28.5.2012 OKM tapaaminen

UKJ-hankkeen, Kansalliskirjaston ja Opetus- ja kulttuuriministeriön edustajien yhteinen palaveri

Aika: maanantaina 28.5.2012 klo 9-11

Paikka: Opetus- ja kulttuuriministeriö neuvotteluhuone Kalevala, Meritullinkatu 10, Helsinki

Osallistujat:

Opetus- ja kulttuuriministeriö, Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto
 Anne Luoto-Halvari, Annu Jylhä-Pyykönen ja Hannu Sirén

Kansalliskirjasto
 Kristiina Hormia-Poutanen

UKJ-valmisteluryhmä
 Tommi Jauhiainen (Kansalliskirjasto), Sinikka Luokkanen (HAMK), Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopisto) ja Eila Vainikka (Suomen kuntaliitto)

Uuden kirjastojärjestelmän valmistelu - kirjastosektoreiden yhteishanke

Kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään useita erillisiä kirjastojärjestelmiä. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisilla korkeakoulukirjastoilla on kaikilla käytössä sama kirjastojärjestelmä yhteisellä palvelimella. Erikoiskirjastoissa kirjastojärjestelmät vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Useat kirjastot joutuvat vaihtamaan järjestelmiään lähitulevaisuudessa erilaisista syistä, mm. järjestelmän ikääntymisestä ja formaattimuutoksesta johtuen.

Mistä lähdettiin liikkeelle

• 2008-2009 AMKIT- ja Linnea2-konsortiot selvittivät edellytyksiä nykyisten Voyager-järjestelmää käyttävien kirjastojen mahdollisuuksista yhdistyä yhdeksi konsortioksi. Yhdistymishankkeen kariuduttua johto- ja ohjausryhmätason yhteistapaamisia päätettiin jatkaa. Näin tapahtuikin.
• Vuoden 2010 aikana Linnea2-konsortion ohjausryhmä päätti marraskuussa 2010 järjestää seminaarin, jossa kehitetään konsortioiden yhteisten Linnea-työryhmien toimintaedellytyksiä ja toimenkuvia sekä integroidaan ne paremmin osaksi konsortioiden toimintaa.
• Linnea2-työryhmien seminaari pidettiin 15.2.2011. Seminaarin yksi toimenpide-esitys: ”Linnea2- ja AMKIT-konsortion tulisi jo kevään aikana alkaa miettiä uuden kirjastojärjestelmän yhteistä ohjausjärjestelmää. Projektisuunnitelmaan tulisi saada avattua, mitkä ovat kirjastojen intressit, mitä järjestelmä tulisi maksamaan, ketkä olisivat tulossa mukaan, millä aikataululla jne.”
• Seminaarin esityksen mukaisesti ad hoc -työryhmä Mirja Iivonen (Suomen yliopistokirjastojen neuvosto), Tommi Jauhiainen (Kansalliskirjasto), Sinikka Luokkanen (AMKIT-konsortio) ja Vuokko Palonen (Linnea2-konsortio) valmisteli AMKIT- ja Linnea2 konsortiolle esityksen uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän perustamisesta siten, että valmisteluryhmään kutsutaan mukaan myös erikoiskirjastot ja yleiset kirjastot omien neuvostojensa kautta.
• Kevään 2011 vuosikokouksissaan AMKIT- ja Linnea2-konsortiot päättivät yhdessä perustaa uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän ja nimesivät omat edustajansa ryhmään. Vuosikokousten jälkeen pyydettiin myös Erikoiskirjastojen ja Yleisten kirjastojen neuvostoja mukaan hankkeeseen ja nimeämään omat edustajansa valmisteluryhmään.

