Excel-raportit ja massamuokkaukset

Last modified by akuusija@helsinki_fi on 2024/02/07 06:51

Englanninkielinen sivu: Excel exports and mass editing

Näytteiden massamuokkaus

Toisinaan voi olla tarpeen tehdä sama tai samankaltainen muutos jopa sadoille tai tuhansille näytteille kerralla, esimerkiksi jonkin systemaattisen virheen korjaamiseksi. Olisi epäkäytännöllistä tehdä korjaus näyte kerrallaan webbilomakkeella. Näytteitä voidaan muokata Excelin avulla massana:

  1. Etsi specimen-haulla muokattavat näytteet Kotkasta.
  2. Vie tiedot Excel-taulukkoon käyttäen Kotka specific format -exporttia (raja on 10 000 riviä).
  3. Tee tarvittavat muokkaukset ja muista tallentaa tiedosto (Voit poistaa rivit, joita et muokkaa, mutta säilytä kaikki sarakkeet, vaikket muokkaisikaan niiden sisältöä)
  4. Tuo tiedosto takaisin Kotkaan import-toiminnolla. Lisää Import -työkalu

Importin yhteydessä Kotka tarkistaa, onko näytteitä muokattu sillä välin kun ne olivat Excelissä muokattavana. Jos näytteitä on muokattu (yhtäkin), import epäonnistuu koko taulukolle. Vaihtoehdot:

  1. Tee muutokset käyttäen webbilomaketta niille näytteille, joita oli editoitu Kotkassa sillä välin. Importoi Excelillä vain ne rivit, joita ei ollut muokattu Kotkassa (näkyy esikatselussa)
  2. Ota näytteistä uusi export Exceliin, tee muutokset siihen ja importoi uudelleen.

Tästä syystä voi olla hyvä ajatus varoittaa saman datan kanssa työskenteleviä kollegoita ennen massamuokkausten tekemistä ja importoida tiedosto takaisin Kotkaan mahdollisimman pian.

Massamuokkauksia tehdessä tulee olla huolellinen: Excelissä tulee helposti tehtyä tahattomasti muutoksia kun kopioi tai siirtelee dataa. Kotka tallentaa vanhat versiot tietueista mutta useita näytteitä koskevat virheet ovat kuitenkin työläitä korjata.

Taulukkoon syntyy automaattisesti sarake MZDateEdited, jonka tulee antaa olla sellaisenaan, siihen ei pidä tehdä muutoksia. Kotka käyttää kyseistä saraketta sen tarkistamiseen, onko näytteitä muokattu Kotkassa exportin ja importin välillä.

Sivulla Excel-tallennuspohjat ja tiedon tuonti Excelistä on lisätietoa Excel-taulukon importoinnista.