Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Toiminta-arkkitehtuuri ohjaa arkkitehtuurin muiden osa-alueiden kuvaamista. Toiminta-arkkitehtuuri kuvaa (tai listaa/linkittää) kirjastojärjestelmän osa-alueeseen vaikuttavat strategiat, tavoitteet, palvelut ja prosessit.

Kartoitetaan ja kuvataan:

  1. kirjastojen toimintaan vaikuttavia strategioita ja kerätään niistä oleellisia linjauksia
  2. lijauksista vedetään päämääriä (ryhmän 6 alueella), joita saavuttamaan järjestelmässä on toimintoja
  3. osa-alueen toiminnot
  4. toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden nykytila
  5. toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden tavoitetila
  6. toiminnan kannalta oleelliset sidosryhmät
  7. toimijoiden roolit

Mitkä strategiat ohjaavat kirjastojen toimintaa ja tavoitteita? Miten strategiat näkyvät kyseisellä kirjastojärjestelmän osa-alueella? Mihin työryhmiin osa-alueella on rajapintoja?

Toiminnot

Tähän kerätään toimintoja kunkin osa-alueen osalta.

#

Toiminnon kuvaus

Työryhmät joihin rajapintoja

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

Päämäärä

Odotettavat hyödyt

Hyödyn saaja

Toiminnon mittari

Muuta

1

Sujuva ja kustannustehokas hankintaprosessi (Valintaprosessi?)

3, 5

5/5

Kustannustehokkuus

Tehokas resurssien käyttö

Kehysorganisaatio ja ja kirjastohenkilöstö

Manuaalisen työn väheneminen

 

2

Asiakas saa tarvitsemansa

2

 

 

 

Asiakas

Asiakastyytyväisyys

 

3

Hankinnan seuranta ja raportointi kehittämisen välineenä

5

 

 

 

 

 

 

4

Hankintapäätös:
PallasProlla ei tähän toimintoja
hankitaan useimmiten yhdeltä välittäjältä
hankitaan 1 tai useampi kappale
hankitaan 1 tai useampaan toimipisteeseen
maksaja yl.kirjastoilla yleensä tilaava kirjasto/osasto

2, 5

 

 

Asiakastyytyväisyys

Asiakas

 

 

5

Tilaustoiminto:
Edellisen tilauksen kopioiminen
Tietueen luominen tai tietojen poimiminen muista tietokannoista
Kausijulkaisupohjan luominen
Uuden tilauksen luominen

1, 5

 

 

Henkilökunnan työajan säästyminen

Henkilökunta

 

 

6

Saapumisvalvonta:
saapuneen niteen merkintä järjestelmään
saapumistietojen korjaaminen väärin syötetyistä numeroista, erikoisnumeroiden lisääminen
numeroiden tarroittaminen

1

 

 

Henkilökunnan työajan säästyminen

Henkilökunta

 

 

7

Laskujen käsittely:
tilauksen merkitseminen toimitetuksi

5

 

 

Henkilökunnan työajan säästyminen
Kustannustehokkuus

Henkilökunta
Kehysorganisaatio

 

88

8

Tilastointi ja raportointi:
saapumattomat, saapuneet, tarroitetut, poistetut
päivä, kuukausi, vuositilastot
aineistokohtaiset tilastot

5

 

 

Kustannustehokkuus

Kehysorganisaatio
Henkilökunta

 

 

Toiminnot

Tähän kerätään toimintoja kunkin osa-alueen osalta.

#

Toiminnon kuvaus

Työryhmät joihin rajapintoja

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

Päämäärä

Odotettavat hyödyt

Hyödyn saaja

Toiminnon mittari

Muuta

1

Hankintaehdotus

 


Hankintaehdotukset kaikilta alustoilta suoraan hankintajärjestelmään






2

Voimassa olevien tilausten uusinnan valmistelu

 

 

Tilausten uudistukset automaattisesti tai valikoiden joltain listalta

 

 

 

 

 

3

Hankintapäätös


5

asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen ja ennakointi(8)
kustannustehokkuus(2)


palveluiden räätälöitävyys (6)

tehokas resurssien käyttö
tyytyväinen asiakas

asiakas
kehysorganisaatio

asiakastyytyväisyys


3

Tilaaminen
- tilattavan aineiston tietojen poimiminen, tallennus sekä  tilaustietojen tallennus
- tilauksen lähetys
- varauksen teko tilauksen tehneelle asiakkaalle
- toimeksiannot

