Kuvailun ohjeistus

Kansainväliset standardit määrittävät kirjastoaineistojen kuvailua

Kuvailusäännöt määrittävät kirjastoaineistojen kuvailua ja kuvailusääntöjen mukaiset metatiedot tallennetaan koneluettaviksi tallennusformaatilla. Suomessa on käytössä RDA-kuvailuohjeet (RDA=Resource Description and Access) ja tallennusformaattina käytetään MARC 21 -formaattia. Kansalliskirjasto ylläpitää ja koordinoi näitä kansainvälisiä standardeja kansallisesti sekä osallistuu niiden kehittämiseen.

Valtaosa Suomen kirjastoista kaikilta eri kirjastosektoreilta on mukana kuvailuyhteistyössä, jossa kirjastoaineistojen metatiedot tallennetaan yhteiseen käyttöön Melinda metatietovarantoon. Kansalliskirjaston palvelu Melinda on kansallinen kuvailun yhteistyöympäristö ja metatietovaranto, joka kokoaa kirjastoaineistoja kuvailevat metatiedot yhteen paikkaan.

Kansalliskirjaston asiantuntijapalvelut osallistuvat myös suoraan kuvailun ohjeistukseen:

• Kuvailusääntöpalvelu vastaa RDA-kuvailuohjeiden suomennoksesta ja kansallisista linjauksista sekä antaa RDA-sääntöihin liittyvää neuvontaa, tiedotusta ja koulutusta.
• Toimijakuvailupalvelu (Toiku) vastaa toimijoiden kuvailusta eli auktorisoi henkilöiden, sukujen ja yhteisöjen nimet. Toiku ylläpitää Toimijakuvailuohjetta sekä ohjeistaa ja neuvoo toimijoiden kuvailuun liittyvissä kysymyksissä. Kansalliskirjaston Asteri-auktoriteettitietokanta on Melinda-kuvailijoiden käytössä kuvailuohjelmassa, ja Asterin sisältö on saatavilla avoimena datana osana Finto-palvelua ks. KANTO - Kansalliset toimijatiedot.

Kansalliskirjaston palveluiden lisäksi kansalliset kuvailun asiantuntijaryhmät eli Kuvailustandardiryhmä (Kusti), Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä (Kumea), Musiikin metatiedon asiantuntijaryhmä (Muusa), Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmä (Sisku) sekä Toimijakuvailuverkosto ovat tärkeässä roolissa kuvailutuotannon ohjeistuksessa ja kuvailustandardien muutosten jalkauttamisessa Suomeen. Kuvailun asiantuntijaryhmissä on edustajia kaikilta kirjastosektoreilta ja Kansalliskirjastosta.

Kuvailuyhteistyö

Kansallisten kuvailun asiantuntijaryhmien tehtävät

Kansalliset kuvailun asiantuntijaryhmät ohjeistavat käytännön kuvailua ja ohjaavat kansainvälisten standardien käyttöönottoa Suomessa. Ryhmät toimivat tiiviissä yhteistyössä, jossa jokaisella ryhmällä on oma roolinsa.

Kuvailustandardiryhmän (Kusti) päätehtävä on kuvailua ohjaavien kansainvälisten kirjastoalan standardien jalkauttaminen Suomeen.  Kusti osallistuu standardien kääntämiseen, linjaamiseen ja niistä tiedottamiseen Kansalliskirjaston Kuvailusääntöpalvelun kanssa. Ryhmä vastaa standardeja koskeviin kansainvälisiin kommenttipyyntöihin Suomen osalta ja välittää kirjastojen ja muiden yhteistyökumppaneiden kehittämisehdotukset kansainvälisille kehittämisverkostoille. Ryhmä toimii myös kuvailustandardiosaamista jakavana foorumina kirjastoille sekä muille muistiorganisaatiolle.

Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (Kumea) tehtävä on kehittää ja ohjeistaa Melindassa tapahtuvaa kuvailua. Kumea osallistuu kuvailun tietomallien, formaattien, kuvailusääntöjen, kirjastojärjestelmien ja kuvailuprosessien kehittämiseen. Kumea ohjeistaa Melinda-kuvailua ja ylläpitää yleisiä MARC 21 -formaatin sovellusohjeita sekä käytännön työohjeita eri aineistotyypeille.  Samalla työryhmä toimii neuvonta- ja keskustelufoorumina kirjastojen kuvailevan metatiedon parissa toimiville henkilöille ja kaikille kuvailusta kiinnostuneille.

Musiikin metatiedon asiantuntijaryhmä (Muusa) toimii kansallisena musiikin kuvailun ja sisällönkuvailun ohjeistamisen ja kehittämisen ryhmänä. Muusa ylläpitää musiikkiaineiston MARC 21 -sovellusohjetta ja muita musiikin kuvailuun liittyviä ohjeita.

Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmä (Sisku) kehittää sisällönkuvailuun, sanastoihin ja luokituksiin liittyviä ohjeita ja käytäntöjä sekä kehittää kansallista sisällönkuvailua. Sisku ylläpitää Sisällönkuvailuohjetta.

Toimijakuvailun asiantuntijaverkoston tehtävä on edistää suomalaisten kirjastojen, arkistojen ja museoiden toimijakuvailutyötä ja toimijoihin liittyvien kuvailukäytäntöjen yhtenäistämistä. Verkostossa seurataan toimijakuvailuun liittyviä kuvailusääntöjä, sovelletaan niitä käytännössä sekä laaditaan suosituksia ja ohjeistuksia. Verkosto edistää yhdessä Kansalliskirjaston Toimijakuvailupalvelun kanssa toimijoiden kuvailua tekevien yhteistyötä kansallisella tasolla ja vahvistaa toimijakuvailuyhteisöä KAM-sektorilla.

Kumea, Muusa ja Sisku toimivat Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmän alaisina. Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmä ohjaa Melinda-palvelun strategisen tason toimintaa sekä kuvailuyhteistyötä. Tämän lisäksi ohjausryhmä edistää aktiivisella toiminnallaan Melinda-palvelun, sen asiakkaiden sekä sidosryhmien välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta. Kansalliskirjasto vastaa Melinda-palvelun ylläpidosta ja kehittämisestä ohjausryhmän linjausten mukaisesti sekä koordinoi kuvailuyhteistyötä.