Skip to Content

4. Rahoitusratkaisut ja kustannus-hyötyanalyysi

Last modified by llager@helsinki_fi on 2024/01/16 08:10

Rahoitusratkaisut

Kaikki kirjastot tai niiden kehysorganisaatiot vastaavat omien käytössä olevien kirjastojärjestelmien kuluista. Uuden järjestelmän käyttöönotto vapauttaa järjestelmän kehitys- ja ylläpitokustannuksiin ne varat, jotka nyt maksetaan nykyisten järjestelmien toimittajille erilaisina lisenssi- ja tukimaksuina. Lisäresurssit ovat tarpeen siirtymävaiheessa, kun kustannuksia muodostuu sekä käytössä olevista järjestelmistä että uuden yhteisen järjestelmäkokonaisuuden suunnittelusta.

Projekti toteutti elo-lokakuussa 2012 kyselyn, jonka tavoitteenaan oli saada selville kirjastosektoreiden vuonna 2011 käyttämien järjestelmien kustannukset. AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden kirjastoista saatiin vastaukset hyvin kattavasti, vain kolmen kirjaston vastaukset puuttuvat. Yleisten kirjastojen osalta vastaukset saatiin suurimmista kirjastokimpoista. Maakuntakirjastoista vain kolmen kirjaston vastaukset puuttuvat. Joten erikoiskirjastoja lukuun ottamatta sektorikohtaisesti vastauksia voidaan pitää varsin kattavana. Vastanneissa kirjastoissa vuonna 2011 kirjastojärjestelmän kustannukset olivat:

  • laitteistoon ja sen ylläpitoon liittyvät kustannukset, noin 1,5 miljoonaa euroa
  • ohjelmistokulut, noin 3 miljoonaa euroa
  • ylläpito- ja kehittämiskustannukset sekä paikallisten palvelimien ylläpidon henkilöstokulut, noin 2,3 miljoonaa euroa
  • arvio vuonna 2011 käytetystä paikallisesta työajasta, 60 henkilötyövuotta

UKJ-hankkeen ensimmäinen vaihe 2011-2012 on toteutettu kirjastojen omalla rahoituksella ilman erillistä hankerahoitusta. Vuoden 2013 aikana on tarkoitus saada tehtyä yksityiskohtainen vaatimusmäärittely, sen totetutuksen vaiheistus ja aikataulu. Tämän on arvioitu vaativan yhteensä 5 henkilötyövuotta kirjastojen asiantuntijoiden tekemän työn lisäksi. Kansalliskirjasto on hakenut tähän erillisrahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Jos hankekauden lisärahoitusta ei saada hankittua, niin kaikkia kirjastosektoreita koskevana hankkeen UKJ:ta voi olla mahdoton jatkaa, kun edellytyksenä silloin on lisärahoituksen hankkiminen osallistuvilta kirjastoilta tai niiden kehysorganisaatioilta.

Kustannus-hyötyanalyysi

Kustannus-hyötyanalyysi on tehty hyödyntäen VM:n  Valtionhallinnon yhteistä tietojärjestelmien hankinnan arviointikehikkoa, jonka osa-alueet ovat

  1. Vaikuttavuus ja asiakashyödyt
  2. Tehokkuus, tuottavuus, taloudellisuus
  3. Osaaminen
  4. Yhteentoimivuus
  5. Toteutettavuus
VM:n arviointikehikon osa-alueet:
Osa-alue 1: Vaikuttavuus ja asiakashyödyt

 

Tavoiteltava yhteiskunnallinen vaikuttavuus, esim.

  • Palvelujen laadun paraneminen
    • käsittelyajat
    • saavutettavuus
    • käytettävyys
    • hyödynnettävyys
    • luotettavuus
    • virheettömyys
    • lisäarvo kansalaiselle, yritykselle
  • Hallinnollisen taakan väheneminen
    • yritykset
    • kansalaiset
  • Mahdolliset ei-toivotut vaikutukset

Yhteiskunta hyötyy koko julkisen kirjastosektorin tuottavuuden paranemisesta.

