Skip to Content

Näytteiden lahjoittaminen museoon

Last modified by Xwiki VePa on 2025/01/08 07:21

Sivu englanniksi: Preparing specimens for donation to museums

Tällä sivulla kuvataan yleisellä tasolla tapoja museolla lahjoitettavien näytteiden etiketöintiin ja valmisteluun, kun lahjoittajalla ei ole pääsyä Kotkaan.

Jos suunnittelet näytteiden lahjoittamista, ota etukäteen yhteyttä ja kysy lisäohjeita! Eri museoilla on erilaisia prosesseja ja toimintatapoja näytteiden vastaanottamiseen.

Tällä sivulla annetaan yleisen tason ohjeet siihen, miten suomalaisten luonnontieteellisten museoiden ulkopuolinen voi:

  1. Antaa näytteille uniikit tunnisteet
  2. Etiketöidä näytteitä
  3. Lähettää näytteet Luomukseen tai muuhun suomalaiseen museoon.

Näitä ohjeita voidaan pitää yleisenä ohjenuorana yksityisen kokoelman ylläpitoon (kohdat 1 ja 2) ja näytteisen lahjoittamiseen museoon. Näytteet voidaan toimittaa museoon myös ilman tunnisteita ja etikettejä, kunhan riittävät keruutiedot tulevat näytteiden mukana ja ovat yhdistettävissä näytteisiin. Näytteiden käsittely on tässä tapauksessa hitaampaa museolla.

Tunnisteiden luominen

Jokaisella tietokantaan tallennettavalla näytteellä pitää olla yksilöllinen tunniste. Tunnisteen tarkoitus on yksilöidä näyte sekä yhdistää toisiinsa näyte ja sitä koskeva tietokannassa oleva tieto. Tunniste tulostetaan näyte-etiketille tekstimuodossa. Tämän lisäksi tunniste voidaan tulostaa etiketille viivakoodina tai QR-koodina, mikäli se siihen mahtuu ja katsotaan tarpeelliseksi. Viivakoodin tarkoitus on nopeuttaa näytteiden käsittelyä.

Yksilölliset tunnisteet ovat erityisen oleellisia mikäli näytetietoja tallennetaan (nyt tai myöhemmin) useiden henkilöiden tai organisaatioiden yhteisesti käyttämään tietokantaan.

Suomen luonnontieteellisten museoiden käyttämä Kotka-kokoelmienhallintajärjestelmä käyttää tunnisteita, jotka ovat ns. HTTP-URI-standardia. Esimerkki tällaisesta tunnisteesta on http://tun.fi/JAB.123 Tässä JAB on nk. "nimiavaruustunniste" ja 123 juokseva numero. Vastaavia tunnisteita kannattaa käyttää muuallekin kuin Kotkaan talletettavissa näytteissä, koska HTTP-URI -tunnisteet ovat maailmanlaajuisesti yksilöllisiä. (Tunniste toimii lisäksi myös www-osoitteena, josta saa lisätietoja näytteestä, jos sen tiedot on tallennettu Kotkaan.)

Yksilöllisyys varmistetaan myöntämällä jokaiselle näytteitä keräävälle tai digitoivalle henkilölle oma nimiavaruustunniste (namespace ID), joka erottaa hänen numeroimansa näytteet muiden numeroimista. Tällöin kerääjän/digitoijan pitää ainoastaan varmistaa ettei anna kahdelle käsittelemälleen näytteelle samaa numeroa.

Esimerkiksi:
Maija Meikäläisen nimiavaruustunniste on JAB, ja Teppo Teikäläisen JAC. Jos molemmat käyttävät numeroa 123 omalle näytteelleen, on Maijan näytteen tunniste tällöin http://tun.fi/JAB.123 ja Tepon http://tun.fi/JAC.123.

Oman nimiavaruustunnisteen voi pyytää Luomuksesta osoitteesta kotka(ät)luomus.fi, etenkin jos lahjoittaa näytteitä säännöllisesti tai ison erän.

Näytteiden etiketöinti

Näytteitä voidaan etiketöidä museoiden ulkopuolella joko LabelDesigner-työkalulla tai käyttäen vanhempia etikettityökaluja.

LabelDesigner

LabelDesigner-työkaluun pääsee kirjautumatta Kotkaan suoraan osoitteella https://kotka.luomus.fi/tools/generic-label

Käytettäessä työkalua etiketöintiin museon ulkopuolella, näytedata voidaan tuoda työkaluun joko Kotkan Excel-tallennuspohjalta tai muusta taulukosta. Kysy vastaanottavasta museosta lisää ohjeita toivotusta etikettimallista.

Jos havaintojen tiedot on tallennettu aikaisemmin Lajitietokeskuksen Vihko-havaintojärjestelmään ja näytteet lahjoitetaan museolle myöhemmin, voidaan LabelDesigneria käyttää myös Vihkossa näyte-etikettien luomiseen:https://laji.fi/vihko/tools/label (vaatii kirjautumisen).

Lisää ohjeita LabelDesignerin käyttöön: *Etikettityökalu Label Designer

Muut etikettityökalut

Jos niin ohjeistetaan, voidaan etikettien tulostamiseen käyttää myös muita etikettityökaluja museolle lahjoitettavien näytteiden etikettien tulostamiseen.

Kotkan import-työkalu on käytettävissä ilman sisäänkirjautumista osoitteessa: https://kotka.luomus.fi/tools/import

Importin esikatseluvaiheessa voidaan tulostaa etikettejä ilman, että data tallennetaan tietokantaan.

Digitisation labels

Jos etiketille halutaan vain näytetunniste tekstinä ja QR-koodina, voidaan myös käyttää LabelDesigneria.

Näytteiden toimittaminen museoon

Jos näytteet toimitetaan Kotkaa käyttävään museoon, toimitaan ao. tavalla. Museolle lähetyksen jälkeen mahdolliset muutokset näytteen tietoihin tulee tehdä Kotkaan, ei enää Excel-pohjan kopioon.

Kerääjä:

  1. Ottaa yhteyttä vastaanottavaan museoon lisäohjeiden saamiseksi

Museolainen:

  1. Antaa lahjoittajalle lisäohjeita ja tyhjän Kotka Excel-tallennuspohjan, jossa on kaikki tarvittavat sarakkeet.

Kerääjä:

  1. Toimittaa täytetyn tallennuspohjan museon edustajalle sähköpostilla. (Jos tiedot ovat arkaluontoisia, voidaan tiedot toimittaa muulla tavalla, esim. henkilökohtaisesti.)
  2. Samalla voi toimittaa myös näytteestä tai kasvupaikasta mahdollisesti otetut valokuvat.

Museolainen

  1. Tarkistaa näytteet ja niiden tiedot
  2. Tarvittaessa täydentää tiedot tallennuspohjaan (ainakin kokoelma ja säilytyspaikka)
  3. (Tarvittaessa kirjaa poistettavat näytteet poistetuiksi tallennuspohjaan, ja poistaa näytteet)
  4. Vie tallennuspohjan Kotkaan import-toiminnolla, sekä tallentaa sen
  5. Tarvittaessa valokuvaa näytteen
  6. Tarvittaessa vie museon ja käyttäjän kuvat Kotkaan
  7. Vie näytteet kokoelmakaappeihin
  8. (Kirjaa lahjoituksen Kotkaan transaktiona, mikäli siitä halutaan pitää tarkemmin kirjaa.)