1,2, 4, 5
1,5

5
2,5
2, 5

5

5
4
4

kustannustehokkuus(2)
Kestävä kehitys (4)
Palveluiden laadunvarmistus (9)

työ tehdään vain kerran valtakunnassa, työhön käytetään vähemmän aikaa ja henkilöresursseja, saadaan hyvät luettelointitietueet kaikille
hyöty mahdollisimman monelle.
työ tehdään vain kerran,
välittäjältä bibliografiset tietueet suoraan kirjastoille

kaikki kirjastot, joilla sama järjestelmä

hankintoihin käytetty aika pienenee


4

Tilauksenseuranta||\
- reklamaatiot suoraan järjestelmästä esim. välittäjittäin sovitulla tavalla sähköisesti
- epäsäännöllisyyksien hoitaminen (peruutukset)
- yksittäisen tilauksen status reaaliajassa
- hankintojen arvo ja avoimet tilaukset esim. toimintayksiköittäin, välittäjien mukaan, aineistolajeittain (liittyy myös kohtaan 7 Raportointi)

1, 2, 4, 5

 

2 (kustannustehokkuus), 9 (laadunvarmennus)

työn tehostuminen: manuaalisesti tehtävän työn väheneminen (reklamaatiolistojen koonti, lähetys, vastausten käsittely) vähenee/jää pois, jos järjestelmät yhteensopivia.
resurssien tehokkaampi käyttö: reaaliaikainen kuva hankinnassa olevasta aineistosta ja sen kustannuksista; tieto nopeasti aineiston saatavuudesta (erityisesti peruutuksista): määrärahaa ei turhaan sidota aineistoon, jota ei saatavilla.
Pitäisikö pyrkiäkin siihen, ettei erillisiä reklamaatioita tarvita, vaan tieto yksittäisistä tilauksista saadaan online järjestelmään?

asiakas, virkailija, kehysorganisaatio, taloushallinto

työn tehostuminen, asiakastyytyväisyys, aineistorahan käyttö


5

Vastaanotto||\
- saapumisvalvonta
- palautukset
- tieto osatoimituksista

1,2,4,5

5

2 (kustannustehokkuus)
4 (kestävä kehitys)
9 (palveluiden laadunvarmistus)

tieto tilatun aineiston tilasta
varmistus aineiston oikeellisuudesta
(kohtaan 4,5 tai 6 vai kaikkiin?)

asiakas
virkailija
taloushallinto

asiakastyytyväisyys
laskutuksen sujuvuus
laskutuksen oikeellisuus 

Jari

6

Laskujen käsittely||\
- EDI-laskut, suora sähköinen laskutus tms.
- asiatarkastus
- hyväksyminen
- reklamointi (hyvityslaskut)
- yhteistyö taloushallinnon ohjelmien kanssa

4,5


5
5
4
4
5

2 (kustannustehokkuus)
4 (kestävä kehitys)
9 (palveluiden laadunvarmistus)

Työn tehostuminen
Määrärahojen tehokas käyttö
Ajantasainen määrärahojen seuranta

virkailija
taloushallinto
aineiston toimittaja

laskujen käsittelyyn käytettävä työaika
määrärahojen seurannan ajantasaisuus

Mervi

7

ja tiedotus
- sisältyy kaikkiin vaiheisiin
- tieto prosessin eri vaiheista saatavilla sekä asiakkaille että virkailijoille
 * automaattisesti tai pyydettäessä
 * sähköposti, tekstiviesti, Facebook-viesti ..

2,5

5

1,2,3,5,6,7,8,9

 

 

 

Petteri

Palvelut

Tavoitteiden saavuttamiseen tarjottavat palvelut.

Nykytila

#

Palvelu

Tukee tavoitetta

Kuvaus

Vastuu (rooli)

Sidosryhmät

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

kehittämistarve

Muuta

1

Vaihtelee eri sektoreilla ja kirjastoissa mm. kirjaston koon mukaan

 

 

 

 

 

.

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

Tavoitetila

#

Palvelu

Korvaa (osin tai kokonaan) nykyisen palvelun

Tukee tavoitetta

Kuvaus

Vastuu (rooli)

Sidosryhmät

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

Muuta

1

Hankintaehdotukset kaikilta alustoilta suoraan hankintajärjestelmään

Hankintaehdotuslomakkeet, sekä sähköiset että paperiset, ja niiden manuaalisen käsittelyn

Sujuva ja kustannustehokas hankintaprosessi

Widget tms. lisuke esim. selaimeen

 

 

 

 

2

Järjestelmä kattaa kaikki erilaiset hankintatavat ja julkaisut

 

Sujuva ja kustannustehokas valintaprosessi

 

 

 

 

vuositilaukset, artikkelitilaukset,

3

Käytössä nimeketason ajantasainen ja luotettava tietämyskanta integroituna järjestelmään tai rajapintojen kautta

SFX, välittäjien omat tietämyskannat

 

 

 

 

 

 

4

Mahdollisuus hajautettuun hankintaan (esim. tiedekunnat, laitokset, tutkimusryhmät)