Palveluiden laadun paraneminen näkyy asiakkaille:

  1. nopeutuneina prosesseina päällekkäistyön vähenemisen johdosta,
  2. kirjastojen aineistojen saavutettavuus parenee kun asiakasrajapintojen lukumäärä vähenee,
  3. käytettävyys, virheettömyys ja luotettavuus paranee, kun ylläpidettävien erilaisten tietojärjestelmien määrä vähenee. Myös hallinnollinen taakka vähenee ylläpidettävien järjestelmien vähetessä.

Hyötyjen realisoiminen

  • Toimenpiteet, jotka on tehtävä vaikuttavuushyötyjen realisoimiseksi

Osallistujakirjastoissa ja niiden taustayhteisöissä pitää tehdä päätös hankkeeseen osallistumisesta.

Hankenvaiheen lisärahoitukselle täytyy löytää ratkaisu OKM, kirjastojen ja kehysorganisaatioiden yhteistyönä.

Hyötyjen realisoitumiseksi osallistuvien kirjastojen / kirjastosektoreiden on yhdessä tehtävä

  1. yksityiskohtainen vaatimusmäärittely ja aikataulutettu projektisuunnitelma vaiheistuksineen,
  2. kirjastojen asiantuntijoiden osallistaminen projektiin,
  3. toimeenpanosuunnitelma ja sen toteuttaminen aikataulun mukaan,
  4. päättää tarvittavista toimintatapojen ja palvelutuotteiden harmonisoinneista.


Osa-alue 2: Tehokkuus, tuottavuus, taloudellisuus

 

Prosessien tehostuminen

  • Tehokkuus
  • Tuottavuus

Kirjastojen sisäiset prosessit tehostuvat ja niiden tuottavuus paranee koska

  1. eri kirjastoissa tehtävä päällekkäinen työ vähenee; tämä edellyttää myös muiden rinnakkaisten valtakunnallisten yhteishankkeiden toteutumista (metatietovaranto Melinda ja KDK-asiakasliittymä Finna),
  2. asiakas- ja toimintalähtöisesti toteutettuja järjestelmiä käyttäen voidaan yksinkertaistaa toimintaprosesseja. Tarpeen mukaan järjestelmiä optimoidaan kirjastojen erilaisiin tilanteisiin.

Taloudelliset hyödyt

  • Toiminnan tehostumisesta saavutettavat kustannussäästöt
    • realisoitavat htv-säästöt
    • korvattavien järjestelmien poistumisesta aiheutuvat säästöt
    • muut kustannussäästöt
  • Mahdolliset lisätuotot
  • Taloudelliset hyödyt muulle julkishallinnolle
    • muille organisaatiolle
    • mitä hyötyjä

Taloudelliset hyödyt tulevat ennen kaikkea päällekkäisen työn vähenemisestä kirjastojen eri toiminnoissa (asiakastietojen ylläpidossa, kaukolainauksessa, järjestelmäkehityksessä ja -ylläpidossa, jne). Taloudellista säästöä tulee myös turhien päällekkäisten aineistohankintojen poisjäännistä koko kansallisen tietovarannon käytön helpottumisen ja tehostumisen myötä. Asiakkaille taloudellinen hyöty tulee erityisesti ajansäästön kautta tulevana toiminnan tehokkuutena järjestelmien määrän vähetessä ja kansallisten aineistojen saatavuuden parantuessa.

  1. Luettelointityön väheneminen tulee tapahtumaan ensisijaisesti metatietovaranto Melindan kautta. Suurin hyöty saadaan, jos UKJ-hankkeessa saadaan järjestelmä, jossa kirjastojen tietoaineistojen metatiedot ovat vain yhdessä yhteisessä tietovarastossa.
  2. Asiakasliittymien moninkertainen ylläpito vähenee kun uuteen järjestelmään ei tehdä enää omia erillisiä asiakasliittymiä vaan tukeudutaan KDK:n asiakasliittymään Finnaan.