Valmisteluryhmä, työn käynnistyminen ja organisoituminen

• UKJ-valmisteluryhmä
  • Ahola Marita (VAMK) / Korkeakoulujen yhteiset kirjastot
  • Ala-Peijari Esko (CSC) / AMKien tietohallinnon asiantuntija, IT-pääsihteeri
  • Anttonen Marja (TuAMK) / AMKIT-konsortio
  • Hirvikallio Marja (Tilastokeskus) / Erikoiskirjastojen neuvosto
  • Hyvönen Nina (Kansalliskirjasto) / Kansalliskirjasto
  • Jauhiainen Tommi (Kansalliskirjasto) / Kansalliskirjasto
  • Kytömäki Päivi (OY) / Yliopistokirjastot/Linnea2-konsortio
  • Luokkanen Sinikka (HAMK) / AMKIT-konsortio
  • Mäkiranta Ari (Joensuun seutukirjasto) / Yleisten kirjastojen neuvosto
  • Nurminoro Ritva (Lapin maakuntakirjasto) / Yleisten kirjastojen neuvosto
  • Saarti Jarmo (ISY) / Yliopistokirjastot/Linnea2-konsortio
  • Vainikka Eila (Kuntaliitto) / Erikoiskirjastojen neuvosto
  • Öhman Kuno (Hanken) / Yliopistojen tietohallinnon asiantuntija
• Ensimmäinen valmiteluryhmän kokous pidettiin 15.6.2011.
• Käytännössä vasta alkusyksystä työ laajemmin lähti käynnistymään.
• UKJ-valmisteluryhmä koordinoi hanketta. Mutta suurin osa työstä tehdään alatyöryhmissä.
  • 7 erikseen nimettyä alatyöryhmää (vähintään 50 eri henkilöä!), joihin jokaiseen on pyritty saamaan asiantuntijoita kaikilta kirjastosektoreilta ja joiden työskentelyyn aktiiviset voivat itse hakeutua osaamisen, kiinnostuksen ja käytettävissä olevan ajan puitteissa. Työryhmissä kukin osallistuja on asiantuntija eikä ensisijaisesti sektorin tai oman organisaationsa edustaja.
  • Alatyöryhmät ovat
    • Aineiston kuvailu ja kokoelmien hallinta
    • Aineiston käyttö, lainaus ja kaukopalvelu
    • Monografioiden hankinta ja elinkaaren hallinta
    • Kausijulkaisujen ja e-aineistojen hankinta sekä elinkaaren hallinta
    • Hallinnolliset järjestelmät ja rajapinnat muihin järjestelmiin
    • Arkkitehtuurien koonti ja muiden työryhmien koordinointi
    • Strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi
  • Tilastoasiat on sovittu työstettävän jo olemassa olevassa Vaikuttavuuden arviointiryhmässä
  • Asiakaskäyttöliittymänä on tarkoitus käyttää KDK-asiakasliittymää
• Koska yhteishanke käynnistettiin asiantuntijoiden aloitteesta ja nimenomaan yhteishankkeena ilman erillistä resursointia, vastuu ja päätösvaltakysymykset ovat erityisen haasteellisia.
• Hanketta tehdään tässä vaiheessa puhtaasti "virkatyönä" omien kehysorganisaatioiden rahoituksella eli normaalilla työajalla ja rahoituksella (matkat).
   Vuoden aikana on tehty yhdessä vähintään yhden henkilötyövuoden verran UKJ-töitä.
• Hankkeen ohjausryhmänä toimivat kirjastosektoreiden työvaliokunnat, johto- tai ohjausryhmät yhdessä.
• Työn etenemistä voi seurata ja myös osallistua kaikille avoimessa wikissä: https://wiki.helsinki.fi/display/UKJValmistelu/Home

Mihin tähdätään

• Toimeksiantona on tehdä projektisuunnitelma, jonka perusteella erikseen päätetään hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä. Projektisuunnitelman pitäisi valmistua tämän vuoden aikana.
• Projektisuunnitelman ytimen muodostavat tietohallintolain edellyttämän kokonaisarkkitehtuurin 4 näkökulmaa:
  • "Toiminta-arkkitehtuurinäkökulma varmistaa, että ratkaisun jäsentämisessä ja suunnittelussa otetaan huomioon, mitä ratkaisulla tehdään, kuka sitä käyttää ja mihin ratkaisua itse asiassa käytetään.
  • Tietoarkkitehtuurinäkökulma huolehtii tiedon jäsentyneestä ja yhdenmukaisesta käsittelystä eri tietojärjestelmissä ja ratkaisuissa.
  • Tietojärjestelmäarkkitehtuurin tehtävänä on jäsentää tietojärjestelmäpalvelut ja komponentit loogisiin ja fyysisiin, hallittaviin kokonaisuuksiin.
  • Teknologia-arkkitehtuuri muistuttaa siitä, etteivät tietojärjestelmät ja tekniset palvelut toimi itsestään vaan ne tarvitsevat alleen luotettavan teknologiaympäristön – palvelimet, tietoliikenteen, laitetilat sekä näiden huolellisen käytön ja ylläpidon.”

Työn haasteita

• Tähän mennessä ...
  • kaikille uuden toimintatavan opettelu – yhteiskehittelyn opettelu organisaatio ja myös totuttujen sektorirajojen yli
  • yhteisen keskustelukulttuurin luominen
  • omarahoitteisena, joten kaikkien on ”kaivettava” työaika jostain – jotain on jätettävä tekemättä
  • varsinaiseen järjestelmään asetetut tavoitteet
  • tietohallintolain mukaiset kokonaisarkkitehtuurin mukaiset määrittelyt
• Tunnistettuja tulevaisuuden haasteita
  • Tämän ”perusvaiheen” jälkeen on mahdoton jatkaa ilman yhteishankkeelle osoitettua "erillistä" työaikaa. Pystyvätkö kirjastot osoittaamaan työaikaa ”virkatyöstään”? Onko hankerahoitusta saatavissa kaikille kirjastosektoreille yhteisenä / erillisinä?
  • Hankitavaiheessa voi tulla haasteita kilpailulainsäädännön kanssa.
  • Yhteishankinnan hallintomalli?

Onko jotain erityistä, jonka tulisi ottaa huomioon

• Mietittäessä esimerkiksi
  • kustannus-hyöty analyysiä
  • hallintomallia
  • rahoitusratkaisuja
  • juridisia kysymyksiä

Kysymyksiä tai kommentteja OKM:n näkökulmasta?