Näytetallennuksen webbilomakkeet

Englanninkielinen sivu: Specimen web forms

Erilaiset lomakkeet

Kotkaan voi tallentaa näytedataa webbilomakkeella. Kotkassa on eri lomakkeet eri tyyppisille näytteille:

• Zoological eläinnäytteille
• Botanical kasvinäytteille
• Palaeontological paleontologisille näytteille
• Accession puutarhojen eläville kasvikannoille
• Culture mikrobikannoille

Lomkkeet on keskenään melko samanlaisia, mutta niillä on joitain lomakekohtaisia kenttiä ja joitain toisia kenttiä on jätetty pois. Kun tietoa tallentaa webbilomakkeella, tietueen datatyyppi määräytyy käytetyn lomakkeen perusteella. Tyhjä tallennuslomake löytyy yläpalkin valikosta Specimens > Add....

Kasvinäytelomakkeella on vain vähän eroja verrattuna eläinnäytelomakkeeseen. Kasvinäytelomakkeelta löytyvät esimerkiksi kentät DBH in centimeters ja Decay stage. Kasvikantalomakkeella on joitain kenttiä, joita ei käytetä muilla lomakkeilla, kuten IPEN, Voucher specimen ID, Planned location ja Cultivation information. Lomakkeella on myös nappi alkuperäisten näytetunnisteiden generointiin. Paleontologisten näytteiden lomakkeella on esim. kentät Earliest epoch or lowest series ja Latest epoch or highest series, ja monia kenttiä jätettiin pois verrattuna kasvi- ja eläinnäytelomakkeisiin. Toisaalta myös mikrobinäytelomakkeella on mikrobinäytteille ominaisille tidoille kentät kuten Risk group, Mutant, Growth temperature ja Growth medium name. HUOM. Excel-importissa kaikkia kenttiä voi toistaiseksi käyttää kaikille datatyypeille, vaikka kentät ei olekaan näkyvissä webbilomakkeella. Data tallentuu, mutta ei ole näkyvillä näytteen katselusivulla eikä dataa voi editoida webbilomakkeella, jos kyseistä kenttää ei ole kyseisellä lomakkeella. Kenttiä voidaan lisätä lomakkeille, joten jos huomaat jollakin lomakkeella kentän jota tarvitset toisella lomakkeella, ota yhteyttä kotka(at)luomus.fi

Lomakenäkymän kustomointi

Kotkassa pystyy valitsemaan lomakkeella kulloinkin näkyvillä olevat kentät.

1. Avaa tyhjä lomake yläpalkin valikosta, klikkaa Specimens > ja esim. Add zoological. Lomakesivun oikeassa laidassa on työkaluja lomakenäkymän kustomointiin.
2. Klikkaa Start marking advanced fields ja valitse kentät, jotka haluat merkata ns. edistyneiksi kentiksi (punainen ympärys edistyneiden kenttien ympärillä).
3. Klikkaa Stop and save oikealla kun olet merkannut tarvittavat kentät.
4. Vaihda näkymien välillä klikkaamalla Show only basic fields ja Show basic and advanced fields

Selain muistaa asetuksesi lomakkeelle. Joten jos käytät eri selainta samalla tietokoneella, eri konetta tai joku muu kirjautuu toisella käyttäjätunnuksella, asetukset eivät ole samat. Huom. Kotkassa on ilmennyt ongelmia kenttien merkkaamisessa edistyneiksi preparation/sample -osiossa (01/2020). Huomaa, että kenttien merkitseminen edistyneiksi on yleisin syy sille, ettei jokin kenttä ole näkyvillä lomakkeella. Jos jokin kenttä on hukassa, kannattaa tarkastaa, että sekä peruskentät että edistyneet on näkyvillä (Show basic and advanced fields).

Lomakkeella navigoinnin helpottamiseen on myös muita työkaluja (Basic information, Specimen/observation, Other). Expand all laajentaa kaikki toistuvat elementit kuten identifikaatiot ja unitit ja Collapse all supistaa ne.