    Realisoituvia htv-säästöjä on tässä vaiheessa vielä mahdoton arvioida luotettavasti.

    Järjestelmien ylläpitokustannuksissakin voitaneen saada säästöjä, mutta niiden arvioiminen on tässä vaiheessa mahdotonta. Hankkeessa tähdätään avoimen lähdekoodin järjestelmiin, jolloin voidaan saada säästöjä myös ohjelmistojen lisenssikustannuksissa.

Kustannukset

  • Investointimenot, sis.
    • ostettava työ tai palvelu
    • hankittavat ohjelmistot, lisenssit, laitteet tms.
    • oman henkilöstön työpanos
  • Vuosittaiset käyttömenot, sis.
    • käyttö
    • ylläpito ja tuki
    • mahd. jatkokehitys
  • Kustannukset muulle julkishallinnolle
    • mille organisaatiolle
    • mitä kustannuksia


Tarkkoja kustannusarvioita ei ole vielä tehty, koska monia kustannusarvioin pohjaksi tarvittavia päätöksiä ei vielä ole voitu tehdä.

Kustannusrakenne tullee hankkeen myötä kuitenkin muuttumaan siten, että ostopalvelut vähenevät samalla kun kirjastoalan oman henkilöstön työpanos lisääntyy ja työtehtävät sekä osaaminen monipuolistuu.

Hankinnassa tähdätään avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käyttöön, jolloin vuosittaisissa käyttömenoissa päästäneen nykytasoa alemmalle tasolle lisenssimaksujen vähentyessä/poistuessa.

Hyötyjen realisoiminen

  • Toimenpiteet, jotka on tehtävä tehokkuushyötyjen realisoimiseksi
    • omassa organisaatiossa
    • muualla julkishallinnossa

Tarvittavat toimenpiteet osallistuvien kirjastojen omissa organisaatioissa ovat samat kuin osa-alueessa 1.

Hyötyjen realisoituminen asiakastietojen käsittelyssä edellyttää Väestötietojärjestelmän henkilötietojen hyödyntämismahdollisuutta..

Järjestelmien välisen yhteistoimivuuden hyötyjen realisoituminen edellyttää rajapintojen saamista kirjastojen kehysorganisaatioiden tietojärjestelmiin.

Hankkeen rahoitus

Hanke rahoitetaan julkisella rahoituksella osallistujakirjastojen kehysorganisaatioiden kautta sekä mahdollisuuksien mukaan myös keskitetyllä rahoituksella (OKM)


Osa-alue 3: Osaaminen

 

Hankkeen aikana

  • Tarvittavat osaamiset
  • Toimenpiteet

Hankkeen aikana on nostettava järjestelmäkehittämisen osaamistasoa ja laajuutta kirjastoissa, erityisesti isäntäkirjastossa Kansalliskirjastossa ja kehittäjäkirjastoissa (kehittäjäyhteisön jäsenten taustaorganisaatioissa, jotka ajan kuluessa vaihtelevat).

Sen lisäksi hankkeen onnistuminen edellyttää verkostoituneen työtavan oppimista laajasti kirjastokentällä ja yhteistyön toteuttamiseen tarvittavien päätösten ja sopimusten tekoa ja niihin sitoutumista.

Hankkeen jälkeen

  • Tarvittavat osaamiset
  • Toimenpiteet

Verkostomainen työtapa järjestelmän ylläpidossa ja kehittämisessä vaatii uudenlaista osaamista.
Ohjelmointiosaamista on syvennettävä ja laajennettava osallistujakirjastoissa.


Osa-alue 4: Yhteentoimivuus

 

Yhteydet muuhun kehittämiseen

Projekti kytketään osallistujakirjastojen kehysorganisaatioiden kokonaisarkkitehtuurityöhön ja korkeakoulujen osalta myös OKM:n ja korkeakoulujen yhteiseen Raketti-hankkeeseen mm. hyödyntämällä siellä tehtyä KARTTURI-kokonaisarkkitehtuurimallia sekä käsitemalleja.

