Copy of Data transfer/Datasiirto-checklist (Copy)

Muistilista asioista, joita pitää tehdä / harkita tehtävän kun uutta aineistoa siivotaan ja tallennetaan Kotkaan. Tämän voi vaikka tulostaa ja täyttää työn edetessä.

Asiakkaan kanssa kannattaa ensin sopia yleisistä vastuista. Näistä on ohjeita Siirtyminen käyttämään Kotkaa -sivulla. 

Data

Muista tunnisteen oikea verkkotunnus kun luot kokoelmia, datasettejä ja näytteitä.

Tarkista että data siirtyi Open Refineen oikein

• Tallenna aluksi muokkaamaton data talteen (SVN:aan)
• Tarkista että ääkköset ja erikoismerkit näkyvät oikein (esim. sukupolimerkit, aksenttimerkit, kyrilliset kirjaimet)
• Tarkista että kentissä mahdollisesti olevat rivinvaihdot eivät pilko näytteitä useille riveille

Yleiset

• Luo kokoelma oikealle organisaatiolle tilitettynä
  
  • Kirjaa tämä näytteisiin
• Luo datasetti siivousprosessille (esim. "Marraskuussa 2015 Selmasta Kotkaan siirretty kala-aineisto")
  • Kirjaa tämä näytteisiin 
• Luo datasetti lähdejärjestelmälle (esim. "Selmasta siirretty data")
  • Kirjaa tämä näytteisiin
• Luo datasetti alkuperäiselle kokoelmalle, mikäli sitä ei kirjata Kotkassakin kokoelmaksi (esim. "Robert von Bonsdorffin perhoskokoelma")
  • Kirjaa tämä näytteisiin
• Digitariumin digitoimalle datalle
  • Kirjaa MYEditor -kenttään Digitarium, digitoijien nimet sekä mahdolliset nimien mukana tulleet tehtävälyhenteet
  • Kirjaa näytteisiin dataset GX.270 (Specimens digitized by Digitarium)
  • Kirjaa MYEntered -kenttään päivä, jolloin tiedot on digitoitu Digitariumissa
• Kopioi alkuperäinen data verbatim-kenttiin, ainakin jos dataa tulkitaan tai siivotaan enemmälti
  • Verbatim leg
  • Verbatim date
  • Verbatim coordinates
  • Verbatim locality
  • Taxon verbatim
  • Det verbatim
  • Verbatim labels
• Luo merkittävimmille tallentajille ja muokkaajille (ainakin työsuhteessa oleville) MA-tunniste triplestoressa
  • Kirjaa nämä kenttiin MZCreator ja MZEditor
• Poimi alkuperäinen luontipäivä sekä muokkauspäivä, tai päätä mitä tehdään näiden puuttuessa
  • Kirjaa nämä datetimenä kenttiin MZDateCreated ja MZDateEdited

Tarkistukset

• Tarkista sisältääkö data salattavia lajeja [tämän kohdan voi poistaa sitten kun taksonitietokanta hoitaa salaukset]
  • Merkitse ne salatuiksi MZPublicityRestrictions -kentällä
• Tyhjennä dataa sisältämättömät kentät (esim. "tyhjä", "unknown", "-", ".", välilyönti)
• Tarkista kysymysmerkkien käyttö ja siirrä epävarmuutta merkitsevät kysymysmerkit kentän alkuun
• Tarkista hakasulkujen käyttö ja jätä tulkinnat verbatim -kenttiin
• Tarkista sulkujen käyttö ja poista synonyymit
• Muunna päivämäärät 
  • alkupäivä: pp.kk.vvvv -muotoon
  • loppupäivä: pp.kk.vvvv -muotoon
  • det date: pp.kk.vvvv -muotoon tai vvvv
• Standardoi kentät
  • Eliömaakunta: suomenkielinen lyhenne
  • Maan nimi?
  • Kunnan nimi?
• Poista toistuvista kentistä sellaiset puolipisteet, joiden ei haluta pilkkovan arvoa kahteen eri kenttään
• Muunna nimet muotoon "Suku, Etu; Suku, Etu"
• Täydennä nimet tarvittaessa
• Lisää yhtenäiskoordinaattien itäkoordinaatteihin etukolmonen

Siirto

• Hyväksytä muunnettu data kuten on sovittu
• Viedään näytteet oikealle organisaatiolle tilitettynä 

Tarkemmin muissa dokumenteissa:

• Siirtyminen käyttämään Kotkaa
• Tallennusstandardi