Etiketit

Englanninkielinen sivu: Labels

Tavoitteet

Kotkassa tuotettujen etikettien tarkoituksena on:

• yksilöidä/tunnistaa näyte ja yhdistää se tietoihin tietokannassa
• tarjota olennainen näytetieto helposti luettavassa muodossa niille, jotka työskentelevät kokoelmissa fyysisten näytteiden parissa, jotta
  1. Tarvittavat näytteet on helppo löytää kokoelmista
  2. Näytteestä saa hyvän yleiskuvan helposti esim. muihin näytteisiin vertailua varten
  3. Näytteet saa palautettua oikeille paikoilleen kokoelmassa
• Tarjota näytetiedot heille, joilla ei ole pääsyä tietokannassa olevaan tietoon (esim. ei tietokonetta, internettiä, tai pääsyoikeuksia)

Etikettien tarkoitus ei ole:

• tallentaa kaikkea mahdollista tietoa näytteestä (muistiinpanot, mitat, lisätiedot ym.)
• toimia datan varmuuskopiona (Kotkan tiedot varmuuskopioidaan keskitetysti useaan paikkaan)
• ylläpitää perinteitä (elleivät ne tue joitain tavoitteita, kuten helpota näytteiden käsittelyä)

Uusia etikettejä suunnitellessa on tärkeää miettiä mikä on tarpeellista tietoa etiketillä: tavoitteena ei ole vain tuottaa vanhojen kaltaisia etikettejä uudella välineellä vaan parantaa kokoelmien käytettävyyttä.

Etikettien luominen Kotkassa

Kotkasta on mahdollista tulostaa etikettejä muutamalla eri tavalla ja eri kohdissa työnkulkuja. Etiketin voi valita valmiiksi määritellyistä etikettimalleista ja luoda PDF-tiedoston niiden avulla tai suunnitella itse etiketin alusta alkaen LabelDesigner -työkalulla.

Etikettejä voi tulostaa eri kohdissa työnkulkua:

• Ennen datan tallennusta tai jopa ennen näytteiden keruuta, generoimalla datan ja tunnisteet etiketeille LabelDesignerissa ( kts. Generic labels -työkalu)
• Ennen näytetietojen syöttämistä Kotkaan tai muuntamista Kotkan formaattin, mistä tahansa Excel-tiedostosta LabelDesignerissa.
• Kotkan importissa, tietojen esikatselunäkymässä ennen niiden tallennusta (kts. import-tulostus alla)
• Kotkan näytehaun kautta, kun data on jo tallennettu Kotkaan (kts. tallennus-tulostus alla; yleisin vaihe tulostaa etiketit)

Tällä hetkellä Kotkasta pystyy tulostamaan max. 500 etikettiä kerralla yhteen PDF-tiedostoon. Tulostettaessa etikettejä näytehausta, haku tulee rajata maksimissaan 500 tulokseen ennen kuin etikettien tulostaminen on mahdollista (Print labels -painike ilmaantuu näkyville).

Tulostettaessa Generic labels-etikettejä, joissa on vain näytetunniste, suositeltu maksimimäärä on 1000 etikettiä yhdessä tiedostossa. (LabelDesignerin toiminta hidastuu huomattavasti, jos sillä yrittää tulostaa tätä enemmän etikettejä kerralla.

Valmiit etikettimallit ("vanha tapa tulostaa etikettejä")

Kotkassa on kaiken kaikkiaan noin 20 erilaista etikettimallia valmiiksi määriteltyinä. Mallit on luotu käyttäjien toiveiden perusteella, eri organisaatioille eri tarpeisiin. Uusia vastaavia malleja ei enää tehdä, sillä sen sijaan suositellaan käytettäväksi LabelDesigneria, jolla kukin käyttäjä voi suunnitella ja luoda juuri sellaisen etiketin kuin tarvitsee, eikä kehittäjän tarvitse erikseen koodata etikettimäärittelyä.

Joissakin pienemmissä valmiissa etikettimalleissa on näytteelle QR-koodi, joka sisältää vain näytteen URI-tunnisteen loppuosan, eikä koko tunnistetta. Tämä voi aiheuttaa ongelmia kokoelmissa yritettäessä lukea QR-koodia esim. kännykällä tai koodilukijalaitteella. Kotkan om QR-koodinlukija osaa tulkita ja täydentää tunnisteen.