Hankkeella on välittömät kytkennät OKM:n rahoittamiin kansallisiin Kansalliskirjaston Metatietovaranto Melinda- ja KDK-asiakasliittymä Finna -hankkeisiin. Niiden osalta koordinointi tulee tapahtumaan Kansalliskirjaston tiedonhallinnan ohjausryhmässä.

Yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet

Hanketta tehdään valtionvarainministeriön tuottamien Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteiden mukaisesti.

Arkkitehtuurinäkökulmat

  • Toiminta-arkkitehtuuri
  • Tietoarkkitehtuuri
  • Tietojärjestelmä- arkkitehtuuri
  • Teknologia-arkkitehtuuri


Arkkitehtuurinäkökulmat käsitellään tässä dokumentissa erillisessä kokonaisarkkitehtuuriluvussa.


Osa-alue 5: Toteutettavuus

 

Hankkeen suunnittelu ja aikataulu

  • Hankkeen rajaus, vaiheistus ja aikataulu
  • Käyttöönoton suunnittelu
  • Hyötyjen realisointi
  • Riippuvuudet muihin hankkeisiin


Näitä selvitellään tarkemmin vuoden 2013 aikana.

Hankkeen ohjaus

  • Ohjausmalli
  • Omistajuus
  • Organisointi


Hankkeen ohjausta käsitellään tässä dokumentissa luvussa 6.

Lainsäädäntö

  • Mahdollisesti tarvittavat muutokset
  • Merkittävimmät vaatimukset

Hankkeeseen ei liity lainsäädännön muutostarpeita.

Rahoitusvaihtoehtojen tarkastelu

Valmisteluprojektin aikana on selvitetty kirjastojen yhteisiä toimintoja toiminta-arkkitehtuurikuvausten pohjaksi. Vielä ei ole olemassa yhteisesti sovittuja/päätettyjä vaatimusmäärittelyjä, joiden perustella voitaisiin tehdä markkinatutkimusta tarjolla olevista tässä hankkeessa käyttökelpoisista järjestelmäratkaisuista. Samasta syystä myöskään toteuttamis- ja hankintamalleista ei vielä ole päätöksiä.

IFLAn konferenssissa elokuussa 2012 Helsingissä UKJ-hankkeesta oli poster-esitys. Se herätti paljon mielenkiintoa. Käytyjen keskustelujen pohjata voidaan sanoa, että vastaavanlaisia selvityksiä ja pohdintoja on muuallakin, mutta toteutukseen asti edenneitä projekteja ei tiettävästi vielä ole.
Hankkeessa on seurattu tiiviisti kahta yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmähanketta: Lapin yhteinen kirjasto ja Avoin kirjasto 2013.

Näitä selvitellään tarkemmin vielä vuoden 2013 aikana.

Tavoitetila ja toiminnan muutokset

  • Tavoitetilan kuvaus
  • Valmiudet toimintatapojen muutokseen
    • oma organisaatio
    • sidosryhmät

Tavoitetilan kuvauksia on tehty työryhmissä kirjastojen asiantuntijoiden toimesta. Kuvaukset eivät ole vielä valmiita, joten tarvittaviin muutoksiin tulevissa osallistujakirjastoissa voidaan varautua vasta yleisellä ja periaatteellisella tasolla. Toimintatapojen muutostarpeista vallitsee laaja yksimielisyys, koska nähdää, että vain sitä kautta päästää toimintaprosessien tehostamiseen ja kokonaistuottavuuden kasvuun.

Asiakkaat käyttävät jo nyt kirjastojen sähköisiä palveluja varsin laajasti. Kun hankkeen myötä kirjastojen asiakaspalvelu myös sähköisissä palveluissa paranee, niin asiakkailla ei tulle olemaan ongelmia uusien palvejen käyttöönottamisessa.

Riskit

  • Hankkeen läpiviennin riskit
  • Uuden toimintamallin ja tietojärjestelmän riskit

Hankkeen riskejä käsitellään tässä dokumentissa luvussa 3.

Tietoturva

Näitä selvitellään tarkemmin vuoden 2013 aikana.