 

 

Automaaattinen hankintatarpeen arviointi jo hankitun ja uusien tarpeiden perusteella

 

 

 

 

5

Tilausten uudistukset automaattisesti tai valikoiden joltain listalta

Tilausten uudistaminen yksittäin manuaalisesti

 

Nykyisten tilausten haku kirjastojärjestelmästä ja uusinta massana tai valikoiden

 

 

 

 

6

Nimeketietojen poiminta julkaisijan listoilta ilmestymisaikoineen

Nimeketietojen poiminta muista tietokannoista (lähinnä Fennicasta) ja ilmestymistietojen manuaalinen syöttäminen

 

Nimeke- ja ilmestymistiedot siirtyvät automaattisesti julkaisijan tietokannasta kirjastotietokantaan

 

 

 

 

7

Tilauspohjien kopioiminen samankaltaisille nimekkeille

Tilausten luominen yksitellen

 

Erilaisista tilauksista voi tallentaa mallipohjat, jotka on helposti otettavissa käyttöön

 

 

 

 

8

Toimittaja-/välitäjätietojen noutaminen muista järjestelmistä

Manuaalisesti syötettävät toimittaja/välittäjätiedot

 

Toimittaja/välittäjätiedot siirtyvät automaattisesti jostain rekisteristä tai toimittajan tietokannasta kirjastotietokantaan

 

 

 

 

9

Saapumattomien tai turmeltuneiden numeroiden reklamointi kirjastojärejstelmästä toimittajan järjestelmään

Saapumisvalvonnan manuaalinen seuranta. Reklamointi sähköpostilla tai muilla välineillä, irrallaan kirjastojärejstelmästä

 

Reklamointitoiminto välittäjän/toimittajan tietokantaan suoraan kirjastojärjestelmästä.

 

 

 

 

10

Saapumattomien tai myöhässä olevien niteiden automaattinen seuranta ja hälytys

Tilauksen saapumista seurataan manuaalisesti

 

Järjestelmä seuraa ennaltamäärättyjen asetusten mukaan tilausten saapumista. Reklamonti automaattisesti tai valinnan mukaan toimittajalle/välittäjälle.

 

 

 

 

11

Nimekkeiden ilmestymistietojen päivitys toimittajan/välittäjän tiedoista

Ilmestymistiedot tallentuvat tilausta tallennettaessa, ilmestymispäivät on tämän jälkeen muutettava käsin

 

Päivitykset määräajoin julkaisijan/välittäjän tietokantaan, ilmestymistietojen päivittyminen kirjastojärjestelmään

 

 

 

 

12

Laskutus sähköisillä järjestelmillä tietokantaan ja organisaation taloushallintoon

Tilaukset merkitään toimitetuiksi, ja laskutus hoidetaan erillään kehysorganisaation taloushallinnossa

 

Laskun tiedot tallentuvat samalla syöttämisellä kirjastojärjestelmään sekä kehysorganisaation taloushallintaan.

 

 

 

 

13

Tarkempia tilastoja, esim. nimekkeen käyttö tiettynä aikana

Tilastot kustantajittain, yksittäisen niteen tilasto, tilastot osastoittain.

 

 

 

 

 

 

Sidosryhmät

Toiminta-arkkitehtuurin kuvaamisen yhtenä osatehtävänä kuvataan sidosryhmät. Kuvaukseen otetaan sekä ulkoiset että sisäiset sidosryhmät. Myös palveluja käyttävät ja niitä tuottavat sidosryhmät kuvataan. Sidosryhmistä laaditaan luettelo, jossa mainitaan sidosryhmän nimi sekä se, miten kyseinen ryhmä liittyy arkkitehtuuriin ja siinä kuvattaviin järjestelmiin. 

#

Sidosryhmä

Kuvaus

Muuta

1

Asiakkaat

 

 

2

Asiakastietojen lähteiden ylläpitotahot

 

 

3

Kustantajat

 

 

4

Välittäjäyritykset

 

 

5

Taloushallinto

 

 

Roolit

Sidosryhmien roolit järjestelmässä.

#

Rooli

Tehtävät ja vastuut

Muuta

1

Asiakasrekisterin päivittäjä

Asiakastietojen rekisteröinti ja päivittäminen

 

2

Asiakaspalveluhenkilökunta

Hoitaa käytännön asiakaspalvelua

 

3

Itsepalveluasiakas

 

 

4

Kustantaja

Julkaisija, ilmestymistietojen ylläpitäjä

 

5

Kirjaston henkilökunta

Hoitaa kausijulkaisujen hallinnan elinkaaren kirjastojärjestelmässä. Vastaa järjestelmään syötettyjen tietojen oikeellisuudesta.

 

6

Taloushallinto

 

 

7

 

 

 

  • No labels