LabelDesigner ("uusi tapa tulostaa etikettejä")

LabelDesigner on vuonna 2019 Kotkaan lisätty työkalu. On suositeltavaa käyttää sitä juuri tarvittavanlaisten etikettien luomiseen. Työkalussa on muutamia etikettipohjia, joita voi käyttää suunnittelun perustana, tai suunnittelun voi aloittaa alusta tyhjältä etiketiltä.

LabelDesigneria käytetään myös Lajitietokeskuksen Vihko-havaintopalvelussa, jossa harrastajat voivat hallinnoida yksityisiä kokoelmiaan ja tulostaa niille etikettejä.

LabelDesignerin ohjeet löytyvät erilliseltä alasivulta: Etikettityökalu Label Designer

Import-tulostus ja etiketöinti: kirjaa data Kotkan Excel-tallennuspohjalle ja tulosta etiketit siitä

1. Kirjaa data Exceliin, täydennä nimiavaruustunnisteesi (NamespaceID) ja juokseva numero (ObjectID). Tulostaaksesi useita etikettejä samankaltaisin tiedoin, käytä Excelin työkaluja tietojen monistamiseen ja juoksevaan numerointiin.
2. Lataa tiedosto Kotkaan import-toiminnolla. Esikatselunäkymässä valitse etikettien tulostus. Älä tallenna tiedostoa Kotkaan. Voit valita joko jonkin valmiista malleista tai käyttää LabelDesigneria.
3. Kiinnitä etiketit näytteille. (Jos tulostat etikettejä toisistaan eroavin tiedoin (esim. keruutiedot), käytä esim. keruunumeroa tai muuta yksilöivää tietoa etikettien yhdistämiseen oikeille näytteille.)
4. (Lisää tietoa näytteistä Exceliin, jos haluat)
5. Importoi tiedosto import-toiminnolla ja tallenna data Kotkaan.

Tallennus-tulostus ja etiketöinti: tallenna data Kotkaan ja tulosta etiketit haun kautta

1. Tallenna näytetiedot Kotkaan joko
   1. nettilomakkeella yksitellen
   2. Excel-tiedostosta
2. Etsi näytteet haulla ja tulosta etiketit, joko jokin valmiista malleista tai LabelDesignerilla.
3. Kiinnitä etiketit näytteille. Ole tarkkana, että etiketti ja näyte täsmäävät oikein.
4. Voit täydentää näytteiden tietoja myöhemmin käyttäen joko webbilomaketta tai Excel export-muokkaus-importia.

Ennalta määritellyt etikettityypit

Kotkassa on useita erilaisia etikettimalleja. Ne vaihtelevat mm. kooltaan ja tietosisällöltään. Useimmilla etiketeillä on koko URI-tunniste tulostettuna (esim. http://id.luomus.fi/JA.123), mutta joillakin pienimmillä hyönteisetiketeillä on vain tunnisteen ns. qname-osa (JA.123). QR-koodin tai viivakoodin tulostaminen etiketille on vapaaehtoista ja tapa tulostaanäytetunniste koneluettavana. Päätös käyttää tai olla käyttämättä QR/viivakoodeja tulisi perustua siihen, onko niistä hyötyä vai haittaa kokoelmanhallinnalle (esim. tilantarve, koneluettavuus).

Uusia valmiiksi määriteltyjä etikettejä ei yleensä enää luoda, vaan käyttäjiä ohjataan käyttämään LabelDesigneria ja luomaan etiketit sillä itse.

Näyte-etiketit

Etikettejä, jotka sisältävät tietoa näytteen keruusta (milloin, missä, miten, kenen keräämä ym.). Näillä etiketeillä voi myös olla tietoa määrittäjästä ja määritysajankohdasta.

Määritysetiketit (Det(ermination))

Etikettejä, joilla on vain määritystiedot. Yhdellä näytteellä voi olla useampikin tällainen etiketti, jos määritys on muuttunut.

Väliaikaiset etiketit

Etikettejä, jotka voidaan kiinnittää näyttisiin tai näyte-eriin väliaikaisesti kokoelmiin liittämisen prosessin alussa, jotta näytteet eivät mene sekaisin keskenään.

Erikoistapauksia

Putkilokasvien (Vascular) ja sammalten (Bryophyte) etiketit poimivat kerääjän nimen Verbatim leg- kentästä. Jos ko. kenttä on tyhjä, poimitaan nimi Leg-kentästä. Tämä tapa sallii kerääjien nimien ja mahdollisten keruunumeroiden tulostuksen vapaateksimuodossa. Joka tapauksessa kerääjän nimet tulisi tallentaa Leg-kenttään vakioidussa, suositellussa "sukunimi, etunimi" -muodossa.