinnassa on rajoitus, että jotain ei voi poistaa (helposti) kun sen on kerran tehnyt. Käyttöliittymän pitäisi antaa tehdä kaikenlaista, vaikka sitten ohjata ja suositella. Varmistuskysymykset ("oletko varma, että haluat") jne tarpeettomia, jos kaikki jää historiaan josta voi poistaa haluamansa muutokset (palauttaa aiemmat versiot). Esim. poistetut tietueet pitäisi voida merkata poistetuiksi, mutta niiden palauttaminen olisi silti koska vain mahdollista. Jarmo Saarti totesi, että kulttuurinen konteksti on aiheuttanut myös ongelmia. Lokalisoinnin pitäisi silti olla laajasti mahdollista, eri merkistöjen tukemisen lisäksi erikieliset käyttöliittymät. Myös eri tekniikkojen pitäisi olla tuettuja: Esim. Voyager ei tue nyt RFID:tä, kuitit pitäisi voida tulostaa eri printterille kuin kaikki muu jne. Nykyään monet asiat ollaan laittamassa webbiin ja käyttöliittymiä voidaan käyttää selaimella, mutta ihan kaikkea ei voida laittaa webbiin (esim. RFID:tä ei kannata). Myös webbikäyttöliittymien kanssa täytyy olla varovaisia, eri selain(versioita) tukevia. Esim. BookWhereä ei tarvittaisi, jos järjestelmä osaisi itse ehdottaa tietoja syötettäessä, että tällainen löytyy jo muualta. Reaaliaikaiset varoitukset: ei tallennusvaiheessa vaan syöttövaiheessa (esim. "tätä asiasanaa ei löydy sanastosta"). Älykkäät luettelointipohjat, asiakasliittymää ei pitäisi voida tarvita käyttää hakuun.
  Asiakasliittymän irrottaminen taustajärjestelmästä on ihan hyvä idea, asiakasliittymää ei tarvitse vaihtaa jos taustajärjestelmä vaihdetaan ja päinvastoin. Asiakasliittymän tulisi olla asiakasta varten, helppokäyttöinen ja selkeä. Lisätoimintoina kuitenkin mm. käyttäjän ohjaus. Ritva Nurminoro totesi, että yleisten kirjastojn vanhojen järjestelmien käyttöliittymissä ei ole niinkään ongelmia, mutta uusissa näitä vaikuttaa olevan. Jarmo: järjestelmillä ja eri sektoreilla on omat historialliset vaiheet, mutta nyt ei kannattaisi liikaa miettiä olemassa olevien järjestelmien puutteita vaan sitä, mitä halutaan uudelta järjestelmältä. Mikä on kaikille yhteistä, miten pitkälle mennään räätälöitävyydessä? Tulisi myös miettiä tulevaisuuden teknologioita, ei vain nykyisiä. Ere totesi, että jos järjestelmää tehdään itse, suurin haaste on sen päättäminen, mitä tehdään. Järjestelmää pitää pystyä kehittämään myös tulevaisuuden tarpeiden mukaiseksi. Kannattaa tehdä ei ihan viimeisellä, vaan hyväksi havaitulla tekniikalla joka ei ole vielä vanhentunut. Jarmo: jonkunlaista näkemystä aikahaarukasta myös tarvitaan.
• Kierron seuranta, Ari Ahlqvist
   Laajat näkymät asiakasliittymässä lisäävät painetta siihen, että asiakkaat pystyvät joustavasti käyttämään kaikkien kirjastojen aineistoja. Etälainauksen reunaehdot: järjestelmän pitäisi tarjota tätä mahdollisuutta vain silloin kun lähempää ei samaa aineistoa saa.Yhden tunnistautumisen pitäisi riittää kaikkeen: jos IP-osoitteita käytetään johonkin, sen ei pitäisi näkyä asiakkalle. Yhdestä luukusta näkyvä kirjastomaailma luo painetta yhteneviin menettelytapoihin ja aineiston käytön sääntöihin.Ritva totesi, että yleisissä kirjastoissa kaukolainavelvollisuus on vain maakuntakirjastoilla. Kaukolainan maksuperusteet päätetään eri kirjastoissa ja eri sektoreilla eri tavoilla. Jarmo: asiakastietokannan tulisi sisältää oikeudet, joita eri tyyppisillä asiakkailla on (käyttöoikeuden luovuttaminen eri tyyppisille asiakkaille, sisältää rajoitukset mihin kukin pääsee). Jokaiselle asiakkaalle näytettäisiin vain ne aineistot, joihin hänellä on oikeudet. Järjestelmän ei tarvitsisi kuitenkaan kokonaan piilottaa aineistoa, vaan kertoa keille jotain lainataan tai miten sen saa käyttöönsä. Pohdittiin yhteisen asiakasrekisterin mahdollisuutta.
• Toimintalähtöisen tietojärjestelmän kehittämisprosessi, Esko Ala-Peijari. LIITE: Kommenttipyyntö korkeakoulujen johdolle
   Uusi tietohallintolaki astuu voimaan syyskuussa 2011 - suurimpia muutoksia mitä tietohallinnossa on tapahtumassa vuosiin. Miten kirjastot saadaan sovitettua tähän viitekehykseen? Laki pyrkii lisäämään kustannustehokkuutta ja yhteensopivuutta. Laki ei koske ihan kaikilta osin yliopistoja ja AMKeja, mutta kuntia koskee. Keskeinen keino kokonaisarkkitehtuuri.
  • Julkisen sektorin kokonaisarkkitehtuuriluonnos. Järjestelmähankintojen täytyy olla tehty tämän viitekehyksen mukaisesti. Jatkossa VN ei jaa ministeriöille rahaa, jos tätä ei olla noudatettu.
  • Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurimalli: Synkroonissa VN:n mallin ja JHS-suositusten kanssa
• Toimintalähtöisyys, asiakaslähtöisyys: mitä korkeakoulujen strateginen johto haluaa, mikä on kirjastojen tehtävä korkeakouluissa? Kirjasto on sitä arvokkaampi, mitä enemmän se jakaa tietoa. Käyttöoikeusongelma: esim. Shangaissa jo siirretty koulukirjat verkkoon, koululaisille jaettu läppärit. Rahoittajien tarpeiden toteuttaminen. Minkälainen tulevaisuuuden järjestelmän täytyy olla? Huomioitava tässä järjestyksessä toimintojen tarpeet, tieto, kirjastot, teknologia. Mikä on kirjaston informaation tuottamisen tarve ja tavoite? Tietoa käytetään joka puolella, ja kirjastojen täytyy tarjota tieto näin käytettäväksi. Yksi opiskelija-asuntola käyttää FUNETia enemmän kuin ammattikorkeakoulut yhteensä. Esim. kirjan lähettäminen postitse lainaan on tehotonta, jos se olisi mahdollista saada sähköisesti. Jarmo: kuka tulee tekemään tulevaisuudessa valinnan jota meidän ei pidä tehdä? Meidän täytyy tuotteistaa palvelut, joita tulevalta järjestelmältä halutaan (palveluiden määrittely, toiminnot palveluita kirjastoille). Pitäisi miettiä myös enemmän, miten kirjastojärjestelmän voi integroida eri paikkoihin, mm. oodin sisälle.