Tallennusnapit

Lomakkeen alareunassa on neljä erilaista tallennusnappia. Kts. kuva alla.

• Save & keep editing: eniten käytetty, tallentaa datan ja pysyy samalla editointisivulla.
• Save & copy as new: tallentaa tiedot ja kopioi tiedot uuden tietueen pohjaksi. Kaikki muu paitsi tunniste kopioidaan, joten käytä huolella. Hyödyllinen tallennettaessa esim. useita saman lajin, samalta paikalta, samaan aikaan ja saman henkilön keräämiä näytteitä kerralla.
• Copy as new record: Kun halutaan kopioida näyte uuden näytteen pohjaksi tekemättä muutoksia alkuperäisiin titoihin. Nappi voi käyttää myös, jos ei ole muokkausoikeuksia kopioitavaan näytteeseen.
• Save and clear: tallentaa tiedot ja avaa uuden, tyhjän lomakkeen.

Näytteiden poistaminen

Näytteen poistaminen on mahdollista webbilomakkeen kautta kaksi viikkoa alkuperäisestä luontihetkestä. Näytteen editointitilassa on lomakkeen lopussa näkyvillä Delete-nappi, jos näytteen poistaminen on vielä mahdollista (kts. kuva alla). Kun näyte klikataan poistettavaksi, se menee poistojonoon ja poistopyyntö on mahdollista perua tunti poistonapin painamisesta. Jos yli kaksi viikkoa vanha näyte tulisi poistaa, ota yhteyttä ylläpitoon kotka(at)luomus.fi. Perustele poisto hyvin, sillä näytteiden URI-tunnisteiden kuuluisi olla pysyviä, ja näytteeseen voi olla yhteyksiä/viittauksia muualla, se voi esimerkiksi olla sisältynyt lainaan. Tuplatallennus on tyypillinen syy näytepoistolle.

Muokkaushistoria

Webbilomakkeella on mahdollista tarkastella yksittäisen näytteen muokkaushistoriaa. Editointitilassa, klikkaa show history sivun yläosassa. History-pudotusvalikko näyttää muokkausten aikaleimat (timestamps). Voit valita yhden versioista ja tarkastella sitä, sekä palauttaa näytteen haluamaasi versioon klikkaamalla Save this version to current sivun alalaidassa. Vain ylläpito voi palauttaa useita näytteitä kerralla aikaisempaan versioon suoraan tietokannasta.

Kuvien tallennus lomakkeella

Kts. Näytekuvat

Vertailu Excel-tuontiin

Datan tallennuksella ja editoinnilla webbilomaketta käyttäen on hyvät ja huonot puolensa verrattuna datan tuontiin Excel-taulukosta:

Hyvät puolet:

• Helpompi hahmottaa datamalli (document, gathering, unit, identification...)
• Ei ole mahdollista vahingossa käyttää kenttiä jotka ei ole käytössä kyseisellä datatyypillä
• Voi tallentaa kuvia samalla näytetietojen kanssa
• Pääsy muokkaushistoriaan
• Hyödyllisiä nappeja
• Yhteys taksonitietokantaan
• Kartta
• Pudotusvalikoissa näkyy vaihtoehtojen nimet eikä niiden yksilölliset tietokantanimet tai koodit (esim. tagit, kokoelmat, status, provenance etc.)
• Kenttäkohtaisia ohjeita saatavilla -merkeistä
• Näytetunnisteen kentät (NamespaceID, ObjectID) voi jättää tyhjäksi, ja Kotka antaa automaattisesti seuraavan vapaan tunnisteen HT-nimiavaruudesta
• ...

Huonot puolet:

• Ei käytännöllinen massamuokkauksiin
• Ei ole helppoa vertailla näytetietoja useiden eri näytteiden välillä
• Mahdollisesti hitaampi kuin Excel
• ...