n. 13:30 - 14:05 Ruokatauko

Työjärjestystä muutettiin. Sovitiin myös, että jatkossa asioita työstetään wikiin, mm. seuraavien kokousten asiat.

5. Yleisten kirjastojen hankkeet järjestelmärintamallä
 Palataan asiaan seuraavassa kokouksessa.

6. Wikityöskentelyn pikaopastus, Tommi Jauhiainen
 Tommi laittaa viestiä, ketkä haluavat ja tarvitsevat opastusta. Sovitaan asiasta erikseen heidän kesken.

7. Valmisteluryhmän toimeksiannon työstäminen 17.6. kokouksen hyväksyttäväksi 

Jarmo:

Kuusi kokonaisuutta:

• pelisäännöt ja toimintakulttuuri
• tuotteet ja toiminnot
• yhteiset / erilliset tietokannat (kokoelma, asiakas)
• mikä on räätälöinnin ja yhteisen järjestelmän suhde
• aikataulu, projektisuunnitelma, budjetti
• standardit ja rajapinnat, kokonaisuus johon palikka istuu

Keitä mukana: Ritva: olisi hyvä jos pääkaupunkiseudun kirjastoista olisi joku edustaja, koska heillä on täysin oma järjestelmänsä ja linjansa. Yksikkö (Helmet-kirjastot) on kuitenkin valtaisa. Myös Kansalliskirjasto haluaisi tuoda lisäedustajan ryhmään.

Visio: Tähdätään kirjastojärjestelmän vaihtoon. Selvitetään, kuinka olisi mahdollista saada kaikille sektoreille sopiva järjestelmä. Tähdätään uuden tietohallintolain mukaisesti kustannustehokkuuteen ja  yhteensopivaan kirjastojen järjestelmäkokonaisuuteen. Aikataulu:projektisuunnitelma valmis n. vuoden päästä, siellä käyttöönottoaikataulu. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä vaadittu kokonaisarkkitehtuuri

Mihin tähdätään / tavoite: Tavoitteena, että ensimmäiset kirjastot pystyisivät ottamaan käyttöön 2014 alkaen. Tarkennusta aikatauluun tehdään myöhemmin.

Nykytilan kuvaus: (siirretiin myöhemmäksi)

Miten kuullaan kenttää:

Budjetti: pitää harkita hyvin kutsutaanko tähän ryhmään rahoittajien edustaja, koska rahoittajia on monia. Pidetään kuitenkin rahoittajiin yhteyttä.

Esko Ala-Peijari korosti, että täytyy miettiä: Mihin tällä tähdätään? Mikä on tavoite? Edut ja hyödyt?

Valmisteluryhmän tavoitteena on reilussa vuodessa saada hyvä hankesuunnitelma. Toiveena on, että kaikki neljä kirjastosektoria olisivat aidosti mukana. Löytyykö yhteinen ydin joka voidaan jakaa?
 Visio ja tavoite pyritään saamaan perjantain kokouksessa hyväksytyksi.

Tämä ryhmä tekee hankesuunnitelmaa, mutta ei välttämättä esitä vielä ostopäätöstä. Visiona on yhteinen kirjastojärjestelmä kaikille Suomen kirjastoille. Mukaan pieni yhteenveto nykyisestä järjestelmäkirjosta.Sekään ei olisi huono tilanne, vaikka tämän ryhmän työn jälkeen eriydyttäisiin uudestaan. Tehtäisiin kuitenkin työtä yhdessä, säästettäisiin aikaa ja saataisiin synergiaetuja. Jos kirjastot valitsevat järjestelmää, voivat joka tapauksessa miettiä mikä olisi heidän kirjastolleen paras ratkaisu -  ei välttämättä sektorirajojen mukaan.

Toimeksiantoa työstettiin vielä kokouksen jälkeen perjantain kokouksessa hyväksyttäväksi.

8. Seuraava kokous

• Seuraavaan kokoukseen valmisteltavat asiat ja valmistelijat
   Työstetään wikissä
• Seuraavan kokouksen ajankohta
   Päätetään doodle-äänestyksellä

9. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.50